Как правильно внести изменения в личную карточку

Как правильно внести изменения в личную карточку?

Как внести изменения в личную карточку – довольно распространенный вопрос, возникающий у работников кадровой службы. Наша статья поможет на него ответить.

Оформление личной карточки

На каждого нового сотрудника при приеме на работу кадровая служба оформляет его личную карточку. Основанием для этого служат приказ о приеме на работу и запись в трудовой книжке. Законодательство не содержит прямого указания на использование унифицированной формы карточки. Компания вправе самостоятельно разработать приемлемую форму данного документа (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1) либо использовать документ по форме Т-2 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2005 № 1).

В карточке отражается основная информация о сотруднике – данные его паспорта, сведения об образовании, опыте работы и прочее. Основанием для заполнения служат подтверждающие документы, предоставленные работником. Список необходимых документов указан в ст. 65 ТК РФ.

Некоторые данные в карточке необходимо заверять личной подписью, поэтому имеет смысл оформлять ее на бумажном носителе. Не рекомендуется заменять старую карточку новой. Часть информации может быть утеряна, и при необходимости у кадровой службы не будет полной картины по сотруднику.

На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карточек сотрудников. А некорректное заполнение данного документа или его отсутствие проверяющие органы могут расценить как нарушение трудового законодательства. В связи с этим у работников кадровых служб при заполнении личной карточки возникают различные вопросы. Один из самых распространенных – как внести изменение в личную карточку?

Внесение изменений в личную карточку

Необходимость изменить сведения о сотруднике возникает довольно часто. Как правило, это происходит, если сотрудник:

  • сменил фамилию;
  • изменил место жительства;
  • получил новый паспорт;
  • вступил в брак;
  • получил новое образование, степень, квалификацию;
  • прервал свой отпуск;
  • перевелся на другую работу или должность;
  • восстановился после увольнения и др.

При внесении изменений важно определить – нужно изменить существующие данные или дополнить уже существующие.

Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой. Новые данные пишут над старыми или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают указывать реквизиты документов, на основании которых производится новая запись. Однако отметим, что законодательством это прямо не предусмотрено. Внесение новых данных должно быть заверено подписью работника кадровой службы с указанием даты.

Таким же образом исправляются неверно указанные данные или допущенные в них ошибки.

Иногда требуется дополнить существующие данные новыми. Например, когда сотрудник получил новое образование или квалификацию. В этом случае делается дополнительная запись. Если места недостаточно, оформляется вкладной лист, куда и заносится дополнительная информация.

Итоги

Трудовое законодательство не содержит прямого указания работодателю вести личные карточки сотрудников. В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете предприятия. В интересах работодателя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих органов не возникло претензий по данному вопросу.

Ведение кадрового учета зачастую вызывает много вопросов. Полезную и актуальную информацию по данной теме можно узнать из наших статей:

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Читайте также:  Налог на авто для инвалидов 1 группы

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ. Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

Как внести изменения в личную карточку: пошаговая инструкция

Внесение изменений в личную карту – это считается довольно распространенный вопрос, который возникает у сотрудников в кадровом фонде. В этой статье мы разберемся.

Оформление личной карточки

На каждого работника при приеме на трудовую деятельность кадровый фонд оформляет его личную карту. Основанием для этого служат приказы о приеме на работу и запись в трудовой книге. Закон не содержит прямых указаний на использование унифицированной формы карты. Организация имеет право индивидуально разработать приемлемую форму этого документа.

В карте отражается основная информация о работнике – информацию его паспорта, данные об образовании, опыте работы и другие. Основанием для заполнения служат подтверждающие бумаги, предоставленные сотрудником. Список нужных документов указан в статье 65 Трудового кодекса России.

Некоторые данные в карте нужно заверять личной подписью, поэтому имеется смысл оформлять ее на документальном носителе. Не рекомендуется заменять старую карту новой. Часть данных может быть уверена, и при нужности у кадровых фондов не будет полной картины по работнику.

На данный момент нет нормативно-правового акта с четкими рекомендациями о порядке ведения личных карт работников. А некорректное заполнение этого документа или его отсутствие проверяющие службы могут расценить как нарушение трудового закона. В связи с этим у сотрудников кадровых служб при заполнении личной карты возникают различные вопросы. Один самый распространенный это – как внести изменение в личную карту.

Внесение изменений в личную карту

Необходимость изменить информацию о работнике возникает довольно часто.

  • Изменение фамилии;
  • Изменение места жительства;
  • Получение нового паспорта;
  • Вступление в брак;
  • Получение нового образования, степень, квалификацию;
  • Прерывание отпуска;
  • Перевод на другую трудовую деятельно или должность;
  • Восстановление после увольнения и прочее.

При внесении изменений нужно определить – важно изменить существующую информацию или дополнить уже существующие данные.

Если речь идет об изменении имеющихся данных о работнике, к примеру, фамилии или адреса места жительства, то старую информацию зачеркивают одной чертой. Новую информацию пишут над устаревшими данными или справа от них. Некоторые кадровики предпочитают уточнять реквизиты бумаг, на основании которых происходит новая запись. Однако нужно отметить, что закон это прямо не предусматривает. Внесение новой информации обязано быть заверено подписью сотрудника кадровой службы с уточнением даты.

Таким же образом будут исправлены неверно указанные данные или допущенные в них ошибки.

Важно! Иногда нужно дополнить существующую информацию новыми. К примеру, когда работник получит новую квалификацию, или новое образование. В этом случае делается дополнительные записи. Если же место недостаточно, то оформляется вкладной бланк, куда и вносят дополнения и информацию.

Рассмотрим пример, например работник, меняет свою фамилию, необходимо внести корректировки в кадровые бумаги. Одна из них – личная карточка. Изменение фамилии работников отражается, в том числе, и в ней. Рассмотрим, как сделать это без единой ошибки.

Читайте также:  Как узаконить план дома учреждение

Необходимо принять заявление и издать приказ.

Перед тем как внести изменения в личную карту необходимо начать с заявления работника. Именно работник своим заявлением инициирует весь процесс внесения изменений в кадровые бумаги.

К заявлению работника в неотъемлемом порядке обязаны быть приложены ксерокопии подтвердительных документов. Ведь без них не получится доказать факт изменения фамилии. В обычном случае, этими документами выступают и свидетельство о браке и паспорт.

После этого как заявление написано, необходимо издавать указ. В согласовании с ним кадровые сотрудники изменяют документы, в том числе, записывают исправления в личную карточку работника.

Отдел кадров на каждого сотрудника компании в первый день его работы заводят личную карточку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу сотрудником кадрового отдела заполняется личная карточка сотрудника (форма N Т/2).

  • паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка или бланк, подтверждающий рабочий стаж;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • иные сведения о сотруднике.

Изменение фамилии в личной карточке

Итак, приказ был издан, то можно приступить к исправлению записей в личной карточке.

Ставшие неактуальными записи необходимо зачеркнуть и рядом написать новую информацию. Зачеркнуть старую фамилию необходимо одной чертой так, чтобы была видно предыдущая запись.

Личная карточка сотрудника считается документом, нужным при ведении кадровой отчетности. Ее форма (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. По мнению Роструда негосударственные компании имеют права индивидуально разработать форму личной карточки в силу части 4 статьи 9 Федерального законодательства от 06.12.2011 № 402-Федерального закона. При этом такой первичный учетный документ обязан содержать все необходимые реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-Федерального законодательства «О бухгалтерском учете» (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Пошаговая инструкция!

Необходимо попросить вашего работника принести документы, которые подтверждают изменения информации личного характера. Если работница изменила свою фамилию в связи с вступлением в брак, то нужно ее свидетельство о браке и новый паспорт. При изменении адреса места прописки, адреса временной регистрации потребуется паспорт сотрудника или справка о временной регистрации. Сделайте ксерокопию принесенных документов. Поместите копии в личное дело сотрудника.2

Зачеркните в личной карточке сотрудника устаревшие данные одной чертой, справа или сверху аккуратно впишите новые сведения. Рядом с ними укажите реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и др.). Заверьте внесенные изменения, то есть необходимо указать свою должность, проставить свою роспись и расшифровку подписи, и дату внесения изменения.3

Зачеркните неправильную запись в личной карточке сотрудника аккуратно одной чертой, если вдруг вы случайно допустили ошибку при ее оформлении. Над ошибкой сверху или справа необходимо указать верные сведения, рядом нужно написать «Исправленному верить» и заверьте исправление своей росписью.

Вы можете распечатать страницу личной карточки, уточнив в соответствующем разделе новые данные о сотруднике. В этом случае на обеих страницах карточки (новой и старой) производится отметка о произведенной замене в связи с изменениями личных сведений о сотруднике.

ВАЖНО! Если в личной карточке сотрудника заполнен до конца какой-либо ее раздел, то оформите и распечатайте вкладной лист к ней, сделав об этом отметку в конце заполненного раздела карточки.

Что делать если раздел заполнен

Рассмотрим пример, к примеру, был полностью заполнен раздел «Отпуск» или например, или «Прием на работу». Традиционно в таких случаях на практике изготовляются дополнительные вкладные бумаги. При этом на печать выводятся идентификационные реквизиты личной карточки (табельный номер, фамилию сотрудника и др.), заголовок раздела и таблица раздела. Можно присвоить заголовки и номера вкладным листам, к пример «Вкладной лист №1 к личной карточке» или «Дополнение №1 к личной карточке». Чтобы в процедуре эксплуатации вкладные листы не потерялись, их рекомендуется сшивать. В конце каждого заполненного раздела делается отметка о том, что к разделу заведен вкладной лист.

Подведем итог

Трудовое законодательство не содержит прямого указания руководителю вести личные карточки работников. В то же время некоторые нормативно-правовые акты подразумевают наличие этого документа в кадровом учете организации. В интересах руководителя организовать кадровый учет таким образом, чтобы в случае проверки у контролирующих служб не возникло претензий по данному вопросу.

Читайте также:  Двойной вычет на ребенка если мать одиночка

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-45 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

  1. Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
  2. Место жительства (смена регистрации или переезд).
  3. Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
  4. Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

  1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
  2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
  3. В основной части приказа содержится:

  • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
  • перечень документов подлежащих изменению;
  • указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Пример

Содержание Пример
«Шапка» приказа _____(название компании, место составления) Приказ о внесении в учетные документы № ___от ______ .
Преамбула В связи с изменением фамилии с ___(прежние данные работника) на___(новые данные работника) Приказываю: Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные ____________(прежние данные работника, должность).
Основание
  1. Личное заявление работника.
  2. Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
  3. Копия паспорта с новыми данными.
Основная часть В срок до______(дата):
  1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
  2. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
  3. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
  4. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
  5. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО). Подписи Генеральный директор___/ФИО/ С приказом ознакомлены: Работник ______/ФИО прежняя/ Делопроизводитель____/ФИО/ Бухгалтер ____/ФИО/.

  • Скачать бланк приказа об изменении персональных данных работника
  • Скачать образец приказа об изменении паспортных данных работника

На основании приказа производятся следующие действия:

  1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
  2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
  3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
  4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
  5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

  • Граждане – от 1000 до 2000 руб.
  • Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
  • Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-45 (Москва)
+7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)