Полный список документов при увольнении работника

Полный список документов при увольнении работника

Обзоры КонсультантПлюс

Список документов при увольнении работника в 2020 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.

Обязательные и необязательные документы

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

  1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
  2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
  3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
  4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
  5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
  6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
  7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
  8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
  9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

  • форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
  • справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
  • копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
  • копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет справки и копии бумаг, а потом обвиняет работодателя в том, что он их не выдал. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все бумаги, выдаваемые на руки работнику.

Такой импровизированный отчет обязательно подписывает работник с указанием даты ознакомления и получения документов.

Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении документа.

Увольняя сотрудника в 2020 году, работодатель должен выдать пакет документов

При увольнении сотрудника работодатель должен выдать ему пакет документов. О том, какие документы предоставляются обязательно, какие нет, а также, как правильно их оформить при расторжении трудового договора, рассмотрим в сегодняшней статье.

Регламент увольнения сотрудника описан в статье 84.1 ТК РФ. Работодатель издаёт приказ об увольнении, работник изучает и подписывает его. Трудовые отношения прекращаются в последний рабочий день сотрудника. В этот день организация производит окончательный расчёт с работником и выдаёт ему документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности в этой компании.

Обязательные документы для выдачи сотруднику

Трудовая книжка

Оформляется накануне дня расторжения трудового договора, выдаётся на руки сотруднику под роспись в последний рабочий день. Если нет возможности выдать на руки, необходимо получить согласие от бывшего сотрудника на отправление её почтой, либо хранение в офисе организации до его обращения.

Читайте также:  Как анонимно позвонить в полицию и сообщить о преступлении

В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки, пакет документов дополнится формой СТД-Р, в ней отражаются данные о трудовой деятельности и стаже. При согласии работника, данную форму можно подготовить в электронном виде. В этом случае работодатель выдаёт документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.

Медицинская книжка (если имеется)

Выдаётся сотруднику при увольнении. Работодателю запрещено делать записи в личной медицинской книжке.

Расчётный листок

В расчётном листке отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате. Он выдаётся ежемесячно в день зарплаты каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При расторжении трудового договора расчётный листок нужно выдать прямо в день увольнения. Его можно выдать на бумаге или по электронной почте.

Ведите журнал учёта выдачи или ведомость получения, где работникам необходимо расписываться о получении расчётного листа. Трудовые инспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчётных листков.

Справка о сумме заработка 182н

Выдаётся в день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Заполняется согласно приказа Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в редакции от 09.01.2017 № 1н). В справке указываются: данные о работодателе и сведения по сотруднику; суммы выплат, на которые начисляли страховые взносы за текущий и два предшествующих календарных года; количество календарных дней, исключаемых при расчёте пособий (дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком).

Эту справку сотрудник передаст при приёме на новое место работы. Новый работодатель возьмёт данные из справки, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

Раздел 3 отчёта Расчёт по страховым взносам, заполненный персональными данными работника

Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора . В поле 020 указывается код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года. В третьем разделе РСВ отражается информация о выплатах работнику и начисленных страховых взносах. Работнику нужно передать копию документа, в которой указать все его персональные данные — ИНН, СНИЛС, ФИО, дату рождения, гражданство, паспортные данные и признак застрахованного лица.

Получите от сотрудника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, он может расписаться на ваших экземплярах, или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Выписка изформы СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже сотрудника нужно предоставить в ПФР после его увольнения. Копию отчёта организация выдаёт сотруднику вместе с другими документами в день увольнения. Сделать это нужно независимо о того, просил он об этом или нет. Заполнять графу 14 в форме СЗВ-СТАЖ необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остаётся пустым. Разделы 4 и 5 формы заполняют, если расторжение связано с выходом на пенсию работника.

Выписка из формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Чтобы не нарушать закон о защите персональных данных, нужно подготовить индивидуальную выписку из данного отчёта, где будут данные только по увольняющемуся сотруднику. Копия документа понадобится работнику в дальнейшем. Выписку из СЗВ-М выдаётся сотруднику за последний месяц.

Выписку из формы ДСВ-3

В пакет документов добавляется данная выписка, если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии из своих средств или из средств работника. Рекомендуется заполнять её за весь период, в течение которого перечислялись средства на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдают по заявлению сотрудника

Справка 2-НДФЛ

В справке указывают сведения о доходах с начала года по дату увольнения. Согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ организация заполняет две справки по форме 2-НДФЛ. Одну из них направляют в налоговую инспекцию, вторую выдают при увольнении.

Справка о среднем заработке

Предназначена для сдачи работником на биржу труда. Работодатель обязан выдать такую справку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, она должна отражать сведения о сотруднике, его среднем заработке за последние три месяца и о работодателе.

Копия формы СПВ-2

В данной форме отражаются сведения о застрахованном стаже для назначения пенсии, если работник уходит на пенсию по возрасту, а также по инвалидности и по ряду иных оснований. Оригинал формы в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию необходимо направить в Пенсионный Фонд.

Копии кадровых приказов

Работник может запросить копии приказов на руки, например, о приёме, увольнении или переводах, привлечении к дисциплинарной ответственности или о назначении премий, иных распоряжениях и актах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника.

При увольнении по соглашению сторон или по каким-то иным причинам документы выдаются на общих основаниях. Во избежание конфликтов и споров, все документы необходимо подписать у руководства, при наличии печати — проштамповать их. Копии необходимо заверить в общепринятом порядке.

Довольно часто случается, что уволившийся сотрудник теряет справки и копии документов, а потом обвиняет работодателя в том, что ему их не выдали. Чтобы избежать таких ситуаций, составьте некий реестр, в нём перечислите все документы, которые выдавались на руки работнику. Попросите его расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учёта, а в отношении СЗВ-М получите с сотрудника расписку о получении документа.

Подведём итоги

Работодатель в день увольнения работника обязан предоставить ему все необходимые справки и документы, часть из них выдаются по заявлению от сотрудника, остальные в обязательном порядке. За нарушение этого правила Трудовой инспекцией предусмотрены штрафы:

  • на организацию от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на должностное лицо от 1 000 до 5 000 рублей;
  • на индивидуального предпринимателя от 1 000 до 5 000 рублей.
Читайте также:  Муниципальное медицинское учреждение может оказывать медицинские услуги

Если закон нарушен повторно, сумма штрафа увеличивается:

  • организация выплатит от 50 000 до 70 000 рублей;
  • должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или лишение должностных обязанностей на срок от 1 года до 3 лет;
  • индивидуальный предприниматель от 10 000 до 20 000 рублей.

Если все же в день увольнения у работника нет возможности получить документы, оформите уведомление с просьбой явиться за документами или дать согласие на отправку их по почте. Если получите письменное согласие на почтовый перевод, то отправьте ценное письмо с описью вложения.

Автор Андрияшкина Татьяна

Есть вопросы по расчету зарплаты? Свяжитесь с нашими экспертами через форму ниже:

Документы, которые обязан выдать работодатель при увольнении

Смена места работы – не самый приятный процесс, даже если она инициирована самим работником и впереди его ждёт интересная, перспективная а, главное, более оплачиваемая деятельность. Ведь подписание обходного листа, сбор необходимых бумаг, выполнение незавершённых и задач-хвостов порой просто не дают нам сфокусировать внимание на важных целях.

В этой статье мы решили рассмотреть документы, которые обязан выдать работодатель при увольнении в 2020 году и рассказать читателям сайта «Юридическая скорая» о проблемах, с которыми мы сталкивались в ходе нашей практики.

Какие 7 справок необходимо получить при увольнении работника в 2020 году?

В принципе, основной «костяк» обязательных к выдаче документов остался прежним. Так, в него сегодня входит 7 справок и форм:

А, сейчас, давайте рассмотрим перечисленные на фото бумаги подробнее и посмотрим, какие дополнительные справки при увольнении могут быть выданы работодателем в особых случаях.

Медицинская и трудовая книжка

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан внести в трудовую книжку работника информацию о расторжении с ним трудового договора, указав основания для этого и ссылаясь на соответствующую статью ТК РФ. После этого, документ либо отправляется по почте, либо выдаётся бывшему сотруднику на руки.

Крайне важно, чтобы гражданин получил свою трудовую вовремя, ведь в противном случае данный факт может быть расценен как нарушение законных прав работника. Проще говоря, подобная ситуация может быть рассмотрена как попытка препятствия для устройства гражданина в другую организацию на новую должность.

При этом, сотрудник, который проходил регулярные медицинские осмотры, имеет право требовать и медицинскую книжку, ведь она также входит в категорию персональных документов. При затягивании с её выдачей – работник может обратиться в судебные органы за получением компенсации от бывшего работодателя.

Расчётный лист

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, расчётный листок должен выдаваться всем сотрудникам при выплате из заработной платы, вне зависимости от того, запрашивал ли сам работник даный документ или нет. Как правило, эта бумага выдаётся в день зарплаты за вторую половину месяца.

Однако, при увольнении – его выдают на руки при окончательном финансовом расчёте. Стоит отметить, что, Трудовой кодекс России фактически обязывает закрепить в локальном акте или приказе порядок выдачи листа, а также его форму.

Если начальник отказывается выдавать Вам даны документ, ему стоит напомнить, что невыдача расчётных листков является прямым нарушением трудового законодательства РФ и влечёт за собой, согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, наложение штрафных санкций:

  • индивидуальным предпринимателям – до 5 000 российских рублей;
  • организациям – до 50 000 российских рублей.

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

Согласно 2 пункту 3 статьи Закона «О занятости населения в РФ» (№1032–1 в редакции от 29 июля 2017 года), гражданин, который решил получить статус безработного, обязан встать на учёт, обратившись в службу занятости по месту прописки. Однако, это практически невозможно сделать без справки о среднем заработке за 3 месяца до увольнения.

При этом, в России отсутствует единая форма справки обязательная к принятию и для определённого города может действовать собственная форма, узнать о которой можно, посетив официальный сайт данного государственного органа или же спросить её шаблон у нанимателя. Если же у него нет такого образца – рекомендуем Вам воспользоваться утверждённым Минтруда России бланком №16–5/В-412.

Даже если увольняющийся работник не планирует в скором времени становиться на биржу труда, опытные юристы настаивают на том, чтобы данная справка была «на руках», ведь в будущем она может сыграть важную роль.

К таким случаям, например, стоит отнести увольнения, связанные с ликвидацией предприятия или фирмы, ведь после окончания процедуры ликвидации возможность получить данную бумагу исчезнет навсегда. А эта справка, между прочим, может пригодиться для подтверждения заработка и стажа во время формировании размера пенсионных начислений.

Читайте также:  Выплата налогов при увольнении последним днем месяца

Бывший начальник обязан выдать справку в определённые законодательством сроки, вне зависимости от того, сколько именно отработал у него сотрудник (даже если этот период меньше 3 месяцев). Переходим дальше.

СЗВ-М — справка о перечислении взносов в ПФР

В этой форме зафиксирован объём денежных средств, которые были перечислены в ПФР в качестве обязательных взносов в период работы. Кроме того, по информации, содержащейся в ней, можно определить так называемы период страхового стажа гражданина. Это обязательный документ при увольнении и он выдаётся вне зависимости, запрашивал ли его сотрудник или нет.

Чтобы избежать возможных проблем, специалисты рекомендуют подтверждать получение СЗВ-М личной подписью! Кроме этого, каждый работник, выходящий на пенсию, также получает форму СЗВ-СТАЖ, что даёт возможность работодателю право отложить отчётность в ПФР.

Справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ выдаётся работникам с 2018 года по ново форме № ММВ-7-11/566@. Форма заполняется по доходам, выплачиваемых сотруднику, начиная с 1 января по дату увольнения, включая и день расчёта.

Если ему было выплачено выходное пособие, не требующее перечислений НДФЛ, то в справке данное пособие не отражается. При этом, часть пособия, с которой был выплачен налог отмечается кодом дохода 2014, а компенсация (если таковая есть) за неиспользованные отпускные дни – кодом 2013. Но, в большинстве случаев, эта информация нужна только работодателям, а работник должен просто получить справку.

Справка по форме №182н

Бланк №182н является документом, включающим информацию о заработной плате за 2 предшествующих года до увольнения, который необходим для подтверждения дохода сотрудника, на который начислялись обязательные страховые сборы.

Выдача документов при увольнении Консультант Плюс

В последний день действия трудового договора с работником ему выдают пакет документов, касающихся деятельности в конкретной компании. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень.

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

– форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

– справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

– копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

– копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Как подтвердить выдачу: несколько рекомендаций

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой перечислить все документы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Нет КонсультантПлюс?

Оформите заявку на доставку полной версии документа или самостоятельно подберите комплект , с учетом особенностей именно Вашей организации