Внесение изменений в график отпусков

Внесение изменений в график отпусков. Что нужно знать начинающим предпринимателям

Каждая организация, независимо от рабочего направления и формы собственности, обязана утверждать график отпусков в строго определенные сроки. Эта процедура должна выполняться за первые две недели января каждого года. Однако период действия соответствующей документации можно назвать весьма продолжительным. Именно по этой причине нередко возникает необходимость корректировки графика отпусков. Полезная информация на эту тему представляется вниманию всем желающим.

Недостоверность информации в графике

Составление графика отрусков

В коммерческие организации постоянно поступают на работу новые сотрудники или увольняются старые. Возникает ли при этом необходимость корректировать уже составленный график отпусков? Как правильно организовать работу предприятия, чтобы не возникало никаких претензий или замечаний у трудовых инспекторов в ходе проверок?

Как было сказано ранее, график отпусков будет утверждаться на следующий календарный год не позже, чем за две недели до завершения предыдущего. Однако, процессы, развивающиеся в компании, никогда не останавливаются на одном месте. При этом в Трудовом кодексе не существует конкретных указаний по этому вопросу. Также не разработана единая форма для составления графиков. Следует отметить, что именно для бухгалтеров этот факт является весьма актуальным и создает множество неудобств в процессе работы.

Стандартный график всегда должен содержать только актуальные данные относительно времени выхода каждого работника в отпуск. Если график оформлен неправильно, трудовые инспекторы в ходе проверки могут расценить этот факт как нарушение действующих положений трудового законодательства.

Нередко владельцам предприятий выписываются штрафные санкции в соответствии со ст. 5,27 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа, грозящий такой организации может соответствовать 30 000 – 50 000 руб.

Также трудовые инспекторы уполномочены приостанавливать работу организации на период до 90 суток. Сотрудники, ответственные за соблюдение всех положений трудового законодательства, могут получить штраф, размер которого составит от 1000 до 5000 руб.

Следует учитывать, что на деле проверяющие сотрудники Роструда редко накладывают штраф на организацию. В большинстве случаев учредителю предоставляется возможность исправить выявленное нарушение и выдается соответствующее предписание. В случае невыполнения полученного предписания штрафные санкции гарантированно обеспечены. Осталось разобраться, как корректируется график отпусков.

Правила корректировки

Рассмотрим последовательность действий, выполняемых в процессе корректировки графика отпусков:

  • Для возможности внесения коррективов в действующий утвержденный график отпусков учредителю обязательно необходимо подписать соответствующее распоряжение. Если сотрудник выражает желание перенести отпуск, необходимо получить согласие на перенесение. Соответствующее заявление оформляется на имя учредителя предприятия в произвольной форме. Приблизительное его содержание выглядит так: «Я (Ф.И.О. сотрудника), даю свое согласие на перенесение регулярного оплачиваемого отпуска с 20 июня 2010 на 10 августа 2010 года».
  • Перенос отпускного периода может осуществлять учредитель организации. Только в таком случае ему придется получить письменное согласие работника с переносом и определением причины, и способа использования положенных отпускных в будущем. Также необходимо возместить неиспользованную часть отпуска в виде материальной компенсации.
  • После этого на основании вышеуказанной документации учредитель может приступать к составлению соответствующего распоряжения. Содержание распоряжения может выглядеть так: «Приказываю осуществить замену Ф.И.О. сотрудника часть регулярного оплачиваемого отпуска, соответствующую 10 календарным дням за период с 01.02.2015 по 30.01.2016». Также в распоряжении следует указывать основание для перенесения. Это может быть служебная записка, составленное сотрудником заявление или что-нибудь другое.
  • Кроме руководителя такое распоряжение может подписывать работник, чей отпуск предстоит перенести. Факт подписания соответствует выражению согласия с распоряжением и вступление документа в силу.
  • Нередко график отпусков корректируется в связи со вступлением в должность нового работника. Каждый руководитель организации должен оформлять подобные приказы, указывая достоверную причину корректировки.
  • При любых изменениях графика в форме № Т-7 вводятся определенные данные об изменении. Для этого используются графы 7, 8, 9. Также коррективы необходимо вносить в персональную карту каждого сотрудника.

Правила корректировки графика отпусков не представляют собой ничего сложного.

Возможные варианты корректировки

На самом деле существует всего два способа корректировки графика:

  1. Полная корректировка графика и повторное утверждение с учетом данных по новым работникам и тем, кто больше не в штате.
  2. Разработка специальных дополнений к графику. Для этого применяется специальная унифицированная форма № Т-7.

Первый метод имеет небольшое, но очевидное преимущество. Данные по отпускам всех работников собраны в едином реестре. Это способствует упрощению поиска необходимой информации. Однако подобный метод имеет свои недостатки. Не каждый трудовой инспектор может одобрить в процессе проверки наличие нескольких графиков отпусков для работников.

В законодательстве указывается возможность использования одного графика, составляемого каждый год.

Корректировка посредством создания дополнений избавит учредителя от возможных проблем с трудовиками. Сама процедура ничем не отличается от утверждения нового графика. В любом случае потребуется согласие руководителей подразделений и подпись директора.

В соответствии с положениями ТК РФ, каждый наемный работник имеет право на получение регулярного отпуска. График обычно составляется один раз в год сотрудниками кадрового отдела или ответственным должностным лицом. В графике указывается очередность возможного выхода работников в положенный отпуск. Нередко возникают ситуации, когда в график необходимо внести некоторые коррективы по причине увольнения старых или вступления в должность новых сотрудников. Возможны другие причины корректировки отпусков, которые должен указывать учредитель в процессе оформления соответствующего распоряжения.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно внести изменения в график отпусков

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

Читайте также:  Заявление о согласии на совмещение должностей образец

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
  • внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
  • болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • подростков моложе 18 лет;
  • совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
  • сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
  • работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
  • некоторые категории чернобыльцев;
  • работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
  • иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

  • в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
  • в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
  • в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Читайте также:  Как приставы взыскивают алименты с неработающего

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.

Можно ли и как внести изменения в график отпусков — реальные примеры корректировок формы Т-7 после утверждения

Процедура составления отпускного графика – это процесс обязательный для выполнения абсолютно каждым работодателем. Он регламентируется положениям ст. 123 ТК РФ.

Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается приказом.

Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?

  1. Как формируется?
  2. Можно ли вносить корректировки после утверждения?
  3. По инициативе работника
  4. По желанию работодателя
  5. Как правильно корректировать?
  6. Перенос в связи с больничным
  7. Досрочный отзыв
  8. Производственная необходимость
  9. При приеме нового сотрудника
  10. Полезное видео

Как формируется?

Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в оплачиваемые отпуска каждый год.

Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.

Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.

В процессе составления документа учитываются следующие факторы:

  • особенности основной сферы деятельности организации;
  • обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
  • присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
  • другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2019 года нужно утвердить график на 2020 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

  • инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
  • инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.

Важно! Существует ряд обстоятельств, когда работодатель должен удовлетворить просьбу работника в заявлении о переносе отпуска на другой срок.

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

  1. Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
  2. Во время отдых наступил больничный;
  3. Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
  4. Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
  5. Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

По желанию работодателя

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.

Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

  • срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
  • реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
  • модернизация методов работы;
  • внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
  • срочные командировки;
  • заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
  • в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
  • невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
  • не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

  1. Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
  2. Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу

Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».

Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

  1. В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
  2. В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
  3. В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.

Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.

Далее изменение в график вносятся следующим образом:

Читайте также:  Возврат налога при покупке квартиры в ипотеку

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.

Образец дополнения к графику при приеме нового работника:

Полезное видео

Также для более полного понимания процедуры оформления и изменения графика предстоящих ежегодных отпусков предлагаем посмотреть видео:

Таким образом, изменения могут вноситься в течение года даже в том случае, если график уже утвержден руководителем. Для корректировки можно редактировать утвержденную форму Т-7, для чего заполняются последние 3 графы табличной части, либо создавать дополнение к текущему бланку.

Изменения требуются при переносе отдыха как по инициативе работника, так и работодателя. При приеме нового работника такое действие не обязательно, однако по желанию работодателя можно составить дополнение к текущему документу.

Правила переноса

Каждому работнику положены 28 дней отпуска, из них 14 дней должны быть отгуляны подряд – правила не изменились. Однако в этом году времени для законного отдыха у людей будет гораздо меньше – очевидно, что большинство запланированных в первом полугодии отпусков придется переносить на второе полугодие, а для многих организаций это будет непросто.

При этом нужно помнить, что законом определены категории работников, которые имеют право на отпуск в любое удобное время, то есть вне графика отпусков, напоминают в юридической службе Федерации независимых профсоюзов России.

Право на первоочередной летний отпуск имеют:

– усыновители детей до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);

– декретницы до и после отпуска по беременности и родам (ст. 122, 260 ТК РФ);

– мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

– несовершеннолетние работники (ст. 122, 267 ТК РФ);

– супруги лица, находящегося на военной службе (ФЗ-76 ст. 11)

– работающие инвалиды (ФЗ-5, ст. 14, 16, 17,18, 19);

– герои Советского Союза и России (ФЗ-4301-1, ст. 8);

– совместители, если на основной работе у них отпуск летом (ст. 286 ТК РФ);

– почетные доноры (ФЗ-125 ст. 23-1-1);

– многодетные отцы и матери, родители малышей с инвалидностью (ст. 262.1, 262.2 ТК РФ).

Выпавший на апрель плановый отпуск автоматическому переносу и продлению куда-либо не подлежит – нерабочие дни не являются нерабочими праздничными днями, предупреждает адвокат Николай Титов. Такой порядок закреплен письмами Минтруда России. Работник обязан идти в отпуск.

Если работодатель пошел навстречу апрельским отпускникам и перенес их отдых на другие периоды, колдовать над новым графиком придется ему самому. Если подобрать всем в коллективе удобные периоды не получится, останется только перенос отдыха на следующий год. Такую возможность позволяет Трудовой кодекс.

“В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации и это может быть доказано, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, – говорит бизнес-медиатор Юрий Капштык. – При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется”.

Однако тут возникает еще одна история, о которой мало кто думал, когда отправлял работников на удаленку. Уведомление об отпуске работник должен подписать как минимум за две недели до начала своего отдыха. И если другое требование – перечислить деньги минимум за трое суток до его начала – в нынешних условиях еще выполнимо, то получить закорючку в графе “ознакомлен” стало довольно трудно. То же самое касается служебных записок с просьбой о переносе отпуска на другую дату. Работать удаленно многие уже научились, но с выполнением таких, казалось бы, формальностей возникают неожиданные и подчас, казалось бы, неразрешимые трудности.

Специалисты по трудовому праву предлагают такой выход. Пока нет возможности получить от сотрудника подпись на листе бумаги или бумажный оригинал заявления, использовать вместо них электронные письма. Цифровая подпись есть далеко не у всех, но даже обычный e-mail может быть достаточным подтверждением. Другой вариант – юридически значимые вещи объявлять в рабочем мессенджере организации. Тогда другие участники общей беседы станут свидетелями. Главное, чтобы работник четко и однозначно подтвердил свое согласие. А уже затем, когда коронавирус уйдет, можно будет оформить все формальные бумаги, вместо которых в аварийном режиме использовались электронные сообщения.

Выпадение отпуска на апрельские нерабочие дни не может быть причиной для его продления, утверждают юристы. Но в случае, если на время отпуска пришелся период временной нетрудоспособности, то дни отдыха, когда сотрудник был на больничном, должны быть восполнены. Бюллетень можно получить по самым разным причинам. Помимо непосредственно болезни, он может быть выдан одному из родителей дошкольника, чей детский сад закрылся из-за пандемии, – просто потому, что с ребенком некому сидеть. Или если человек был в контакте с инфицированным COVID-19 и должен сидеть на самоизоляции.