Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах

Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа – «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Читайте также:  Как пожаловаться на яндекс такси смоленск

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

– изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

– указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

– одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

– ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.

Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.

В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

  • фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
  • место жительства (при переезде или смене регистрации);
  • сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
  • паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

  • Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
  • Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
  • Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под рос­пись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Читайте также:  Какие ограничения для компаний управляющих деньгами нпф

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Фе­де­рации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методически­ми рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.

В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Далее, согласно п. 17 Инструкции, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

смена прописки, смена паспорта

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам – это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум – для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы – это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Цитата
dom28543@yandex.ru пишет:
необходимо взять с сотрудников заявление, издать приказ по л/с, зарегистрировать
и внести изменения
Цитата
Дюймовочка пишет:
сотрудник принес копию нового паспорта (сменил по возрасту, фамилия осталась та
же), второй сменил прописку

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор, если изменились паспортные данные: прописка, фамилия?

Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника законодательством не урегулирован.
Прямо предусмотрена обязанность работодателя в случае изменения сведений о работнике внести изменения только в трудовую книжку и личную карточку работника, а также поменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а также ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”).
Однако считаем, что для приведения всех документов работника в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор в случае изменения сведений о работнике все же стоит. Такие изменения окажутся очень кстати в тот момент, когда понадобится заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, ведь в нем будут указаны уже изменившиеся сведения о работнике.
По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни утверждают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, а другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.
В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих личность работника, должны быть указаны в трудовом договоре. Причем эти данные относятся к сведениям и не являются условиями трудового договора. Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.
В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.
По нашему мнению, более корректно действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.
Однако на практике многие работодатели в случае изменения сведений о работнике подписывают с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.
На наш взгляд, сам вопрос о том, заключать или нет дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию или поменял паспорт, не является принципиальным.
Что касается данных о регистрации работника по месту жительства, то такие сведения в трудовом договоре вообще не указываются (часть первая ст. 57 ТК РФ). Поэтому необходимости вносить изменения в трудовой договор при смене работником места жительства не возникает.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Чибисова Марина

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кикинская Анна

15 августа 2008 г.

А я вот что нашла:

Вопрос: Каким образом вносятся изменения в трудовой договор, если изменились только паспортные данные, прописка или фамилия работника?

Ответ: Основные требования к содержанию трудового договора изложены в ст. 57 Трудового кодекса РФ.

С принятием новой редакции ТК РФ эти требования были существенно дополнены. Например, помимо включения фамилии, имени и отчества работника, теперь ст. 57 ТК РФ устанавливает обязательность включения сведений о документах, удостоверяющих личность работника, т.е. сведений, позволяющих идентифицировать сторону трудового договора.

Такими документами для граждан РФ являются общегражданский паспорт, удостоверение личности, паспорт моряка, справка установленной формы и иные документы (см., например, Федеральный закон от 12.06.2002 N 67-ФЗ “Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации”;).

В сведениях о документах необходимо указать наименование документа, орган, выдавший этот документ, номер документа и дату его выдачи.

Адрес места жительства и дату рождения работника стороны могут вносить по взаимному согласию, законодательством внесение этих сведений не регулируется.

Соответственно, поскольку при смене фамилии работника или замене паспорта по возрасту изменяются и сведения о документе, удостоверяющем личность, стороны трудового договора должны внести измененные сведения во все учетные документы работника.

Процедура внесения измененных сведений в трудовой договор трудовым законодательством не регулируется.

Существует мнение, что данные сведения необходимо вносить в текст трудового договора по аналогии с внесением недостающих сведений ( ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Данное мнение кажется нам спорным, поскольку в законе прямо указано на внесение именно недостающих сведений, а не измененной информации.

Существует точка зрения, что с работником необходимо заключить дополнительное соглашение о внесении изменений в трудовой договор по аналогии со ст. 72 ТК РФ.

Данная точка зрения также небесспорна, поскольку ст. 72 ТК РФ устанавливает необходимость заключения дополнительного соглашения при изменении условий трудового договора, а не информации о стороне договора.

Поскольку законодатель не урегулировал данный вопрос, полагаем, что стороны вправе самостоятельно определить, каким образом внести изменения в сведения о работнике.

Обращаем внимание, что при внесении изменений (как путем составления соглашения, так и путем внесения изменений в текст договора) необходимо изменить только сведения о документе, удостоверяющем личность работника, и сведения об имени, фамилии и отчестве. Изменения, касающиеся адреса регистрации по месту жительства, в трудовом договоре указывать не обязательно.

Рекомендуем произвести следующие действия:

1) работник, изменивший фамилию или заменивший паспорт по иным причинам, должен подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных;

2) на основании заявления работодатель должен издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом работника следует ознакомить под роспись;

3) после издания приказа внести изменения во все учетные документы.

При смене фамилии работника изменения должны вноситься не только в трудовой договор.

Например, изменение фамилии должно быть отражено в личной карточке (унифицированная форма N Т-2 , утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), трудовой книжке ( Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), страховом свидетельстве ПФР ( п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”;).

Если фамилию изменил руководитель организации, об этом нужно сообщить также и в налоговую инспекцию по месту регистрации организации в трехдневный срок. Такое правило установлено п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”.

Исходя из изложенного полагаем, что стороны должны внести измененные сведения во все соответствующие документы. Порядок внесения изменений в трудовой договор стороны вправе установить самостоятельно.

Предлагаем воспользоваться аналогией с внесением изменений в трудовые книжки. Прежние сведения аккуратно зачеркиваются одной чертой, сверху пишутся новые сведения, ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений. Изменения заверяются подписями работодателя и работника, скрепляются печатью работодателя.

О.Г.Кондратьева

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

09.02.2011