Как правильно заверить копию трудового договора

Как правильно заверить копию трудового договора?

При подписании трудового соглашения второй экземпляр выдается работнику на руки. Бывает, что в государственный орган или кредитную организацию необходимо подать документ, подтверждающий трудовую деятельность. Оригинал предоставлять каждый раз проблематично. Потребуется заверить копию трудового договора, которая передается по запросу безвозвратно вместе с пакетом других бумаг. Важно оформить документ надлежащим образом. Поэтому стоит разобраться в процедуре заверения контракта.

  1. В каких случаях нужна копия трудового договора?
  2. Кто заверяет документ?
  3. Как заверить копию договора: пошаговая инструкция
  4. Подготовка документов и инструментов (шаг 1)
  5. Сшивание страниц (шаг 2)
  6. Проставление отметки (шаг 3)
  7. Какие ошибки можно допустить при заверении копии?
  8. Срок действия заверенной копии
  9. Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

В каких случаях нужна копия трудового договора?

Удостоверенная копия контракта может понадобиться как нанимателю, так и сотруднику.

Гражданин предоставляет документ:

  • в банк при получении кредита;
  • при обращении за визой;
  • нанимателю, с которым заключается новый трудовой договор;
  • в суд вместе с иском;
  • в пенсионный фонд для оформления пенсии.

Работодатель заверяет копию контракта по запросу контролирующих органов и суда.

Кто заверяет документ?

Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.

На практике оформление документа поручают:

  • руководителю фирмы на основании устава;
  • должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
  • сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
  • арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.

Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.

Как заверить копию договора: пошаговая инструкция

Порядок заверения копий урегулирован пунктом 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Рассмотрим подробно, как оформляют копии трудового договора на практике.

Подготовка документов и инструментов (шаг 1)

Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.

Для сшивания необходимо подготовить:

  • шило;
  • нитки черного или белого цвета;
  • иголку;
  • небольшой листок бумаги белого цвета;
  • клей;
  • печать организации.

Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

Сшивание страниц (шаг 2)

Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.

На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

Проставление отметки (шаг 3)

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

  • наименование должности ответственного сотрудника;
  • подпись заверителя;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

Образцы заверенной копии трудового договора:

Образец №1 — по новому госту Образец №2

Какие ошибки можно допустить при заверении копии?

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

  • дописок, сделанных карандашом или ручкой;
  • размытого текста;
  • нечетких подписей и штампа;
  • печатей неверного образца.

Также следует внести все требуемые сведения, предусмотренные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Иначе документ не будет иметь юридического значения.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Срок действия заверенной копии

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?

Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.

На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.

В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:

  • должность, ФИО руководителя;
  • название фирмы;
  • должность, ФИО гражданина;
  • ссылку на статью 62 ТК РФ;
  • просьбу выдать копию контракта;
  • дату и подпись.

Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.

Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии. В некоторых случаях достаточно устной просьбы гражданина.

Правила заверения копии трудового договора: порядок оформления заверенной копии трудового договора и трудовой книжки

В некоторых случаях может потребоваться оформление копий документов, подтверждающих наличие трудового стажа у того или иного человека. К числу таких документов относятся трудовой договор и трудовая книжка. Данные документы выступают в качестве основания для подтверждения фактического трудового стажа.

Читайте также:  Заявление на подачу паспорта рф 45 лет

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Чаще всего их требуют в банках для того, чтобы подтвердить стаж и уровень дохода того или иного клиента, а также его платежеспособность ввиду наличия официального трудоустройства, а также в Пенсионном Фонде Российской Федерации для подтверждения фактического стажа, на основании которого будет происходить расчет размера пенсионных выплат.

Для каждого конкретного случая необходимо помнить, что срок действия заверенного документа будет различаться.

Порядок заверения копии трудового договора

Заверить копию имеющегося трудового договора можно несколькими способами, каждый из которых доступен всем заинтересованным лицам:

  • путем обращения к нотариусу для осуществления заверения представленных ему документов. Данный вариант является платным, так как потребуется оплатить госпошлину в размере, установленном действующим законодательством для осуществления таких действий. Однако данный вид заверенных документов принимается практически всеми организациями и учреждениями, которые требуют представления заверенных копий тех или иных материалов;
  • посредством визита в кадровое подразделение работодателя, с которым был подписан такой трудовой договор. Данный вариант доступен в тех случаях, если работодатель существует как юридическое лицо, либо у работника есть возможность обратиться в кадровое подразделение своего работодателя.

На основании уставных документов юридическая возможность заверять копии трудовых документов дается руководителю организации, однако, далеко не всегда на деле такая возможность руководителем используется.

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

  • если речь идет о работающем в организации сотруднике, то ему потребуется написать заявление в кадровую службу о том, что ему требуется заверенная копия его трудового договора. Обосновывать причину, по которой ему необходимо предоставление такого документа, сотруднику не нужно, так как данная информация не является обязательной для сообщения;
  • на основании написанного заявления в срок не более трех рабочих дней сотрудники кадрового подразделения должны сделать заявителю копию трудового договора и всех подписанных к нему дополнительных соглашений и заверить их установленным образом, то есть проставлением штампа «Копия верна», а также фиксацией сведений о том, когда именно было осуществлено заверение, а также кто именно из сотрудников его осуществил;
  • сотрудник получает заверенную копию трудового договора под расписку, так как в последующем может потребоваться также получение информации о том, когда делался запрос, и когда он был обработан (например, в спорных случаях при обращении в Пенсионный Фонд Российской Федерации).

Нотариальное заверение копии трудового договора происходит гораздо проще, но предусматривает определенные финансовые затраты. Весь порядок действий выглядит следующим образом:

  • лицо, заинтересованное в заверении копии с его трудового договора, обращается к нотариусу с оригиналом и собственноручно снятой копией своего документа;
  • оплачивает госпошлину в кассу нотариуса;
  • получает заверенный документ, который оформляется в его присутствии, на руки.

Аналогичный порядок действует и в отношении процедуры заверения трудовой книжки, если ее копия потребуется действующему или бывшему работнику организации. Однако в том случае, если речь идет о заверении трудовой книжки для действующего работника, то все откопированные листы должен заверить действующий работодатель.

Срок действия заверенной копии трудового договора

Срок действия заверенной копии трудового договора различается в зависимости от того, о каком учреждении для подачи идет речь, так как разные учреждения предъявляют свои требования к данному документу.

Так, если речь идет о предоставлении копии трудового договора в Пенсионный Фонд Российской Федерации, то срок действия заверенной копии не может превысить тридцать календарных дней с момента проставления отметки о заверении документа. При этом не играет роли, кто именно выполнял заверение такого документа.

В случае когда речь идет о предоставлении заверенного документа в финансовые учреждения, то срок действия такого документа уменьшается до двух недель, так как такие финансовые учреждения стремятся подстраховаться для обеспечения своей финансовой безопасности.

В том случае, если в сам трудовой договор были внесены какие-либо изменения, то эти изменения аннулируют действие копии трудового договора, что обяжет владельца трудового договора снова снимать копию и заверять ее.

Как правильно заверить копию трудового договора — образец

Порядок заверения копии трудового договора

Заверить копию имеющегося трудового договора можно несколькими способами, каждый из которых доступен всем заинтересованным лицам:

  • путем обращения к нотариусу для осуществления заверения представленных ему документов. Данный вариант является платным, так как потребуется оплатить госпошлину в размере, установленном действующим законодательством для осуществления таких действий. Однако данный вид заверенных документов принимается практически всеми организациями и учреждениями, которые требуют представления заверенных копий тех или иных материалов;
  • посредством визита в кадровое подразделение работодателя, с которым был подписан такой трудовой договор. Данный вариант доступен в тех случаях, если работодатель существует как юридическое лицо, либо у работника есть возможность обратиться в кадровое подразделение своего работодателя.

На основании уставных документов юридическая возможность заверять копии трудовых документов дается руководителю организации, однако, далеко не всегда на деле такая возможность руководителем используется.

Порядок действий в данном случае будет выглядеть следующим образом:

  • если речь идет о работающем в организации сотруднике, то ему потребуется написать заявление в кадровую службу о том, что ему требуется заверенная копия его трудового договора. Обосновывать причину, по которой ему необходимо предоставление такого документа, сотруднику не нужно, так как данная информация не является обязательной для сообщения;
  • на основании написанного заявления в срок не более трех рабочих дней сотрудники кадрового подразделения должны сделать заявителю копию трудового договора и всех подписанных к нему дополнительных соглашений и заверить их установленным образом, то есть проставлением штампа «Копия верна», а также фиксацией сведений о том, когда именно было осуществлено заверение, а также кто именно из сотрудников его осуществил;
  • сотрудник получает заверенную копию трудового договора под расписку, так как в последующем может потребоваться также получение информации о том, когда делался запрос, и когда он был обработан (например, в спорных случаях при обращении в Пенсионный Фонд Российской Федерации).
  • лицо, заинтересованное в заверении копии с его трудового договора, обращается к нотариусу с оригиналом и собственноручно снятой копией своего документа;
  • оплачивает госпошлину в кассу нотариуса;
  • получает заверенный документ, который оформляется в его присутствии, на руки.
Читайте также:  Как сделать протокол разногласий к договору

Аналогичный порядок действует и в отношении процедуры заверения трудовой книжки, если ее копия потребуется действующему или бывшему работнику организации. Однако в том случае, если речь идет о заверении трудовой книжки для действующего работника, то все откопированные листы должен заверить действующий работодатель.

Когда может потребоваться копия трудового договора?

Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.

  • Коронавирус как форс-мажор и причина не исполнять обязательства
  • Иск о расторжении договора аренды в связи с наличием задолженности
  • Договор об учреждении ООО
  • Как отключить интернет провайдера ТТК временно или навсегда
  • Заключение трудового договора с муниципальным служащим и особенности составления документа
  • Особенности оформления трудового договора с инвалидом 3 группы
  • Трудовые отношения: как составить договор между физическими лицами

Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:

  • при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
  • для получения визы;
  • при трудоустройстве на новую работу;
  • в судебном процессе;
  • при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.

Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом.

Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.

Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?

Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.

Копию трудового контракта в организации заверить может:

  • ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
  • лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
  • внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
  • любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).

Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки.

Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст.

45 Основ законодательства о нотариате.

Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция

Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:

  1. Проверить оригинал на наличие всех страниц.
  2. Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
  3. Проверить копии на читаемость.
  4. Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
  • не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
  • прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
  1. По левому краю документа делаются два отверстия.
  2. Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
  3. Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
  4. На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.

Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам.

Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.

Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?

Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.

В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:

  • Ф. И. О. и должность руководителя организации;
  • наименование организации;
  • должность и Ф. И. О. заявителя;
  • ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
  • просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.
Читайте также:  Акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств форма ОС-3

Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями.

Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.

Как заверить копию трудового договора

Когда может потребоваться копия трудового договора?

Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.

Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:

  • при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
  • для получения визы;
  • при трудоустройстве на новую работу;
  • в судебном процессе;
  • при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.

Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.

Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?

Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.

Копию трудового контракта в организации заверить может:

  • ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
  • лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
  • внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
  • любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).

Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки. Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате.

Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция

Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:

  1. Проверить оригинал на наличие всех страниц.
  2. Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
  3. Проверить копии на читаемость.
  4. Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
  • не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
  • прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».

Как прошить документы:

  1. По левому краю документа делаются два отверстия.
  2. Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
  3. Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
  4. На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.

Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам. Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.

Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?

Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.

В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:

  • Ф. И. О. и должность руководителя организации;
  • наименование организации;
  • должность и Ф. И. О. заявителя;
  • ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
  • просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.

Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.

Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.