Что делать с неотработанными отпускными

Что делать с неотработанными отпускными

Когда мы говорим «неотработанный отпуск», это еще не значит, что он получен незаконным путем. Это, как правило, отпуск, предоставленный авансом после шести месяцев работы в компании. Но если работник к моменту увольнения этот отпуск не отработал и не возместил неотработанные отпускные, бухгалтеру придется заняться корректировками.

Отпуск авансом

Право использовать полный отпуск возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы в компании (ст. 122 ТК РФ). Он может взять и стандартные 28 календарных дней, и дополнительный, и удлиненный основной отпуск – все дни отдыха, на которые он имеет право. А все последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику отпусков.

Досрочный отпуск может быть предоставлен и в других случаях

Предоставление «незаработанного» отпуска пропорционально отработанному времени противоречит трудовому законодательству, за исключением дополнительного отпуска за вредные и (или) опасные условия труда. Поскольку в стаж работы, дающий право на такие отпуска, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

За «пропорциональный» отпуск инспектор оштрафует, как компанию, так и руководителя по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (50 000 и 5 000 рублей соответственно). Так что если не хотите предоставлять полный отпуск авансом и сразу, делите его на части – по соглашению с работником. Отсутствие согласия работника тоже является нарушением.

Последствия отпуска авансом

Выплаты отпускных за неотработанные периоды могут привести к негативным последствиям.

Удержать задолженность за неотработанные дни отпуска можно только из причитающихся работнику при увольнении сумм (ст. 137 ТК РФ). Других оснований для взыскания нет.

А через суд незаработанный аванс можно взыскивать в двух случаях: счетная ошибка или неправомерные действия работника, повлекшие излишнюю выплату зарплаты.

Кроме того, сумма не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ). Она составляет 20 % от получаемого работником дохода, иногда – не больше 50 %, когда у увольняющегося сотрудника имеются обязательства по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.

Что делать с неотработанным авансом

Если неотработанные отпускные невозможно возместить полностью, можно предпринять следующее:

  • попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
  • простить остаток задолженности.

Добровольное погашение долга работником влечет пересчет НДФЛ у него и доплату налога на прибыль – у фирмы.

Простить долг работнику – значит не требовать его погашения. Для работника изменение статуса полученной суммы с отпускных на «подарок» от работодателя влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

С налогом на прибыль ситуация иная. Отпускные выплаты учитываются в расходах на оплату труда.

Если же работодатель простит сотруднику долг в виде оплаты за неотработанные дни отпуска, получается, что работнику отпускные подарили. В базе по налогу на прибыль эти суммы не учитываются (п. 16 ст. 270 НК РФ).

На это обратил внимание Минфин в письме от 26 февраля 2020 г. № 03-03-07/13686.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Добровольное погашение по неотработанные дни отпуска

Дата публикации 07.06.2019

Не доработав рабочий год, за который получил отпуск, сотрудник увольняется. При увольнении работодатель удерживает сумму выплаченных за неотработанные дни отпускных. Что делать со страховыми взносами, НДФЛ и налогом на прибыль по этим выплатам?

При увольнении сотрудника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

В соответствии с ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику (исключение – алименты, там сумма удержаний может достигать 50 процентов). Если сумма отпускных за неотработанные дни больше 20 процентов, остаток сотрудник может уплатить добровольно либо выразить письменное согласие на удержание этой суммы из выплат при увольнении.

Читайте также:  Могут переселить в квартиру меньше площади после смерти нанимателя

Для того чтобы определить сумму удержания, необходимо посчитать количество дней отпуска, которые сотрудник использовал излишне, и умножить их на средний дневной заработок, определенный на момент, когда сотрудник уходил в отпуск. Рассчитывать средний заработок заново не нужно.

Удержание из дохода работника излишне выплаченных отпускных влечет возврат сумм налога на доходы физических лиц. Сделать это организация должна по письменному заявлению работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). После этого работодатель может вернуть излишне перечисленный НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ (п. 1 ст. 231 НК РФ). Такие рекомендации дают контролирующие органы – см. письмо ФНС России от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479.

В указанной ситуации работодатель может сумму, причитающуюся сотруднику при увольнении, уменьшить на сумму задолженности за неотработанные дни отпуска и увеличить ее на НДФЛ, который необходимо вернуть работнику.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов, то поскольку в период начисления отпускных они были начислены правомерно, оснований для сдачи уточненного расчета нет (ст. 81 НК РФ).

Что касается текущего периода, то страховые взносы с удержанной суммы (которая не была выплачена или возвращена) не начисляются и в бюджет не уплачиваются.

Налог на прибыль

В письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148 указано, что расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ.

По нашему мнению, делать корректировки в налоговом учете в период предоставления отпуска не надо, так как в тот период отпускные были выплачены правомерно.

По мнению Минфина России, выраженного в письме от 03.12.2009 № 03-03-05/224, суммы, полученные от работника в возмещение излишне выплаченных сумм заработной платы, включаются в состав внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ.

Смотрите также

  • Как удержать отпускные за неотработанный при увольнении
  • Удержание за неотработанный отпуск при увольнении в 1С
  • Пересчитывать ли взносы (в т.ч. “на травматизм”) с отпускных, если работник уволился до окончания года, в счет которого предоставлялся отпуск?
  • Можно ли через суд взыскать с работника отпускные за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом?

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Как происходит удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении? Нюансы, пошаговая инструкция по расчету

Согласно ТК РФ, после 6 месяцев работы в фирме сотрудник может взять ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 дней. Хотя 14 из них он еще не отработал.

И если до конца календарного года он покинет компанию, у бухгалтерии возникнет вопрос: как быть с неотработанными отпускными? Законно ли удержать часть из них при увольнении?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 350-29-87 . Это быстро и бесплатно !

Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?

Работодатель может воспользоваться этим правом, но оно не является его обязанностью.

Компания может не взыскивать средства. Тогда стороны составляют соглашение о прощении долга по переплате отпускных, в котором указывают:

  • полное название организации;
  • ФИО сторон и должности;
  • число неотработанных дней;
  • сумму долга;
  • номер подтверждающего задолженность бухгалтерского документа.

Один экземпляр получает сотрудник, другой — работодатель.

Общая сумма, которую можно удержать по разным причинам, не должна превышать 20% от дохода сотрудника (согласно п. 1 ст. 138 ТК РФ) за минусом налоговых вычетов. В случаях, предусмотренных федеральными законами, она достигает 50%. И 70%, если он занят на исправительных работах, выплачивает алименты, возмещает вред, причиненный здоровью другого лица, преступными действиями или вред, закончившийся смертью кормильца.

В каких случаях не допускается удерживать средства с сотрудника?

ТК РФ лишает работодателя такого права, если:

  • сотрудника увольняют из-за ликвидации компании (согласно п. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • он уходит из-за процедуры сокращения (п. 2 ст. 81 ТК РФ);
  • причиной увольнения стала смена собственника компании (по этой причине п. 4 ст. 81 ТК РФ запрещает удерживать средства с неотработанных отпускных генерального директора и главного бухгалтера);
  • работник призван на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • контракт расторгнут из-за смерти одной из сторон трудового договора (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
  • по медицинским показаниям сотрудник более не может работать на этом месте и должен быть переведен, однако в компании нет подходящей вакансии (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
  • по медицинским показаниями сотрудника нужно перевести на другое место, но он отказался от перевода (п. 8 ст. 77 ТК РФ);
  • работник получил инвалидность, заболевание или травму, из-за которых не способен продолжать трудовую деятельность (п. 5 ст. 77 ТК РФ);
  • причиной расторжения договора стали форс-мажорные обстоятельства — природные и техногенные катастрофы, чрезвычайные ситуации (п. 7 ст. 83 ТК РФ).
Читайте также:  Как оформить рервый нежилой этаж в мобственномть

Как оформить возврат отпускных?

В трудовом законодательстве не установлен четкий порядок составления приказа об удержании.

Приказ, написанный в произвольной форме, содержит:

  1. ФИО работника;
  2. занимаемую им должность;
  3. число неотработанных дней;
  4. сумму, которую удержит работодатель;
  5. вид выплаты, с которой удержаны средства.
  • Скачать бланк приказа об удержании переплаты по отпускным
  • Скачать образец приказа об удержании переплаты по отпускным

Работодатель должен засвидетельствовать ознакомление и согласие сотрудника его подписью. Это поможет им избежать разбирательств в дальнейшем.

Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом

Используют следующий механизм:

    Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.

Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:

  • количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33;
  • полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска;
  • оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.
  • Рассчитывают сумму неотработанных отпускных. Как и размер отпускных, она зависит от среднедневного заработка.

    Порядок его расчета:

    • сумму всех полученных работником выплат (заработная плата, премии, компенсации и другие средства) разделить на число фактически отработанных дней;
    • полученную цифру умножить на количество неотработанных дней.

    В отпуске или после него заработная плата могла измениться. Тогда сумма удержанных отпускных будет рассчитываться на основе того заработка, который он получал на момент выдачи отпускных.

    НДФЛ и налоговые взносы

    Если сотрудник получил отпускные на большую сумму, чем фактически отработал, то база его налоговых отчислений была завышена. Дальнейшие коррективы в документации зависят от того, какое решение приняла компания.

    Если стороны подписывают соглашение о прощении долга, НДФЛ и страховые взносы работника не пересчитываются.

    Работодатель корректирует базу налога на прибыль, вычтя «прощеную» сумму из расходов на оплату труда (по п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Иначе она рискует попасть в экономически необоснованные расходы.

    Если работодатель решил удержать средства, то это уменьшает НДФЛ и взносы в том месяце, когда сотрудник возвращает фирме неотработанную сумму. Корректировку документов проводят в день увольнения.

    В 2-НДФЛ указывают, сколько работник получил в день окончательного расчета. Из этого вычитают удержанную сумму.

    Приняв решение об удержании, организация обязана в 10-дневный срок письменно оповестить сотрудника о том, что из его отпускных за неотработанный отпуск удерживается часть НДФЛ. Тогда он пишет заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

    Больше информации о связанных с отпуском выплатами и обложении их страховыми взносами вы можете найти здесь.

    Что делать, если удерживаемой суммы не хватило, чтобы вернуть задолженность?

    Иногда сумма удержания оказывается больше тех 20%, которые организация имеет право взыскать с него по закону.

    Тогда у работодателя есть 3 варианта:

    1. простить оставшуюся часть долга и составить соответствующее соглашение;
    2. попросить увольняющегося работника погасить его по собственной воле через кассу компании или ее счет в банке;
    3. обратиться в суд с требованием обязать работника вернуть деньги.

    Однако работник не обязан идти навстречу. Попытки работодателя не отдавать трудовую книжку до погашения долга или влиять на него иными способами будут расцениваться как нарушение.

    Читайте также:  Как встать в очередь на квартиру инвалиду

    Из-за неоднозначности судебной практики по этому вопросу решение может быть вынесено как в пользу сотрудника, так и работодателя.

    Каждый сотрудник может получить оплачиваемый 28-дневный отпуск после 6 месяцев деятельности на текущего работодателя. Если он уволится до окончания календарного года, то получится, что часть этого отпуска он не отработал. При увольнении организация имеет право взыскать с него оплату неотработанных дней отпуска, но не более 20% от суммы выплаты.

    Случаи, когда средства не могут быть удержаны по закону, определены ст. 81 ТК РФ.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    8 (800) 350-29-87 (Москва)
    8 (800) 350-29-87 (Санкт-Петербург)

    Правила расчета удержания за неотработанный отпуск

    В прошлой статье мы рассказали о том, как посчитать количество дней, которые нужно оплатить работнику при увольнении в виде компенсации за неиспользованный отпуск. Сегодня мы остановимся на нюансах обратного процесса – удержании за отпуск, который не был отработан.

    Что нам говорит Трудовой кодекс:

    Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, организация-работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника за неотработанные дни отпуска для погашения его задолженности (ст. 137 ТК РФ).

    Пример. Работник принят 04.03.2013 года. В октябре отгулял полный отпуск – 28 дней. И решил уволиться 31.10.2013 г.

    Посчитаем, сколько дней отпуска работник не отработал.

    1. Определим рабочий год, за который работник получил отпуск.

    В нашем примере за период с 04.03.2013 г. по 03.03.2014 г.

    2. Определим, сколько месяцев работник не доработал до конца этого периода.

    Увольнение — 31.10.2013 г. Значит, это период с 01.11.2013 г. по 03.03.2014 г. В этом периоде 4 полных месяца и «хвостик» — 3 дня. Этот «хвостик» мы не учитываем, потому что он меньше 15 дней (см. прошлую статью).

    3. Определяем количество дней, за которые нужно произвести удержание:

    Количество дней отпуска, зарабатываемых работником в месяц, умножить на количество недоработанных месяцев: 2,33*4 = 9,32 дня

    Помните, что округлять полученный результат можно только в пользу работника. Хотя округлять нет необходимости потому, что все программы принимают к расчету дробный показатель дней. А количество дней, зарабатываемых работником в месяц, равно 2,33 только если ежегодный отпуск всего 28 календарных дней, а дополнительного отпуска у работника нет.

    Как определить сумму удержания?

    Да все просто, скажете Вы. Надо средний дневной заработок умножить на получившиеся 9,32 дня! Да, правильно. Но какой дневной заработок? На момент увольнения? Нет, нужно умножать на значение дневного заработка, использованного при расчете отпуска, предоставленного авансом.

    Всегда ли производится удержание?

    Если компенсация на неиспользованный отпуск обязательна всегда (!), то удержание за неотработанный отпуск в некоторых случаях не производится. К этим случаям относятся увольнения по следующим основаниям:

    • отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
    • ликвидация организации либо прекращение деятельности ИП (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
    • сокращение численности или штата работников организации, ИП (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
    • смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
    • призыв работника на военную службу или направление его альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ );
    • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению ГИТ или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
    • признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ );
    • смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
    • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений, если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ст. 83 ТК РФ).