График отпусков

График отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который определяет порядок предоставления отпусков.

График отпусков утверждается руководителем предприятия.

В графике отпусков указываются сведения о времени предоставления оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий календарный год с разбивкой по месяцам.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

заранее оформить отпуск и своевременно выплатить отпускные в полном объеме, которые выдаются в срок не менее чем за три дня до начала отпуска в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ;

в случае необходимости найти подходящую замену уходящему в отпуск работнику;

следить за своевременностью предоставления работникам отпусков и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Такие отпуска нанимателю надо включить в график отпусков на очередной календарный год либо предоставить их по соглашению с работником.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников под роспись.

Кроме этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска в срок не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

графа 6 здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 – 6 формы N Т-7 надо заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе “Утверждаю” ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе “Номер документа” указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе “Дата составления”.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации – работодателя.

Читайте также:  Компенсация за неиспользованные отпуска за несколько лет без увольнения

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых.

Если в организации отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Нюансы составления ежегодного графика отпусков в организации. Обязателен ли он, каковы штрафы за отсутствие?

Профессиональная деятельность занимает треть нашей жизни. Она же, как правило, является основным источником дохода. Но и отдых никто не отменял, тем более что он – наше конституционное право.

Однако право это следует реализовывать не в ущерб производственному процессу, а для этого необходимо упорядочить отдых каждого работника, составив определенный его график.

В статье разберем, обязательно ли он нужен и для чего, как и когда составлять и другие вопросы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Что это такое и обязателен ли он?

Данный документ является обязательным как для руководства, так и для сотрудников организации. Такая обязанность закреплена в ч.2 ст. 123 ТК РФ.

Ответственность и штрафы за отсутствие или несвоевременное составление

Отсутствие или несвоевременное составление графика отпусков является прямым нарушением норм трудового законодательства, за что наниматель может быть привлечен к административной ответственности.

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства юрлицо может быть оштрафовано на сумму в размере от 30 до 50 тысяч рублей, если нормы нарушены ещё раз – сумма денежного взыскания увеличивается — от 50 до 70 тысяч рублей.

ИП или должностное лицо также понесут наказание в виде штрафа от одной до пяти тысяч рублей, если нарушение повторится – от 10 до 20 тысяч рублей, либо дисквалификация на срок от одного до трёх лет (для должностных лиц).

Правила и сроки составления

Как оформить? График отпусков составляется на следующий календарный рабочий год. Это означает, что задуматься об отдыхе персонала нужно уже в текущем периоде.

За сколько дней нужно составить? Крайний срок утверждения данного документа – не позже, чем за две недели до 1 января следующего года.

Во избежание разногласий с членами трудового коллектива по поводу периодов отпуска, целесообразно опросить о пожеланиях точного времени отдыха каждого из сотрудников с последующим представлением данных в кадровую службу.

Кроме этого, некоторые трудящиеся с учетом специфики трудовой деятельности и иных обстоятельств имеют право на дополнительное количество дней отдыха. К ним относят работников с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы, с ненормированным рабочим днем, а также тех, что трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Включению в график подлежат оплачиваемые ежегодные отпуска – основной и дополнительный. Но если работник в текущем году свой отпуск не отгулял или вовсе не уходил на отдых, то эти дни не сгорают, а накапливаются, поэтому в график следует включить и их.

Планировать свои перерывы на отдых можно целиком, а можно и по частям. Однако разделяя отдых, не стоит забывать о требованиях 125 статьи ТК РФ: одна из его частей должна составлять не менее, чем две недели.

Также стоит помнить, что подобное разделение отпускного времени возможно лишь по согласованию с руководством, а если это инициатива нанимателя, должно быть учтено мнение и самого работника. Если кто-то один из них против, дробить отпуск недопустимо.

График подписывается его составителем. Это может быть руководитель кадровой службы (если таковая имеется) либо инспектор по кадрам. Далее документ утверждается руководителем предприятия с учетом мнения органов профсоюза. Если в трудовом коллективе есть члены профсоюза, то график очередности отдыха нужно согласовать и с профкомом в соответствии с условиями, указанными в ст. 372 ТК РФ.

Читайте также:  Можно ли расторгнуть и как аннулировать или изменить брачный договор

Подробнее о составлении графика отпусков мы писали в нашей статье.

Порядок изменения

На случай необходимости внесения изменений в график отпусков, в данном локальном акте предусмотрена графа: «Перенесение отпуска». Здесь и отражаются реквизиты приказа о переносе и новые даты времени отдыха.

Учет документа и его хранение

Данный документ хранят в течение года после окончания текущего календарного периода. Его утрата до окончания срока хранения чревата ответственностью административного характера, так как отсутствие данного документа будет расценено контролирующими органами как нарушение трудового законодательства.

Когда и для чего может понадобиться выписка из документа?

Выписка из такого документа может понадобиться в следующих случаях:

  1. Поскольку супругам военнослужащих предоставляется право совмещать свой отдых с последними, то информация из графика отпусков может потребоваться для предоставления по месту работы супругов – для подтверждения дат отпуска.
  2. В случае судебных разбирательств информация об отпуске может быть нужна для доказательства отсутствия на рабочем месте.
  3. При допущении ошибок кадровой службой либо бухгалтерией в документах об отпуске, информация из графика отпусков нужна для перерасчёта отпускных.
  4. Взять выписку из графика отпусков может другой работодатель для предоставления отдыха на дополнительном месте работы при совместительстве. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы.

График отпусков – обязательный документ на предприятии. Именно он регулирует очередность отдыха работников (о том, как устанавливается и распределяется очередность отдыха, говорится в отдельной статье). Отсутствие такого документа или его несвоевременное составление чревато неблагоприятными последствиями для работодателя. Своевременное утверждение данного локального акта не только способствует упорядочению периодичности отпусков работников, но и обеспечивает сохранность производственного процесса.

Полезное видео

Видеообзор всех тонкостей и нюансов в работе с графиком отпусков:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

8 (800) 350-29-87 (Москва)
8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

График отпусков

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков ведется по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.

График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников (раздел 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в Постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.) (далее – раздел 1 Указаний).

График отпусков составляют как индивидуальные предприниматели (которые выступают работодателями), так и юридические лица, независимо от организационно-правовой формы.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ).

Подготовка графика отпусков начинается с издания соответствующего приказа руководителя. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Данным приказом предписывается всем структурным подразделениям организации предоставить в установленный срок лицу, ответственному за составление графика отпусков, сведения по каждому сотруднику о датах выхода в отпуск. На основании полученных сведений, лицу, ответственному за составление графика отпусков, предписывается составить график и предоставить его на утверждение.

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч.1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст.123 ТК РФ, раздел 1 Указаний). Проставление печати на графике отпусков законодательством РФ не предусмотрено.

ТК РФ не предусматривает порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников организации. В настоящее время данный порядок устанавливается нормативными актами на уровне различных ведомств: в ряде случаев установлено, что график отпусков при поступлении нового сотрудника оформляется путем внесения изменений в основной график. В ряде случаев установлено, что при поступлении нового сотрудника составляется дополнительный график отпусков, который подкрепляется к основному графику. (Инструкция о порядке предоставления отпусков сотрудников органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН России от 02.10.2008 г. № 323; Отраслевое соглашение по организации рыбного хозяйства на 2010 – 2012 г.г., утв. Росрыболовством 03.06.2010 г.). В связи с этим, организация в локальном нормативном акте должна самостоятельно предусмотреть порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников.

В графике отпусков могут отражаться сведения об отпусках внешних совместителей. В связи с этим важно учесть, что время отпуска совместителя должно совпадать с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ч.1 ст. 286 ТК РФ).

Читайте также:  Какие документы надо оформить для расторжения контракта с чоп

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. В графике также указываются отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются.

В случае, если работник после утверждения графика отпусков выразил желание поменять срок отпуска, то он может быть изменен по соглашению с работодателем.

В таком случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как указал Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 13.09.2010 г. № 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул (см. Правовая система Консультант плюс, комментарии к ст. 123 ТК РФ). При переносе срока отпуска на другое время в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме (раздел 1 Указаний).

Заявление на отпуск как документ, требующий учета и исполнения, подлежит регистрации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

Срок хранения графика отпусков составляет один год (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г.).

За отсутствие в организации графика отпусков на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда».

График отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками

Здравствуйте, у меня такой вопрос.

Работаю в строительной компании. Начальник вызвал к себе 27.04.09 и предложил написать заявление на отпуск с 11.05.09 (как положено за две недели), но дело в том, что я в конце прошлого года подписывал график на июнь месяц. Я указал на это, но она предъявила (ксерокопию) графика где, действительно, стоял май месяц. Естественно, были заметны даже на ксерокопии следы исправлений «штрихом», и по нему написан месяц май. Начальник тоже признал факт подлога и сказал, что это в отделе кадров изменили (естественно, без моего согласия). Оказывается, в отделе кадров мне припомнили «акт неповиновения». В прошлом году на предприятии проходила «акция» в добровольно-принудительном порядке вступления в НПФ «Новый век», естественно, я отказался ежемесячно отчислять энную сумму в этот фонд, за что и было обещано занесение в «чёрный список» и множество всяких неприятностей…

Хотелось бы получить совет, как мне грамотно поступить в этой ситуации. События будут развиваться, я же подписывать (НПФ) не собираюсь и уступать месяц июнь тоже (дело принципа).

Очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается графиком. График отпусков должен составляться работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на каждый календарный год и утверждаться им не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Утверждённый график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Это означает, что ни работодатель, ни работник не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Утверждённый график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно графики отпусков вывешиваются в подразделениях или объявляются работникам под расписку.

Таким образом, работодатель, составив график отпусков, закрепляет, что работник реализует свое право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике.

Следует отметить, что в силу ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесён на другой срок, определяемый работодателем с учётом пожеланий работника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Из Вашего обращения следует, что работодатель в одностороннем порядке по собственной инициативе изменил график отпусков, тем самым нарушив действующее трудовое законодательство.

Что касается вопроса вступления в НПФ, то это является правом работника, а не его обязанностью и осуществляется в добровольном порядке.

Для защиты своих нарушенных прав Вы вправе обратиться: