Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания

Внесение записи в трудовую книжку при изменении штатного расписания

Введение в действие новой версии штатного расписания, содержащей наименования должностей, отличающиеся от тех, что были в прежней редакции, порождает ряд вопросов. Например, какую запись в трудовой книжке при изменении штатного расписания нужно сделать, нужен ли при этом перевод сотрудника на новую должность?

Перевод или переименование должности

Решающим моментом в отражении изменения, внесенного в штатное расписание, в делопроизводстве по личному составу является его отношение к трудовой функции работника. Под ней понимается закрепленный в трудовом договоре конкретный вид работы по исполнению обязанностей в должности/профессии согласно штатному расписанию в соответствии с указанным уровнем квалификации. Оформление кадровой документации в данном случае будет зависеть от того, осталась эта функция неизменной или нет.

Когда с изменением наименования должности в штатном расписании трудовые функции работника сохранились, то есть работник продолжает выполнять те же обязанности, что и раньше, его перевода на новую должность не требуется. Но соответствующие сведения о переименовании все же должны быть отражены в дополнительном соглашении, составленном к трудовому договору, и записях трудовой книжки.

Если же с переименованием должности (профессии) хотя бы отчасти изменились трудовые функции работника, например, добавились новые обязанности или в чем-то изменились старые, оформить эти нововведения нужно посредством перевода. В этом случае работник пройдет все процедуры, связанные с вступлением в новую должность, в полном объеме.

Как внести запись в трудовую книжку о переводе на другую должность в связи с изменением штатного расписания?

Когда при изменении названия должности в штатном расписании речь идет именно о переводе на другую работу, то данная процедура включает в себя следующие операции:

  • заключение дополнительного соглашения с работником к его трудовому договору>
  • издание приказа о его переводе с одной работы на другую>
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Формулировка записи в книжке – обычная для перевода:

  1. в графе 1 – номер записи по порядку>
  2. в графе 2 – дата перевода>
  3. в графе 3 – текст «Переведен(а) на должность…»>
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о переводе.

Как внести запись в трудовую книжку об изменении должности по штатному расписанию?

Когда изменение наименования должности/профессии не повлияло на перечень исполняемых работником обязанностей, то есть его трудовая функция осталась прежней, необходимости в переводе на другую работу нет. Тем не менее, любое изменение названия должности, неважно, полное или частичное, требует внесения корректирующих сведений в трудовой договор. Это предполагает выполнение следующих действий:

  • подписание приказа о внесении изменений к штатному расписанию>
  • заключение дополнительного соглашения с работником к трудовому договору о переименовании должности/специальности/профессии>
  • внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Порядок оформления записи в книжке:

  1. в графе 1 – номер записи>
  2. в графе 2 – дата изменения наименования должности/профессии>
  3. в графе 3 – текст о переименовании должности/профессии>
  4. в графе 4 – ссылка на реквизиты приказа о внесении изменения к штатному расписанию.

Как внести запись в трудовую книжку при изменении штатного расписания с формулировкой о переименовании должности?

Что касается формулировки текста о переименовании должности/профессии, вносимого в графу 3, Инструкция по заполнению трудовых книжек ничего об этом не говорит. Но если вспомнить запись, вносимую в трудовую книжку работающего в случае изменения названия предприятия (организации), где он трудится, то можно аналогичным образом отразить и переименование его должности (профессии).

То есть текст графы 3 сведений о работе будет следующим: «Должность … (указывается прежняя) с такого-то числа (дата начала действия штатного расписания) переименована в должность … (указывается новая)». С этой записью в трудовой книжке, как и всеми прочими, ее владелец должен быть ознакомлен под подпись.

Переименование должности в штатном расписании – порядок действий

Работодателю может потребоваться провести переименование должности в штатном расписании во многих случаях, и при этом ему необходимо следовать установленному законодательно порядку действий. Необходимые шаги и процедуры могут различаться в зависимости от ряда обстоятельств – например того, проводится переименование должности с изменением трудовой функции или без него. Но кроме этого каждой стороне трудового договора следует учитывать и иные нюансы, связанные с переименованием должности, например – обязательное фиксирование изменений не только в штатном расписании, но и в трудовой книжке сотрудника, а также в трудовом договоре.

Возможно ли переименование должности в штатном расписании – нормы ТК РФ

Штатное расписание является документом, обязательным для применения практически во всех субъектах хозяйствования, осуществляющих трудовые взаимоотношения с сотрудниками. Оно обеспечивает не только фиксацию непосредственной численности сотрудников предприятия, но также регламентирует должности сотрудников, систему оплаты и иные особенности их трудовой деятельности. При этом прием на работу новых сотрудников и иные кадровые процедуры должны осуществляться исключительно в соответствии с действующим штатным расписанием.

Читайте также:  Заявление в налоговую по лечению родителей

Непосредственно обязательность штатного расписания не закреплена в положениях трудового законодательства прямо. Косвенно на необходимость его наличия указывают положения статей 15 и 57 ТК РФ, а также нормативы действующего законодательства в вопросах ведения трудовых книжек. Единственными субъектами хозяйствования, которые могут исключить пользование штатным расписанием из своих обязанностей работодателя, являются микропредприятия.

Соответственно, учитывая важность данного документа и его юридическую значимость, переименование должности в штатном расписании должно отображаться в первую очередь. При этом данное требование касается в том числе и тех ситуаций, когда смена наименования должности практически не изменяет реальной трудовой функции работника, а просто затрагивает само название занимаемого рабочего места, профессии или уровня квалификации.

Основания для переименования должности в штатном расписании

Практически любое предприятие стремится к развитию, и одним из элементов развития является изменение штатного расписания. Более подробно об основаниях для изменения штатного расписания можно прочитать в отдельной статье, здесь же будет рассмотрена в первую очередь непосредственно процедура переименования должностей с сохранением трудовой функции или с её изменением. Смена названия должности в штатном расписании может производиться с различными целями, к которым можно отнести:

Расширение круга обязанностей сотрудников. Согласно нормативам, изложенным в статье 60.2 ТК РФ, при данной операции проводится также изменение наименования должности, если это не касается всех сотрудников данной должности по предприятию в общем.

  • Приведение в соответствие с ЕТКС наименований должностей. Данная операция проводится в случае, если профессия сопряжена с вредными условиями, дающими права на дополнительные социальные гарантии и досрочный выход на пенсию соответственно положениям ст. 195.3 ТК РФ.
  • Изменение наименования профессии для соответствия его требованиям установленных профстандартов. Правовое регулирование означенного вопроса обеспечивается нормативами статьи 195.2 ТК РФ.
  • Смена названия структурного подразделения или вида его деятельности, в том числе при расширении сфер обслуживания также может потребовать переименования должностей.
  • Работодатель может пойти навстречу работнику и произвести переименование должности на более престижную для улучшения трудовой истории и соответствующей записи в трудовых книжках.

    Оптимизация кадровой политики также может включать в себя слияние определенных должностей или наоборот – их разделение, что тоже может повлечь за собой их переименование.

    Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании

    Действующее законодательство предусматривает соблюдение определенного порядка действий при переименовании должности в штатном расписании. Как и любой другой локальный нормативный акт, влияющий на трудовые обязанности работников и систему оплаты труда, в соответствии с положениями статьи 372 ТК РФ, штатное расписание может изменяться только при условии уведомления первичного органа, представляющего интересы работников, которым чаще всего является профсоюзная организация. Представительный орган сотрудников вправе делать работодателю замечания и предлагать изменения, однако работодатель не обязан в принудительном порядке принимать данные поправки или ограничения.

    Рекомендуется, чтобы работодатель прилагал также к проекту изменения штатного расписания и объяснение своих действий. Данная процедура не является обязательной, однако сможет впоследствии в случае возникновения трудовых споров подтвердить его правоту как в судебном, так и в досудебном порядке. В целом же порядок действий при переименовании должности в штатном расписании после уведомления профсоюза или иного органа, представляющего интересы работников, может выглядеть следующим образом:

    Написание сопровождающей записки с объяснением переименования должности. При этом каких-либо предусмотренных законом обоснований работодателю искать нет необходимости – он имеет возможность указать практически любую информацию.

  • Создание приказа про внесение изменений в штатное расписание. Данный приказ также составляется в свободной форме, но он должен обязательно содержать наименование изменяемых должностей, дату составления документа и подпись работодателя.
  • Предварительное уведомление работников, которых затронут изменения, за два месяца до вступления приказа в силу. Работодателю следует побеспокоиться о получении согласия сотрудников, а также о документальном подтверждении факта их уведомления.
  • Непосредственное внесение корректировок в штатное расписание осуществляется на основании приказа после того, как все сотрудники подтвердят о своем согласии с изменениями либо – когда пройдёт двухмесячный срок с момента уведомления работников.
  • К трудовому договору заключается дополнительное соглашение о переименовании должности в штатном расписании с изменением трудовой функции и об изменении должностных обязанностей и системы оплаты труда, если таковые действия предполагаются.
  • Работодатель также обязан внести изменения в трудовую книжку работника в связи с переименованием должности сотрудника.
  • Читайте также:  Возражения на апелляционную жалобу по гражданскому делу: пример возражения

    Отдельные нюансы следует учитывать работодателю в зависимости от того, как именно будет производиться переименование должности и какие последствия оно за собой повлечет.

    Если на предприятии происходит переименование должности в штатном расписании без изменения трудовой функции работника, системы оплаты труда и его размера, должностных обязанностей и места работы, то работодатель может обойтись без документального оформления перевода сотрудника. Также он может избежать обязанности по уведомлению профсоюзной организации, так как в данной ситуации права работника никоим образом не могут быть нарушены, ведь ни оплата, ни должностные обязанности не изменяются.

    Не просто название: порядок действий при изменении должности в штатном расписании

    Обязательным требованием при разработке и утверждении штатного расписания является присвоение штатным единицам таких наименований должностей, которые указаны в общероссийском классификаторе профессий, должностей и тарифных разрядов ОК 016-94.

    Такие же названия вносятся в трудовую книжку при ее заполнении. Переименование должности происходит согласно пунктов Постановлении Госкомстата РФ №1, датированного 05.01.2004.

    Когда необходимо изменение?

    Необходимость изменения названия должности наступает, когда в тарифно-квалификационный справочник вносятся новые характеристики для тарифных разрядов, а в справочнике должностей служащих, руководства или специалистов появляются новые наименования. Так как прежнее название становится уже некорректным, на его место вводится новое, соответствующее нормативам.

    Требование об изменении становится особенно актуальным, когда речь заходит о возможности предоставления определенных льгот работнику, который реально занимается работой, обеспеченную конкретными привилегиями. Но льготу он может не получить из-за внесения в профильные документы несуществующее название должности.

    Другими вескими причинами переименования и оформлению изменений в ф. Т-3 (штатное расписание) бывают:

    • переименование названия отдела, службы или филиала;
    • исправление ошибочного названия, несоответствующего наименованию должности в трудовом соглашении;
    • создание нового структурного подразделения;
    • увеличение круга обязанностей определенного работника;
    • сокращение ввиду объективных причин вакансий работающих. При этом их количество должно составлять не менее 5%;
    • расширение сферы обслуживания компании или ее подраздела.

    Обязательным условием выполнения требований профстандартов является переименование должностей сотрудников, когда их работа связана с предоставлением ограничений, льгот либо компенсаций. Норма действует согласно ст. 57 ТК РФ

    В варианте, когда профстандарт по данной должности еще не утвержден – корректировку наименования необходимо производить в согласно наименованиям из тарифно-квалификационного справочника или классификатора должностей (профессий).

    Например, «уборщицу» необходимо переименовать в «специалиста по клинингу», но функционал при этом не поменяется.

    С другой стороны, если сотрудник предприятия зачислен и работает на должности, по которой, например, он имеет право на льготную пенсию или сокращенную рабочую неделю – такую должность переименовывать нельзя, хотя работодатель может называть должности по своему усмотрению. В противном случае сотрудник компании потеряет возможность уйти раньше на пенсию, хотя проработал долгие годы во вредных условиях.

    Переименование должности рабочего, инженерно-технического работника или служащего без изменения их трудовых функций переводом не является (ст. 72, ч. 1 ТК РФ).

    Порядок действий

    Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения.

    Если на рабочем месте уже работает сотрудник

    Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:

    Обоснование корректировки и уведомление сотрудника

    Согласно действующим статьям Трудового кодекса России название должности является неотъемлемой частью текстовой редакции трудового соглашения с работодателем.

    Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.

    Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес. Образец уведомления может выглядеть так:

    Ознакомление с дополнительным соглашением

    Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании. При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.

    В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.

    Если ни один из предложенных вариантов работнику не подходит – человека можно уволить, но прекращение трудовых взаимоотношений нужно произвести не раньше, чем пройдет 2 месяца с момента уведомления.

    Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.

    Читайте также:  Как получить рвп ребенку если у матери внж в рф

    Издание приказа

    По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:

    • новое название должности;
    • дата вступления переименования в силу.

    С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.

    Внесение записей в кадровые документы

    Введению записей подлежат:

    • штатное расписание. С новыми формулировками ознакомливают всех должностных лиц, которых касаются изменения;
    • личная карточка по ф. Т-2. Запись содержит сведения, отраженные в приказе, и дату его подписания. Работник должен в течение недели ознакомиться с записью в карточку;
    • трудовая книжка. При этом, в первой и второй колонке проставляется порядковый номер и дата, в третьей – запись о переименовании. В четвертую колонку заводятся реквизиты приказа;
    • должностная инструкция. Ее не обновляют, просто создается дополнительное соглашение со ссылками на новое название.

    Рабочее место не занято

    В варианте, когда переименовывается вакантная должность, процедура происходит проще. После оформления пояснительной записки, обосновывающей корректировку, создается распорядительный акт (распоряжение директора или приказ,) с указанием о внесении запланированных изменений в наименования вакансий. Одни вакантные штатные единицы можно сократить, а другие – ввести. Новое штатное расписание утверждается другим приказом.

    Выдерживать двухмесячный интервал между событиями не надо, т.к. никаких нарушений интересов работников нет.

    Полезное видео

    Посмотрите видео о процедуре изменения должностей в штатном расписании и как правильно это оформить:

    Как внести изменения в штатное расписание?

    Организации вправе периодически вносить изменения в штатное расписание. В каких случаях нужно утверждать новое штатное расписание и уведомлять работников об изменениях — узнаете из нашей статьи.

    Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

    По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

    Оформить изменения можно двумя способами:

    • приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
    • приказом об утверждении нового штатного расписания.

    «Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

    Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены.

    Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

    Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

    Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

    Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

    После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

    Письменно уведомить работника нужно в случаях:

    • изменения оклада;
    • переименования должностей;
    • переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
    • перевода на другую должность;
    • сокращения штата;
    • в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

    Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.