Делопроизводство оформление заявлений — Юридическое бюро

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Обзор законодательства за период с 28 сентября по 4 октября
  • Как сделать офис стерильным в условиях карантина
  • Должен ли самозанятый платить страховые взносы
  • Сдает ли самозанятый налоговую отчетность
  • Новые рекомендации Роспотребнадзора для работодателей
  • Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня

Нормативная база

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

  • входящий (поступающий в организацию);
  • исходящий (направленный из организации);
  • внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2020

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

  1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
  3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Делопроизводство оформление заявлений — Юридическое бюро

Ваше дело будет вести адвокат Наталья Тарасова —
эксперт в области земельных и имущественных
споров в Москве и МО

Юридическое бюро Натальи Тарасовой за 12 лет выиграло в суде
более 400 споров
по вопросам:

Самостоятельные попытки
разрешить спор редко
оказываются эффективными

В земельных спорах есть «подводные камни»,
о которых вы даже не догадывались:

Статистика судебных
споров показывает,
что подавляющее число судов без привлечения
юриста было проиграно гражданами

В тоже время те, кто решил судиться с поддержкой адвоката-эксперта
в области земельного права, выигрывали дела в более
чем 98% случаев!

Посмотрите на несколько земельных споров, которые
были выиграны
юридическим бюро
Натальи Тарасовой

В 2013 году Ольга получила жилой дом и участок, и 5 лет не могла оформить его в собственность

В 2013 году Ольге в порядке наследования перешло право собственности на жилой дом.

При доме находился земельный участок, который не вошел в наследственную массу, так как право собственности наследодатель на него не оформил.

Ольга пыталась оформить этот земельный участок через администрацию и суд, однако постоянно получала отказы.

Спустя пять лет неудачных попыток оформить землю при доме она обратилась в нашу компанию.

Читайте также:  Агентский договор на поиск склада под аренду

После обращения в «Юридическое Бюро» Ольга оформила участок за 10 дней.

В 2013 году Ольге в порядке наследования перешло право собственности на жилой дом.

При доме находился земельный участок, который не вошел в наследственную массу, так как право собственности наследодатель на него не оформил.

Ольга пыталась оформить этот земельный участок через администрацию и суд, однако постоянно получала отказы.

Спустя пять лет неудачных попыток оформить землю при доме она обратилась в нашу компанию.

Регистрация права собственности на земельный участок заняла всего 10 рабочих дней и стоила 30000 рублей. В данном случае не требовалось обращаться в суд с исковым заявлением о признании права собственности на земельный участок и не было необходимости выкупать участок из земель неразграниченной государственной собственности.

В соответствии с ФЗ “О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации” от 25.10.2001 N 137-ФЗ граждане, к которым перешли в порядке наследования или по иным основаниям права собственности на здания, строения и (или) сооружения, расположенные на земельных участках, вправе зарегистрировать права собственности на такие земельные участки.

Можно избежать потерю времени и огромные расходы, всего лишь зная, какой закон применим к соответствующим правоотношениям. В течение 5 лет Ольга пыталась оформить участок в собственность и оформила его за 10 дней после обращения в «Юридическое бюро».

Светлана могла сэкономить 200 000 руб. и 2 года на оформление участка.

У семьи Светланы с 80-х годов в пользовании находился земельный участок площадью 1500 кв.м. для ведения личного подсобного хозяйства. Родители умерли, и возникла необходимость оформить этот участок в собственность.

Светлана пришла к нам по совету нашей общей знакомой, уже отчаявшись что-либо сделать. Она рассказала, что два года назад заключила договор с юристом на оформление земельного участка, заплатив 200 000 рублей, но результат до сегодняшнего дня так и не получила.

Светлана безрезультатно потратила 200 тыс. руб. и 2 года на оформление участка, но получила все документы через 2 месяца работы с «Юридическим бюро».

У семьи Светланы с 80-х годов в пользовании находился земельный участок площадью 1500 кв.м. для ведения личного подсобного хозяйства. Родители умерли, и возникла необходимость оформить этот участок в собственность.

Светлана пришла к нам по совету нашей общей знакомой, уже отчаявшись что-либо сделать. Она рассказала, что два года назад заключила договор с юристом на оформление земельного участка, заплатив 200 000 рублей, но результат до сегодняшнего дня так и не получила.

К подобным правоотношениям необходимо было применить ст. 49 ФЗ от 13.07.2015 N 218-ФЗ “О государственной регистрации недвижимости” и зарегистрировать право собственности на основании выданной органом местного самоуправления выписки из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на указанный земельный участок.

Получение выписки, постановка на кадастровый учет земельного участка и регистрация права собственности на него заняла всего два месяца и стоила в два раза дешевле потраченных Светланой денег до прихода к нам. Готовые документы Светлана забирала со слезами на глазах.

Обжаловали решение суда и оформили земельный участок в СНТ менее чем за 5 месяцев.

История, которая произошла с Людмилой Ивановной, достаточно распространенная.

В 90-х годах ей предоставили земельный участок в СНТ, однако документ на землю не выдали. Она исправно платила членские взносы, пользовалась участком, принимала участие в жизни СНТ.

Но когда в серьез занялась оформлением земельного участка, поняла, что перед ней непреступная стена. Женщина обратилась в суд за защитой своих прав и законных интересов, однако в удовлетворении иска ей было отказано.

Помогли избежать сноса дома, оформили участок в собственность, зарегистрировали дом и получили пониженный тариф на ЖКХ.

История, которая произошла с Людмилой Ивановной, достаточно распространенная.

В 90-х годах ей предоставили земельный участок в СНТ, однако документ на землю не выдали. Она исправно платила членские взносы, пользовалась участком, принимала участие в жизни СНТ.

Но когда в серьез занялась оформлением земельного участка, поняла, что перед ней непреступная стена. Женщина обратилась в суд за защитой своих прав и законных интересов, однако в удовлетворении иска ей было отказано.

Обратилась Людмила Ивановна в «Юридическое Бюро» с просьбой оформить земельный участок, когда уже надежды совсем не осталось. Мысль о том, что дом, который стоит на этом земельном участке, придется снести, не давала ей покоя. Она уже много лет жила в этом доме… На самом деле, никакой проблемы с оформлением у Людмилы Ивановны не было, она просто «стучала не в ту дверь».

Юрист ЮрБюро в рассматриваемом случае применил ст. 3 ФЗ от 25.10.2001 N 137-ФЗ “О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации” и оформил «под ключ» земельный участок менее чем за пять месяцев.

Теперь мы приступаем к регистрации права собственности на дом, но сделаем это в 2019 году, когда вступит в силу Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ “О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”.

В соответствии с этим законом мы зарегистрируем дом с назначением – жилой. Что это значит? Семья Людмилы Ивановны будет иметь возможность зарегистрироваться в этом доме, и еще один приятный бонус – пониженный тариф на электроэнергию.

Делопроизводство оформление заявлений — Юридическое бюро

Ваше дело будет вести адвокат Наталья Тарасова —
эксперт в области земельных и имущественных
споров в Москве и МО

Юридическое бюро Натальи Тарасовой за 12 лет выиграло в суде
более 400 споров
по вопросам:

Самостоятельные попытки
разрешить спор редко
оказываются эффективными

В земельных спорах есть «подводные камни»,
о которых вы даже не догадывались:

Читайте также:  Возврат страховки в компании «Ренессанс Страхование»

Статистика судебных
споров показывает,
что подавляющее число судов без привлечения
юриста было проиграно гражданами

В тоже время те, кто решил судиться с поддержкой адвоката-эксперта
в области земельного права, выигрывали дела в более
чем 98% случаев!

Посмотрите на несколько земельных споров, которые
были выиграны
юридическим бюро
Натальи Тарасовой

В 2013 году Ольга получила жилой дом и участок, и 5 лет не могла оформить его в собственность

В 2013 году Ольге в порядке наследования перешло право собственности на жилой дом.

При доме находился земельный участок, который не вошел в наследственную массу, так как право собственности наследодатель на него не оформил.

Ольга пыталась оформить этот земельный участок через администрацию и суд, однако постоянно получала отказы.

Спустя пять лет неудачных попыток оформить землю при доме она обратилась в нашу компанию.

После обращения в «Юридическое Бюро» Ольга оформила участок за 10 дней.

В 2013 году Ольге в порядке наследования перешло право собственности на жилой дом.

При доме находился земельный участок, который не вошел в наследственную массу, так как право собственности наследодатель на него не оформил.

Ольга пыталась оформить этот земельный участок через администрацию и суд, однако постоянно получала отказы.

Спустя пять лет неудачных попыток оформить землю при доме она обратилась в нашу компанию.

Регистрация права собственности на земельный участок заняла всего 10 рабочих дней и стоила 30000 рублей. В данном случае не требовалось обращаться в суд с исковым заявлением о признании права собственности на земельный участок и не было необходимости выкупать участок из земель неразграниченной государственной собственности.

В соответствии с ФЗ “О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации” от 25.10.2001 N 137-ФЗ граждане, к которым перешли в порядке наследования или по иным основаниям права собственности на здания, строения и (или) сооружения, расположенные на земельных участках, вправе зарегистрировать права собственности на такие земельные участки.

Можно избежать потерю времени и огромные расходы, всего лишь зная, какой закон применим к соответствующим правоотношениям. В течение 5 лет Ольга пыталась оформить участок в собственность и оформила его за 10 дней после обращения в «Юридическое бюро».

Светлана могла сэкономить 200 000 руб. и 2 года на оформление участка.

У семьи Светланы с 80-х годов в пользовании находился земельный участок площадью 1500 кв.м. для ведения личного подсобного хозяйства. Родители умерли, и возникла необходимость оформить этот участок в собственность.

Светлана пришла к нам по совету нашей общей знакомой, уже отчаявшись что-либо сделать. Она рассказала, что два года назад заключила договор с юристом на оформление земельного участка, заплатив 200 000 рублей, но результат до сегодняшнего дня так и не получила.

Светлана безрезультатно потратила 200 тыс. руб. и 2 года на оформление участка, но получила все документы через 2 месяца работы с «Юридическим бюро».

У семьи Светланы с 80-х годов в пользовании находился земельный участок площадью 1500 кв.м. для ведения личного подсобного хозяйства. Родители умерли, и возникла необходимость оформить этот участок в собственность.

Светлана пришла к нам по совету нашей общей знакомой, уже отчаявшись что-либо сделать. Она рассказала, что два года назад заключила договор с юристом на оформление земельного участка, заплатив 200 000 рублей, но результат до сегодняшнего дня так и не получила.

К подобным правоотношениям необходимо было применить ст. 49 ФЗ от 13.07.2015 N 218-ФЗ “О государственной регистрации недвижимости” и зарегистрировать право собственности на основании выданной органом местного самоуправления выписки из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на указанный земельный участок.

Получение выписки, постановка на кадастровый учет земельного участка и регистрация права собственности на него заняла всего два месяца и стоила в два раза дешевле потраченных Светланой денег до прихода к нам. Готовые документы Светлана забирала со слезами на глазах.

Обжаловали решение суда и оформили земельный участок в СНТ менее чем за 5 месяцев.

История, которая произошла с Людмилой Ивановной, достаточно распространенная.

В 90-х годах ей предоставили земельный участок в СНТ, однако документ на землю не выдали. Она исправно платила членские взносы, пользовалась участком, принимала участие в жизни СНТ.

Но когда в серьез занялась оформлением земельного участка, поняла, что перед ней непреступная стена. Женщина обратилась в суд за защитой своих прав и законных интересов, однако в удовлетворении иска ей было отказано.

Помогли избежать сноса дома, оформили участок в собственность, зарегистрировали дом и получили пониженный тариф на ЖКХ.

История, которая произошла с Людмилой Ивановной, достаточно распространенная.

В 90-х годах ей предоставили земельный участок в СНТ, однако документ на землю не выдали. Она исправно платила членские взносы, пользовалась участком, принимала участие в жизни СНТ.

Но когда в серьез занялась оформлением земельного участка, поняла, что перед ней непреступная стена. Женщина обратилась в суд за защитой своих прав и законных интересов, однако в удовлетворении иска ей было отказано.

Обратилась Людмила Ивановна в «Юридическое Бюро» с просьбой оформить земельный участок, когда уже надежды совсем не осталось. Мысль о том, что дом, который стоит на этом земельном участке, придется снести, не давала ей покоя. Она уже много лет жила в этом доме… На самом деле, никакой проблемы с оформлением у Людмилы Ивановны не было, она просто «стучала не в ту дверь».

Юрист ЮрБюро в рассматриваемом случае применил ст. 3 ФЗ от 25.10.2001 N 137-ФЗ “О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации” и оформил «под ключ» земельный участок менее чем за пять месяцев.

Теперь мы приступаем к регистрации права собственности на дом, но сделаем это в 2019 году, когда вступит в силу Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ “О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”.

Читайте также:  Если квартира в дарственной налог платится

В соответствии с этим законом мы зарегистрируем дом с назначением – жилой. Что это значит? Семья Людмилы Ивановны будет иметь возможность зарегистрироваться в этом доме, и еще один приятный бонус – пониженный тариф на электроэнергию.

Организация работы в юридическом отделе

Краткое содержание:

Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.

За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.

На начальном этапе моей работы в этой организации там не было никакой системы, поэтому все, что так или иначе касалось юридического сопровождения деятельности компании, двигалось в хаотичном порядке. Нужно было актуализировать порядок, сформированный в моем понимании на предыдущих работах, настроить его «под себя». А в завершении, когда мои полномочия существенно расширились и мне понадобился помощник, пришлось еще раз пересмотреть свой подход к организации работы.

Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.

Для меня этот момент оказался самым трудным, но статья не об этом.

Порядок в документации — залог успеха

Работа в юридическом отделе начинается с банальностей – чистого стола каждый вечер перед уходом домой и «железного» порядка учета.

Юристы работают с большим объемом документов, поэтому лучше с самого начала организовать строгий учет.

Тогда рост числа договоров, входящей и исходящей корреспонденции пройдет абсолютно спокойно – и ваша служба легко справится и с сотней, и с тысячей договоров ежегодно.

Я делала это следующим образом – завела 4 журнала строгой отчетности:

  • договоры с поставщиками;
  • договоры с покупателями;
  • журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
  • журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).

Хочу отметить, что, если в вашей компании есть приемная с секретарем, то два последних журнала в юротделе не нужны.

В книгах учета отмечается факт выдачи ответственному сотруднику и приема на хранение в юротдел всех документов, касающихся юридического сопровождения компании, ставится собственная подпись сотрудника и дата выдачи/принятия.

Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.

Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.

Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.

Локальные акты

Юристам необходимо разработать ряд локальных нормативно-правовых актов. Без них хаос в документообороте будет расти в геометрической прогрессии одновременно с ростом компании: положение о договорной работе, положение о взыскании дебиторской задолженности, положение об архивации юридических документов.

1. Думаю, что положение о создании и функционировании вашего отдела, а также должностные инструкции сотрудников уже составлены отделом кадров, если же нет – займитесь этим сами. Чем прозрачнее и четче будет описан процесс вашей работы, тем быстрее и слаженнее она будет идти.

2. Конечно, я бы еще посоветовала разработать положение или регламенты об участии в переговорах, о взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, но это по мере необходимости.

3. Положение о договорной работе – основополагающий, необходимый свод правил, описывающий бизнес-процессы, происходящие от момента переговоров по заключению договора с контрагентом до порядка сдачи его в архив. Данное положение должно:

  • детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
  • устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
  • содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.

4. Положение о взыскании дебиторской задолженности детально описывает претензионную работу при возникновении задолженности в пользу вашей компании: от сообщения о возникновении просроченной задолженности контрагента до принятия решения о передаче спора в суд.

5. Положение об архиве систематизирует виды и порядок хранения юридически-значимых документов. Это также немаловажно закрепить на бумаге. Часто бывает, что сотрудники не знают нормы хранения и избавляются от документов уже после истечения срока исковой давности по общему правилу гражданского кодекса.

И в заключение хочу сказать – для того чтобы правила работали в компании, юристы должны соблюдать их в первую очередь сами.

Когда механизм отлажен, а все шаги скрупулёзно продуманы и обозначены, текущая деятельность больше не создает неприятностей – вы сможете уделять больше времени самообразованию, развитию своей компании, тестированию новинок и прочим приятным вещам, которые способствуют успешности дела.

Если есть какие-то вопросы по теме, я с радостью отвечу на них.