Резерв отпусков: как рассчитать и вести учет

Резерв отпусков: как рассчитать и вести учет

Как создать резерв отпусков

Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.

Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.

Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:

  • на последнее число каждого месяца;
  • на последний день отчетного квартала;
  • ежегодно 31 декабря.

Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.

Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.

Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.

Выбранный метод компания закрепляет в приказе по утверждению учетной политики.

Бухгалтерский учет резерва отпусков

Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:

Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).

Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».

Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:

  • Дебет 96 Кредит 70 – начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва;
  • Дебет 96 Кредит 69 – начислены взносы в фонды за счет резерва.

Как рассчитать резерв отпусков

Законодательные акты не содержат порядка формирования резерва на оплату отпусков. Поэтому компания вправе самостоятельно разработать данный порядок и утвердить его приказом по учетной политике.

Для работы можно использовать несколько вариантов расчета РО. Эти варианты объединяет одно: всех работников делят на блоки, исходя из счета, на который начисляют зарплату. Другими словами, в один блок будут объединены сотрудники, чью оплату труда относят на счет 20, в другой блок – те, чью з/п начисляют на счет 25, и так далее.

Рассмотрим подробнее предлагаемые варианты.

Первый вариант расчета РО

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируют на основе среднедневного заработка каждого работника. Для расчета по каждому конкретному работнику определяют число неиспользованного отпуска на каждую расчетную дату (месяц, квартал, год).

Для расчета среднего дневного заработка применяют стандартную формулу, с которой вы можете ознакомиться в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году».

Итак, РО каждого конкретного работника с учетом взносов во внебюджетные фонды рассчитывают по формуле:

РОр = Q × СрЗП × (1 + Твф / 100%)

  • РОр – отпускные работника с учетом начисления взносов во внебюджетные фонды;
  • Q – количество неиспользованных дней отпуска;
  • СрЗП – среднедневной заработок работника, руб.;
  • Твф – тариф взносов во внебюджетные фонды, %.

Далее складывают РО по всем работникам. Полученная величина и будет резервом отпусков.

Второй вариант расчета РО

Если в первом варианте определяют средний заработок каждого конкретного работника, что довольно трудоемко, то во втором варианте можно определить среднедневной заработок работников, объединенных в соответствующие блоки (о распределении по блокам было сказано выше).

Поэтому в этом случае определяют количество дней неиспользованного отпуска по соответствующему блоку работников. Далее необходимо рассчитать среднедневной заработок по каждому блоку сотрудников за отчетный период (месяц, квартал или год). Это делают по формуле:

СрЗПб = ∑ / q / S

  • СрЗПб – среднедневная заработная плата по блоку работников;
  • ∑ – сумма з/п, начисленная всем работникам по блоку за отчетный период;
  • q – количество дней в отчетном периоде;
  • S – количество работников в блоке.

Далее надо определить сумму РО по каждому блоку работников:

РОб = (СрЗПб + СрЗПб × Твф) × Qб

  • РОб – резерв отпусков по блоку работников;
  • Qб – количество неиспользованных дней отпуска по блоку работников.

В итоге полученные величины по всем блокам необходимо сложить и получить сумму РО.

Третий вариант расчета РО

В третьем варианте величину РО рассчитывают по итогам прошлого года. Для этого необходимо определить норматив по блоку работников на 31 декабря прошлого года. Делают это по формуле:

Данный норматив – постоянная величина. Он не меняется независимо от того, как компания будет корректировать РО – ежемесячно или каждый квартал.

Далее на каждую отчетную дату (месяц, квартал или год) сумму отчислений в РО по блоку работников рассчитывают следующим образом:

В конце необходимо сложить найденные величины РО по всем блокам работников.

Налоговый учет

В отличие от бухгалтерского учета, в налоговом учете создание РО – право работодателя.

Также отличительная черта формирования РО в налоговом учете – способ создания. Он прописан в ст. 324.1 НК РФ. Данный способ предусматривает:

  • определение процента отчислений в РО;
  • расчет суммы РО ежемесячно на последнюю дату месяца;
  • проведение инвентаризации РО на конец года.

Если компания хочет избежать разниц в налоговом учете по РО, она может начислять резерв и в бухучете, и в налоговом учете одинаково:

Читайте также:  Образец договора подряда на английском

В конце года проводят инвентаризации начисленного РО. Для корректировки РО необходимо рассчитать фактически сложившуюся сумму неотгулянных дней отпуска по состоянию на 31 декабря. Полученную сумму сравнивают с расчетной и при необходимости делают корректировку.

Итоги

В данном материале мы разобрали, что такое резерв отпусков и как его формировать. Также здесь представлены проводки начисления резерва на оплату отпусков.

Как будет оплачиваться нерабочая неделя с 30.03.2020 по Указу Президента РФ

Размер районного коэффициента и как его рассчитать

Как происходит выплата дивидендов в ООО в 2018 году

Как рассчитать отпускные в 2020 году: пример

Как правильно рассчитать суточные при командировке

Компенсация отпуска при увольнении и резерв на оплату отпусков

  • Новости и аналитика
    • Мониторинг законодательства
    • Аналитические статьи
    • Документы
      • Конституция РФ
      • Кодексы РФ
      • Федеральные законы
      • Формы, образцы, бланки
      • Заказать интересующий документ
    • Вопрос — ответ
  • Система ГАРАНТ
    • Преимущества системы ГАРАНТ
    • Как купить и сколько стоит?
    • Комплекты системы ГАРАНТ
    • Информационные блоки
    • ГАРАНТ Аэро
    • ГАРАНТ-Образование
    • Мобильный ГАРАНТ онлайн
    • Бесплатная презентация
    • Развитие СПС в России
    • Интернет-версия ГАРАНТа
    • Конструктор правовых документов
    • Экспресс Проверка
    • История лидерства ГАРАНТа
    • Оставить отзыв
    • Путеводитель по охране труда
  • Услуги
    • Обучение работе с системой
    • Расписание семинаров
    • Сервисная поддержка
    • Информационные издания
      • Вести Гаранта
  • Электронные услуги
    • Экспресс Проверка
    • Экспресс Тендер
    • Экспресс Документ
    • Электронная отчетность
    • Электронные торги
    • Электронная подпись
  • О компании
    • Сотрудничество
    • Наши партнеры
    • Рекламный материал
    • Вакансии
    • Контакты
    • Обратная связь
    • Сводные данные о результатах СОУТ
  • Новости ГАРАНТа
  • Мониторинг законодательства
  • Документы
    • Конституция РФ
    • Кодексы РФ
    • Федеральные законы
    • Формы, образцы, бланки
    • Заказать интересующий документ
  • Аналитические статьи
  • Вопрос — Ответ

В системе ГАРАНТ появилась новая возможность

Посмотреть расписание интернет-семинаров

  • Кодексы РФ
  • Конституция РФ
  • Формы, образцы, бланки

  • Мировые судьи г. Уфы и Республики Башкортостан
  • Налог на доходы физических лиц (новые формы 2-НДФЛ, 3-НДФЛ)
  • Налоговые инспекции г. Уфы и Республики Башкортостан
  • Нотариусы Республики Башкортостан
  • Таблица штрафов за нарушение ПДД
  • Управления ПФР по Республике Башкортостан

Включаем в резерв компенсацию за неиспользованный отпуск

Начиная с 2011 года практически все фирмы обязаны отражать в учете оценочные обязательства*(1). К ним относится в том числе и резерв на оплату отпусков работников. Поэтому теперь компания должна создавать такой резерв. В него также необходимо включать будущие затраты на компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении сотрудников. Однако ни ПБУ 8/2010, ни какой-либо другой нормативный документ не содержат конкретного порядка расчета отчислений в резерв. Фирме следует разработать такой порядок самостоятельно, а затем закрепить его в учетной политике.

По правилам бухучета

Первый вариант предусматривает создание резерва в начале года сразу на всю сумму отпускных за весь «годовой» отпуск. Недостаток этого способа в том, что одновременно нужно признать очень большую сумму расходов в учете.

Предпочтительнее второй вариант. Он обеспечивает равномерное отражение предстоящих расходов в бухучете, а также отвечает всем требованиям к оценке обязательства перед сотрудниками в соответствии с МСФО. Сумма резерва при таком способе рассчитывается исходя из количества заработанных дней отпуска на конец отчетного периода (как правило, квартала). Для этого используется следующая формула:

РОТ = (СдЗР + СдЗР х ТСВ) х Дн,

где РОТ — сумма резерва на оплату отпуска сотрудника; СдЗР — среднедневная зарплата сотрудника; ТСВ — тариф страховых взносов; Дн — количество дней неиспользованного отпуска.

Пример
Начальник производственного цеха увольняется по собственному желанию 25.03.2012. У него осталось 10 календарных дней неиспользованного компенсируемого отпуска.

В расчетном периоде с 01.03.2011 по 29.02.2012 сотрудник находился в оплачиваемом отпуске — 25 календарных дней (с 01.08.2011 по 25.08.2011). За расчетный период ему начислена зарплата в размере 164 545 руб.

Согласно учетной политике для целей бухгалтерского учета фирма создает резерв на оплату отпусков в конце каждого месяца. Расчет ведется по каждому сотруднику. Суммы начисленного резерва идут на покрытие отпускных выплат работникам и компенсации неиспользованного отпуска при их увольнении.

Эти компенсации облагаются страховыми взносами в ПФР, ФОМС и ФСС России, так как на них не распространяется освобождение*(2). А также взносами от несчастных случаев и профзаболеваний. Фирма относится к 1-му классу профессионального риска.

По состоянию на 31.12.2011 сумма недоиспользованного резерва, начисленного по данному сотруднику, составляет 4013 руб.
Ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск в размере 5000 руб.

Сотрудникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка продолжительностью не менее 28 календарных дней*(3). Таким образом, за каждый отработанный месяц у сотрудника возникает право на 2,33 дня оплачиваемого отпуска (28 дн. : 12 мес.).

Допустим, средний дневной заработок на 31.01.2012 составил 503 руб.

Дебет 20 Кредит 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков»
— 1525,93 руб. ((503 руб. х 2,33 дн.) + (503 руб. х 2,33 дн.) х 30,2%) — начислен резерв на сумму полагающегося за месяц работы отпуска.

Расчет среднего заработка за расчетный период и начисление резерва на оплату отпуска сотрудникам бухгалтер будет делать ежемесячно.

На момент увольнения:
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
— 5000 руб. — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69
— 1510 руб. (5000 руб. х 30,2%) — начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за счет резерва;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 650 руб. (5000 руб. х 13%) — начислен НДФЛ.

По налоговым правилам

Читайте также:  Договор на свадьбу образец на организация

Также можно воспользоваться вариантом создания отпускного резерва, прописанным в Налоговом кодексе *(4). Однако он довольно трудоемкий, так как не предусматривает использование сумм начисленного резерва в течение года в налоговом учете. В бухгалтерском учете такая возможность есть. Поэтому нужно будет постоянно сравнивать суммы начисленного резерва с суммой фактически выплаченных отпускных.

В учетной политике для целей бухгалтерского учета необходимо прописать порядок использования резерва в течение года: будут ли за счет него списываться компенсации неиспользованного отпуска при увольнении или только суммы начисленных отпускных. Ведь расчет резерва ведется исходя из утвержденного графика отпусков и информации о неиспользованных днях отпусков за прошлые периоды. Резерв не может предусмотреть компенсационные выплаты при увольнении, так как запланировать уход сотрудника практически невозможно. Поэтому решающую роль при исчислении этих компенсаций играет учетная политика компании.

В налоговом учете в течение года затраты на выплату отпускных относятся на счета учета расходов на оплату труда сотрудников по категориям в соответствии со специальным расчетом (сметой). Данные о начисленном резерве за отчетные периоды отражают в налоговом регистре нарастающим итогом и только по окончании года уточняют. Для этого рассчитывается сумма, необходимая для оплаты не использованных в текущем году отпусков по каждому сотруднику. Формула аналогична приведенной выше. Списание затрат на компенсацию неиспользованных отпусков при увольнении за счет резерва Налоговым кодексом прямо не предусмотрено. Поэтому безопаснее компенсацию за неиспользованный отпуск включить в состав текущих расходов на оплату труда в период их начисления*(5).

*(1) ПБУ 8/2010, утв. приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н
*(2) подп. “д” п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
*(3) ст. 114, 115 ТК РФ
*(4) ст. 324.1 НК РФ
*(5) п. 8 ст. 255 НК РФ

Компенсацию за неиспользованные отпуска, выплачиваемую при увольнении работника, списать за счет резерва нельзя

Александр Здоровенко,
консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению
ООО «АЗъ – Консультант»

Финансовое ведомство дало довольно выгодные для налогоплательщика разъяснения о порядке учета сумм компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемых уволившимся работникам компаниями, принявшими решение о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Такие расходы списывать за счет созданного резерва нельзя, считают чиновники. (Письмо Министерства финансов РФ от 03.05.12 № 03-03-06/4/29)

Создание резерва

Налогоплательщики, которые изъявили желание учитывать расходы на оплату отпусков равномерно в течение года, то есть приняли решение о создании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включают в состав расходов на оплату труда не фактически начисленные суммы отпускных в каждом месяце, а сумму отчислений в указанный резерв, рассчитанную в порядке, определенном статьей 324.1 НК РФ.

Для этого они должны установить предельную величину резерва и ежемесячный процент отчислений в него. Таким образом, в течение года налогоплательщики за счет резерва учитывают предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков. А налоговую выгоду получают от того, что в начале налогового периода имеют возможность признать в расходах большую сумму отпускных, чем она выплачена фактически, тем самым отсрочив уплату налога на прибыль.

При определении суммы резерва и процента отчислений налогоплательщики должны исходить из предполагаемой суммы расходов на оплату отпусков. То есть, чтобы определить такую сумму, необходимо посчитать количество дней отпуска, которые могут получить работники в течение данного налогового периода. Таким образом, в их число будут включены и те дни, которые увольняющиеся работники не используют и за которые вместо отпуска они получат компенсацию (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Использование резерва

Порядок создания резерва предстоящих расходов на оплату отпуска и его инвентаризации прописан в Налоговом кодексе довольно подробно, чего нельзя сказать о порядке его использования.

Согласно пункту 2 статьи 324.1 НК РФ, расходы на формирование такого резерва включают в состав расходов на оплату труда. К этому же виду расходов относится и денежная компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая при увольнении (п. 8 ст. 255 НК РФ). Логично предположить, что данная компенсация также должна быть учтена в расходах посредством отчисления в резерв. Это связано с тем, что те дни, за которые она выплачена, ранее были учтены при расчете величины резерва.

Однако специалисты главного финансового ведомства в комментируемом письме пришли к иному выводу. По их мнению, суммы денежных компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемые работникам при увольнении, не могут быть списаны за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков. Ведь расходы на оплату отпуска и выплату денежной компенсации являются разными видами расходов на оплату труда, так как указаны в разных пунктах статьи 255 НК РФ. А резерв создается налогоплательщиками исключительно для оплаты отпусков работников.

Выгодно – применяем

Если следовать официальным разъяснениям, то фактически налогоплательщики получают возможность учесть в расходах одни и те же выплаты дважды. Первый раз – когда рассчитывают величину резерва и процент отчислений, так как включают в расчет дни отпуска, полагающиеся впоследствии увольняющемуся работнику. Второй – когда при увольнении выплачивают компенсацию.

Читайте также:  Изменение размера алиментов госпошлина

Конечно, по итогам налогового периода, проведя инвентаризацию резерва предстоящих расходов на оплату отпуска, налогоплательщик скорректирует величину своих расходов до ее фактического размера. Однако в течение налогового периода он будет иметь дополнительную налоговую выгоду в части авансовых платежей по налогу на прибыль организаций. И чем выше у налогоплательщика текучесть кадров, тем большую выгоду он может получить.

Но раз Минфин России сам настаивает на таком выгодном порядке учета расходов на компенсации за неиспользованный отпуск, то, как говорится, грех этим не воспользоваться.

Почему в документе «Начисление оценочных обязательств по отпускам» возникают минусы по уволенным сотрудникам?

Учет оценочных обязательств и резервов ведется нормативным методом в БУ и НУ. При начислении оценочных обязательств по уволенным сотрудникам появляются строчки с минусом. Почему это происходит? Может это ошибка?

Это ­не ошибка. Учет оценочных обязательств и резервов в ЗУП 3 ведется в разрезе сотрудников. В том числе, списание накопленных обязательств происходит лишь в пределах накопленных именно этому сотруднику сумм. Поэтому не имеет смысл хранить остаток оценочных обязательств и резервов по уволенному сотруднику. В месяце увольнения все накопленные обязательства и резервы сотрудника списываются.

Это справедливо как для нормативного метода, так и для метода МСФО.

Рассмотрим на примере расчет нормативным методом.

Сотрудница Ромашкина М. Л. уволена 28.11.2018 г. На 01.11.2018 года имеет накопленный резерв в общем размере (с учетом взносов) — 13 956,85 руб. Это можно увидеть в отчете Резервы отпусков по сотрудника ( Зарплата – Отчет по зарплате — Резервы отпусков по сотрудника ).

В бухгалтерском учете:

В налоговом учете:

При увольнении ей начислена компенсация в размере 6 293,29 руб.

Компенсация ежегодного отпуска в этом случае в бухгалтерском учете списывается за счет оценочных обязательств, а в налоговом должна быть учтена в составе расходов на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ.

При начислении оценочных обязательств в месяце увольнения в документе Начисление оценочных обязательств по отпускам ( Зарплата — Начисление оценочных обязательств по отпускам ) происходит полное списание остатков оценочных обязательств и резервов по Ромашкиной М. Л.:

Остаток оценочных обязательств в БУ и резерва в НУ = 10 964,90 руб.

  • 6 293,29 (сумма начисленной компенсации отпуска за счет оценочных обязательств) — 10 964,90 (сумма накопленных оценочных обязательств) = -4 671,61 руб.;
  • 0 (сумма компенсации отпуска за счет резерва) — 10 964,90 (сумма накопленного резерва) = -10 964,90 руб.

Остаток оценочных обязательств и резервов по сотруднице на конец месяца нулевой. Это видно и в отчете Резервы отпусков по сотрудникам .

В бухгалтерском учете:

В налоговом учете:

Обратите внимание, что если в документе Начисление оценочных обязательств по отпускам получилась отрицательная сумма начисленных обязательств на вкладке Обязательства и резервы текущего месяца ,

тогда в 1С:Бухгалтерии 3 после синхронизации будут сформированы по отрицательным суммам проводки:

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

  1. Неверно определяется дата получения дохода для премии при увольнении сотрудника в середине месяца.
  2. Почему при расчете удержания за неотработанные дни отпуска используется средний заработок, отличный от рассчитанного в самом документе Увольнения?.
  3. Как начислить денежную компенсацию за неиспользованный отгул при увольнении?.
  4. Вакансии на сайте есть, а в штатном расписании нет — признает ли суд незаконным увольнение по сокращению штата?Работника уволили по сокращению штата. Причем работодатель сделал все, что.

Карточка публикации

Разделы: Зарплата (ЗУП)
Рубрика: Оценочные обязательства и резервы на оплату отпусков / Увольнение
Объекты / Виды начислений: Компенсация отпуска, Отражение зарплаты в бухучете, Резервы отпусков, Увольнение
Последнее изменение: 08.05.2019

ID задана и содержит ID поста $termini = get_the_terms( $post->ID, ‘post_tag’ ); // так как функция вернула массив, то логично будет прокрутить его через foreach() foreach( $termini as $termin )< echo '' . $termin->name . ”; > /* * Также вы можете использовать: * $termin->ID – понятное дело, ID элемента * $termin->slug – ярлык элемента * $termin->term_group – значение term group * $termin->term_taxonomy_id – ID самой таксономии * $termin->taxonomy – название таксономии * $termin->description – описание элемента * $termin->parent – ID родительского элемента * $termin->count – количество содержащихся в нем постов */ –>

(2 оценок, среднее: 4,00 из 5)

Все комментарии (4)

При таком расчете, когда на начала года были заведены начальные остатки, а потом по нормативному методу начислялся 8% от ФОТ, то при увольнении сотрудника с большим резервом на 96 счете получился минус

Здравствуйте!
Опишите пожалуйста Ваш вопрос с подробным описанием ситуации (и со скриншотами) в личном кабинете в разделе задать вопрос.

Здравствуйте. Подскажите. Если в БУ лишний резерв списывается проводкой д.96 к 91, то в НУ д 20 к 70. , значит

Вопрос снимаю. Все понятно

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме “Задать вопрос” возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку “Задать вопрос”, я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>