Как заполнить бумажный больничный лист работодателю: образец 2020 года

Как заполнить бумажный больничный лист работодателю: образец 2020 года

Также см:

Инструкция по заполнению больничных листов на 2020 год: особенности

Главные нюансы, которые нужно запомнить уполномоченным лицам работодателя в отношении оформления листков временной нетрудоспособности, сводятся к следующему:

  • какой именно сотрудник может и должен заполнять этот документ;
  • какими чернилами позволено это делать;
  • какими буквами вписывать нужные данные;
  • как при необходимости сделать исправления в уже готовом документе.

Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.

Какой ручкой заполнять больничный лист

В пункте 65 порядка (приказ № 624н) указано, что использовать для заполнения больничного разрешено ручки исключительно следующих типов:

  • гелевую;
  • перьевую;
  • капиллярную.

Важно отметить следующий момент: правильное заполнение больничного листа в 2020 году не предполагает для этих целей применение шариковой ручки.

В Письме ФСС № 17-03-09/06-3841П от 23.10.2014 года сказано, что возможно и комбинированное заполнение. То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере. Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.

Какими чернилами заполнять больничный лист

Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки. Правилами установлено, что чернила могут быть исключительно черными. Другие цвета недопустимы.

Какими должны быть буквы

Применять при заполнении документа можно исключительно заглавные печатные буквы русского алфавита. Одновременно это правило заполнения больничного листа в 2020 году содержит еще один немаловажный аспект. Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами. Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.

Кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик?

Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено. Каждый руководитель организации решает этот вопрос в индивидуальном порядке. То есть, на каждом предприятии процесс заполнения листков временной нетрудоспособности сотрудников выполняет либо инспектор по кадрам, либо бухгалтер. Глава организации или подразделения делегирует эту обязанность определенному сотруднику или отделу.

Заполняем больничный лист 2020: ячейки

Для записи информации о человеке и компании, в которой он трудится, на бланке листка, выдаваемого по причине временной нетрудоспособности, размещены соответствующие ячейки. Начинать вносить данные рекомендуем с первой из них. За поля этих ячеек выходить запрещено. Буквы должны быть одного размера, аккуратные и четкие.

Как правильно заполнять больничный лист нового образца: печати

Закон об акционерных обществах № 208-ФЗ (п. 7 ст. 2) и Закон об ООО № 14-ФЗ (п. 5 ст. 2) допускают наличие оттиска печати компании на документе, подтверждающем временную нетрудоспособность работника. Но проставляют его только при наличии самой печати. Закрывать собой информацию в ячейках рядом печать не должна. При этом выходить за отведенные границы при ее постановке разрешено.

Больничный лист: заполнение работодателем и образец 2020 года

Какие данные прописывает в листке временной нетрудоспособности сотрудник работодателя, которому делегировано данное полномочие?

В левом верхнем углу – наименование компании, а правее – единственное это место работы человека или же он занимает здесь должность по совместительству.

Далее указывают код подчиненности и регистрационный номер. Ниже – сведения о сотруднике: ИНН и СНИЛС. Затем указывают выработанный подчиненным стаж, а также даты, в течение которых он недомогал.

Образец заполнения работодателем продолжения больничного листа предполагает и указание суммы среднего заработка – для расчета пособия, а также дневной величины. Ниже прописывают сумму к выплате. Указывают, сколько средств идет работнику от нанимателя, а сколько – от ФСС. Затем приводят и итоговую сумму к оплате. Пример заполнения больничного листа, приведенный ниже, отражает все сказанное наглядно.

В заключение указывают фамилии и инициалы главы компании и того сотрудника, которому делегировано заполнение бланка (бухгалтера или сотрудника кадровой службы). Эти специалисты также подписывают документ. Место для печати располагается справа.

Пилотный проект ФСС: заполнение больничного листа

Вопрос о заполнении листка временной нетрудоспособности по принятому в некоторых регионах пилотному проекту ФСС волнует многих кадровых специалистов и бухгалтеров. Однако нужно отметить, что пилотный проект на правила оформления больничного совершенно не влияет.

Суть его состоит в том, что денежную сумму, положенную сотруднику с четвертого дня периода его нетрудоспособности, выплачивает ФСС. Образец заполнения больничного листа работодателем при этом остается прежним.

Исправление ошибок и неточностей

Пункт 65 правил, утвержденных приказом № 624н, гласит, что использование корректирующих средств для замазывания допущенных при оформлении листка временной нетрудоспособности сотрудника ошибок строго запрещено. Вместо этого нужно перевернуть документ и указать на его обороте правильные данные.

Читайте также:  Государство повысило ответственность за торговлю контрафактом

Кроме того, наниматель должен просмотреть записи, сделанные в медицинском учреждении. Для этого следует знать, как должен быть заполнен больничный лист доктором. Так, работодатель определяет и степень критичности допущенных ошибок.

Если в документе информация записана прописными буквами, переоформлять его не обязательно. Если же имя или инициалы сотрудника, которому был выдан больничный, указаны с ошибкой, то нужно будет запросить дубликат с правильным написанием. В противном случае ФСС получает основание не выплачивать работнику компании денежную компенсацию за долгое недомогание.

Заполнение больничного листа работодателем

Для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам сотрудник предъявляет выданный медицинской организацией листок нетрудоспособности, который работодателю нужно уметь правильно заполнить, ведь ошибки при заполнении больничного листа могут повлечь отказ в возмещении пособия.

Правила оформления раздела больничного листа, заполняемого работодателем, установлены Порядком выдачи листков нетрудоспособности (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок)). Общие требования (п. 65 Порядка) таковы: все записи следует выполнять печатными заглавными буквами от руки (гелевой, капиллярной или перьевой ручкой черного цвета, использование шариковой ручки не допускается) или с применением печатающих устройств в специально отведенных ячейках начиная с первой ячейки и без выхода за пределы границ ячеек.

Порядок заполнения больничного листа построчно

В строках “Основное/По совместительству” отметка “V” ставится только в одной из этих строк в зависимости от того, по какому месту работы листок нетрудоспособности представлен (если совместительство внутреннее – отдельный листок с отметкой в графе “по совместительству” не выдается).

Регистрационный номер и код подчиненности указываются в соответствии с выданным работодателю территориальным органом ФСС России извещением о регистрации в качестве страхователя.

ИНН нетрудоспособного указывается при его наличии. При отсутствии у работника идентификационного номера налогоплательщика, а также в листке нетрудоспособности по беременности и родам данная строка не заполняется. СНИЛС указывается обязательно (страховой номер индивидуального лицевого счета берется из оформленного работнику страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования).

Строка “Условия исчисления” предназначена для отражения информации об обстоятельствах, способных внести коррективы в расчет пособия, при их наличии согласно двухзначным кодам, указанным в пункте 66 Порядка и на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Строка “Акт формы Н-1” подлежит заполнению (число, месяц и год), когда временная нетрудоспособность работника наступила в результате несчастного случая на производстве.

Строка “Дата начала работы” заполняется только в ситуации, когда работник вовремя не приступил к работе и его трудовой договор был аннулирован, а заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (указывается дата, с которой работник должен был приступить к работе).

В строке “Страховой стаж” указывается количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемой в страховом стаже согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91).

В строке “в т.ч. нестраховые периоды” указывается часть страхового стажа в виде количества полных лет и месяцев прохождения работником с 1 января 2007 года военной и иной службы (Закон РФ от 12.02.1993 № 4468-1).

Пособие работнику может быть положено за весь период освобождения от работы, указанный в листке нетрудоспособности, либо за часть такого периода.

В строке “Причитается пособие за период” указываются первый и последний день оплачиваемого времени. В строках “Средний заработок для исчисления пособия” и “Средний дневной заработок” указываются суммы, скорректированные с учетом минимального и максимального значений. Размер дневного пособия в листке нетрудоспособности не отражается.

В строке “ИТОГО начислено” указывается общая сумма начисленного пособия без уменьшения ее на сумму НДФЛ, а разъяснения Фонда с обратным выводом (п. 11 письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956; письмо ФСС России от 08.09.2011 № 14-03-14/15-10022) применению как основанные на предыдущей редакции пункта 66 Порядка не подлежат. Все строки заполняются с первой ячейки без нулей в начале, в случае отсутствия копеек в обеих ячейках следует поставить нули.

Для того чтобы в больничном могли расписаться не руководитель и главный бухгалтер, а иные лица, они должны быть уполномочены на это доверенностью, выданной в установленном Гражданским кодексом порядке (ст. 185 ГК РФ), при этом указание реквизитов доверенности, на основании которой уполномоченный сотрудник подписывает листок нетрудоспособности, не требуется (п. 12 письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).

К листку нетрудоспособности необходимо приложить оформленный на отдельном листке расчет пособия по разработанной работодателем самостоятельно форме (п. 67 Порядка).

Заполнение больничного листа работодателем

Форма больничного листа, выдаваемого медицинскими учреждениями работнику, содержит раздел «Заполняется работодателем». Какие сведения необходимо отразить в листке нетрудоспособности?

Читайте также:  Как стажера адвоката записать в тоудовую книжку

Порядок заполнения больничного листа

Медорганизация может оформить листок временной нетрудоспособности как в электронном, так и в бумажном формате – они имеют одинаковую юридическую силу. Работодателю в обоих вариантах нужно внести в документ сведения об организации, сотруднике, сумме среднего заработка и т.д.

Если больничный оформляется на бумаге, данные можно внести от руки, с помощью компьютера или комбинированным способом. Нельзя использовать шариковую ручку – только гелевую, капиллярную или перьевую с чернилами черного цвета. Сведения вносятся печатными заглавными буквами, не выходя за пределы ячеек. Прочерки в пустых ячейках не ставятся.

При оформлении электронного больничного некоторые поля заполняются автоматически после авторизации в системе (например, наименование работодателя), для других показатели можно выбрать из всплывающего меню и календаря. Электронный больничный заверяется УКЭП.

Образец заполнения больничного работодателем

Раздел «Заполняется работодателем» включает следующие данные:

  • полное и сокращенное название компании. Если работник трудоустроен в обособленном подразделении, которое зарегистрировано в качестве страхователя в ФСС, то указывается его название. Если страхователь – физлицо, указывается его ФИО.
  • место работы: основное или по совместительству.
  • «Регистрационный номер» страхователя и «Код подчиненности» (номер отделения ФСС, в котором страхователь состоит на учете)
  • ИНН (при наличии) и СНИЛС нетрудоспособного.
  • в строку «Условия исчисления» вписывается один или несколько двузначных кодов (расшифровка приведена в Порядке выдачи больничного). Например, если работник имеет инвалидность, то надо проставить код «45».
  • «Акт формы Н-1» заполняется, если причиной нетрудоспособности стал несчастный случай на производстве. Указываются реквизиты соответствующего акта.
  • дата начала работы указывается, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования. Поле остается пустым, если сотрудник работает в организации.
  • «Страховой стаж» – количество полных лет и месяцев деятельности трудящегося, которые учитываются при расчете размера больничного пособия. Если стажа нет, в ячейках прописываются нули. Отдельно указываются нестраховые периоды (например, военная служба).
  • в поле «Причитается пособие за период» вносятся даты начала и окончания больничного, за который нужно назначить и выплатить пособие.
  • средний заработок за два предыдущих календарных года для исчисления пособия по временной нетрудоспособности.
  • средний дневной заработок работника. Порядок расчета показателя зависит от вида пособия – по временной нетрудоспособности или по беременности и родам.
  • сумма пособия за счет средств работодателя и ФСС отражается в полном объеме без вычета НДФЛ. Компания оплачивает первые три дня больничного, остальные дни – ФСС. В некоторых случаях весь период оплачивается за счет ФСС, тогда строка «за счет средств работодателя» остается пустой.
  • в строке «Итого начислено» указывается общая сумма начисленного застрахованному лицу пособия.
  • фамилия, инициалы и подпись руководителя фирмы (или обособленного подразделения) и бухгалтера.

Если в разделе «Заполняется врачом медицинской организации» в поле «Причина нетрудоспособности» указаны коды «01» или «11», необходимо рассчитать сумму больничного на отдельном листке (в справке-расчете) и приложить его к больничному листу. При указании врачом кода «11» (заболевание туберкулезом) в причине нетрудоспособности, страхователь не проставляет коды «46», «49», «50» в строке «Условия исчисления».

Для внешних совместителей порядок заполнения больничного аналогичный, только ставится отметка «V» в строке «По совместительству».

Правовой сборник «Кадровое делопроизводство» содержит инструкции по оформлению кадровых процедур (больничный, отпуск, командировка), образцы заполнения документов, разъяснения об электронных больничных, электронных трудовых книжках и многое другое. Станьте клиентом М-СТАЙЛ и получите сборник бесплатно!

Как исправить ошибку в больничном листе

Для исправления ошибки на бумажном больничном необходимо:

  • аккуратно зачеркнуть неверные данные. Использовать корректирующие средства запрещается;
  • записать правильные сведения на оборотной стороне листа.
  • заверить запись фразой «исправленному верить», подписью и печатью.

Если заполнено поле, которое должно быть пустым, некорректные сведения следует зачеркнуть, а на обратной стороне листа оставить заметку (например, «строку Акт формы Н-1 считать незаполненной»).

Отметим, что технические недочеты, которые не нарушают читабельность записей, не являются основанием для переоформления больничного листа. Например, если название организации написано неверно, работодателя можно идентифицировать по регистрационному номеру – такая ошибка не требует переоформления документа и не влияет на величину пособия. Но если в строке указано наименование совсем другой компании, то листок нетрудоспособности считается недействительным. В таком случае его нельзя принимать к расчету и оплате, а требуется заменить.

Работодатель должен обращать внимание на правильность заполнения больничного листа врачом медучреждения. Если допущена ошибка в сведениях, то бланк считается испорченным, нужно оформить его дубликат. ФСС может не возместить расходы работодателя, который принял к выплате пособия неверно заполненный врачом листок нетрудоспособности.

Читайте также:  Как узнать сумму задолженности по алиментам

Напомним, что с 14 декабря 2020 года вступают в силу новые правила выдачи и оформления больничных листов.

Медицинское законодательство

Закажите бесплатный демодоступ к системе КонсультантПлюс «Законодательство для медицинских организаций» и получите возможность пользоваться материалами о важнейших изменениях в здравоохранении. Здесь вы найдете приказы Минздрава, ГОСТы, регламенты, должностные инструкции, обзоры правовых изменений в сфере и т.д.

Советы для работодателя: как правильно заполнить больничный лист

С 2011 года правительством Российской Федерации был введен в обиход новый бланк больничного листа. В этой статье мы поговорим о том, что нужно знать работодателю перед заполнением такого бланка.

В первую очередь руководитель должен удостовериться в подлинности листка нетрудоспособности, чтобы не принять поддельный больничный лист:

  • подлинный больничный лист должен иметь порядковый номер, по которому легко можно проверить действительно ли он выдавался в медицинском учреждении;
  • настоящий листок нетрудоспособности должен содержать символ в виде логотипа Фонда социального страхования;
  • больничный лист имеет несколько видов защиты: выпуклый штрих-код, квадратный код, водяной знак;
  • больничный лист должен быть формата А4;
  • настоящий больничный лист выполнен в голубом и желтом цветах – на голубом фоне желтые окошки для заполнения;
  • действительно выдававшийся в медицинском учреждении документ должен быть заполнен в соответствии с установленными правилами.
  • Какие правила необходимо учитывать при заполнении?
  • Структура больничного листа
  • Пункты, которые заполняются работодателем
  • Ошибки работодателя при заполнении больничного
  • Программное обеспечение для заполнения больничного листа

Какие правила необходимо учитывать при заполнении?

Оформление документов по временной нетрудоспособности требует правильного заполнения множества пунктов:

  • Оформление происходит на русском языке.
  • С начальной клетки.
  • Большими печатными буквами.
  • Черной гелевой или чернильной ручкой, или на компьютере.
  • Название организации допускается вписывать и в полной форме, и в сокращенной.

Структура больничного листа

Условно разделим больничный лист на три части. Первая из этих частей заполняется сотрудниками медицинского учреждения, вторую часть заполняет работодатель, третья часть — это отрывной корешок, который остаётся в медицинском учреждении в качестве отчетности для Фонда социального страхования.

Здесь указанный коды болезней в связи, с которыми работник является нетрудоспособным, рекомендации о стационарном лечении, полезная информация о начислении пособий и отпусков, а также многое другое.

Пункты, которые заполняются работодателем

  1. Название организации. Под эту информацию на бланке листка нетрудоспособности отведено 29 окошек. Если название организации слишком длинное и не помещается в отведённые окошки, то можно его сократить. Между двумя словами нужно оставлять одно пустое окошко.
  2. В соответствующей графе ставиться отметка о том основная ли это работа сотрудника или по совместительству.
  3. Регистрационный номер и код подчиненности. Эти данные можно взять из ежеквартального отчета формы №4-ФСС.
  4. Страховой стаж за минусом не страховых периодов. Эта информация указывается для того, чтобы можно было определить процент выплаты среднедневного заработка.
  5. Дата начала страхового случая и дата его прекращения. Эта информация должна быть указана по форме ДД.ММ.ГГГГ.
  6. Общая доходная база и среднедневной заработок. Если страховой случай произошел в 2017 году, для расчета будут браться 2015–2016 года. Также указывается:
    • размер пособия начисленного сотруднику из средств работодателя;
    • какое количество денежных средств должен будет возместить Фонд социального страхования;
    • общая сумма.
  7. Фамилия, имя и отчество руководителя и главного бухгалтера. В случае если в организации нет главного бухгалтера, два раза указываются данные руководителя. Здесь же ставится гербовая печать учреждения.

Ошибки работодателя при заполнении больничного

Чаще всего ошибки происходят из-за нарушений правил заполнения листка нетрудоспособности, которые были описаны выше. Если кадровые работники будут серьезно и внимательно относиться ко всем рекомендациям Фонда социального страхования по заполнению этого документа, ошибок, скорее всего, удастся избежать.

Но как быть, если ошибку заметили после заполнения больничного листа?

Если таковые присутствуют, больничный будет считаться недействительным. Взамен такого документа будет выдан новый. По старым правилам допускались не более двух исправлений в документе.

Чтобы получить декретные, необходимо предоставить определенную документацию. Подробнее об этом читайте здесь.

Из заработной платы могут вычитываться различные удержания. Подробнее об их видах читайте в этой статье.

Программное обеспечение для заполнения больничного листа

Специальная программа для автоматического заполнения листка нетрудоспособности была создана, для того чтобы облегчить процесс оформления документов как врачам, так и работодателям. Ведь с недавнего времени Фонд социального страхования не принимает больничные листы с ошибками или помарками.

Фонд социального страхования предлагает свою утвержденную версию программного обеспечения для автоматического заполнения листка нетрудоспособности — «Лечебно-профилактическое учреждение», скачать которую можно по ссылке. Эта программа доступна на сайте Фонда социального страхования.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.