Составляем заявление на подотчет – образец 2020 г

Составляем заявление на подотчет – образец 2020 г

  • Последние изменения в заявлении на подотчет
  • Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег
  • Образец заявления на получение денег в подотчет
  • Итоги

Последние изменения в заявлении на подотчет

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

Полностью процедура выдачи и возврата подотчетных сумм отражена в КонсльтантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Инструкция: заявление на подотчетные деньги из кассы бюджетной организации

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — это официальное обращение к руководству о предоставлении конкретной суммы на покупку товаров, работ и услуг для нужд предприятия.

Как правильно выдать деньги подотчет

  1. Работник составляет заявление подотчетного лица на выдачу денег, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в их использовании.
  2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника, принимает решение и визирует заявление.
  3. Обращение с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.
Читайте также:  Книга жалоб интернета — » шантаж в скайпе

Сотрудник обязан расписаться в расходном кассовом ордере, пересчитать и проверить выданные наличные.

Актуальные материалы К+

Подобрали полезные обзоры и инструкции по теме денег подотчет:

Обязательно ли писать заявление

Если вы выдаете наличные деньги из кассы, запрос на имя руководителя обязателен. Для документального оформления подотчета необходимо заявление, завизированное руководителем, или официальное распоряжение (Указания ЦБ РФ №3210-У ). Отдельный приказ о выдаче теперь не нужен.

Если же денежные средства переводятся на карту сотрудника, письменное обращение не потребуется. Штрафы за выдачу безналичных сумм без предварительной заявки не предусмотрены.

Как правильно составить сотруднику

Обращение составляется в единственном экземпляре на имя руководителя организации либо на иное ответственное лицо с соответствующими полномочиями. Унифицированной формы нет. Корректная заявка от имени работника содержит сведения:

  1. Информация о заявителе: ФИО сотрудника, должность и структурное подразделение.
  2. Необходимая сумма для осуществления расходов.
  3. Обоснование получения денег.
  4. Срок, в который планируется произвести необходимые расходы, мероприятия, поездки.
  5. Дата и подпись с расшифровкой.

Заявку составляют как в письменной (от руки), так и в электронной форме. Если вы подготовили электронный запрос, распечатайте его, поставьте подпись и передайте на согласование директору.

Вот так выглядит образец заявления на подотчет от работника:

Директору СДЮСШОР «gosuchetnik.ru»

Иванову Ивану Ивановичу

от заместителя директора

по организационной работе

Клубиной Инны Александровны

Прошу выдать мне денежные средства в подотчет на организацию и проведения мероприятия «Юбилей школы», из расчета:

  1. Шары воздушные – 500шт.*10 руб. = 500,00 рублей.
  2. Букеты – 10 шт. * 1000 руб. = 10 000,00 рублей.
  3. Поздравительные открытки – 25 шт. * 50 рублей = 1 250,00 рублей.
  4. Ценный подарок (сервиз) – 6 шт. * 500 руб. = 3 000,00 рублей.
  5. Ценный подарок (набор посуды) – 3 шт. * 1000 руб. = 3 000,00 рублей.
  6. Ценный подарок (набор посуды большой) – 1 шт. * 1 500 руб. = 1 500,00 рублей.

Итого: 19 250,00 (Девятнадцать тысяч двести пятьдесят рублей 00 копеек) рублей.

На срок до 16.03.2020 г.

Клубина /Клубина И. А./

Директор СДЮСШОР «gosuchetnik.ru» Иванов /Иванов И.И./

Как составлять руководителю

Директор — это такое же подотчетное лицо, как и другие сотрудники. Он обязан составлять заявку на выдачу наличных денег, но его содержание несущественно отличается.

Запрос пишется не на имя руководителя, а в компанию. То есть, в верхнем правом углу указывается наименование организации, ФИО и должность руководителя. И все. В тексте руководитель не запрашивает средства, а фиксирует факт их выдачи. Затем указываются цель затрат, сумма наличных и дата отчетности.

Вот примерный вариант такой заявки на деньги подотчет:

Директор подписывает этот запрос только один раз — дублировать подпись руководителя как ответственного и должностного лица нет необходимости. Затем визу ставит бухгалтер, подтверждая тем самым выдачу наличных из кассы.

Как составлять, чтобы получить деньги на карту

Когда вы получаете деньги безналичным переводом на банковскую карту, составлять заявку не обязательно. Но и не запрещено (например, бухгалтер требует такой запрос для внутренней отчетности). Форма и содержание официального обращения не изменится: оформляете на имя руководителя с указанием цели и суммы расходов.

Вместо фразы «Прошу выдать наличные» напишите «Прошу перевести деньги на банковскую карту» и подробно укажите ее реквизиты — наименование банка, его ИНН, КПП и БИК, расчетный и корреспондентский счета.

Если заявления нет

Подотчетные наличные средства подвергаются особому вниманию со стороны контролирующих органов. За нарушение установленного порядка и выдачу денег из кассы без официального заявления на подотчет учреждению грозит административный штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП):

  • для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Бухучет подотчета в бюджетном учреждении

Операции отражаются на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников отдельно по каждому авансовому. Рассмотрим основные примеры.

Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства выдали сотрудникам. Остаток наличности сдали на расчетный счет учреждения.

Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации

Пишем заявление на выдачу подотчетных сумм

Обзоры КонсультантПлюс

Новые правила выдачи денег под отчет

В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?

Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
Читайте также:  Акт приема передачи квартиры по договору купли-продажи: образец, как составить

Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.

Оформление заявления

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит информацию о необходимой сумме и сроке, на который выдаются деньги. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет включает данные самого работника и его подпись. А чтобы бумагу приняли в бухгалтерии, ее обязательно согласовывают с руководителем.

Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2020 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но логично, чтобы в нем содержалась та же информация, что и в заявлении:

  • о подотчетном лице;
  • о сумме и сроке предоставления аванса;
  • дата и подпись подотчетника;
  • подпись руководителя.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2020 году

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще оформлять выдачу заявлением работника. Если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого письменных обращений и многочисленных согласований с руководством.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.

Обновленные правила отчета по расходам

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

На что надо обратить внимание:

  • бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
  • в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
  • в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
  • расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Выдаем деньги в подотчет из кассы

Заявление на выдачу подотчетных сумм — это документ, который является основанием для оформления расходно-кассового ордера и получения наличных денег на руки. Действия подотчетного лица и бухгалтерии регламентируются указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

  • Изменение и прекращение обязательств
  • Обстоятельства непреодолимой силы
  • Приостановление взыскания налоговой задолженности
  • Действие разрешительных документов
  • Обзор законодательства за период с 28 сентября по 4 октября
  • Как сделать офис стерильным в условиях карантина
  • Должен ли самозанятый платить страховые взносы
  • Сдает ли самозанятый налоговую отчетность
  • Новые рекомендации Роспотребнадзора для работодателей
  • Скачать дополнительные материалы в базе КонсультантПлюс. Бесплатно на 2 дня
Читайте также:  Заявление о разъяснении судебного решения

Общие положения ведения кассовых операций

Подотчетные суммы выдаются на командировочные расходы, оплату услуг и товаров для нужд предприятия, иные нужды, необходимые для обеспечения деятельности организации. Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. Сокращает вопросы со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при получении денежных средств на руки работникам регулируется принятыми в 2017 году новыми правилами выдачи подотчетных сумм и состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение (приказ или заявление).
  2. Получение денег физическим лицом.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется по распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Иными словами, если нет приказа, работник пишет заявление на выдачу подотчетных сумм, и если это заявление удовлетворят, получит деньги. До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время оно применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме, содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Документ подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей». Физическое лицо в заявлении вправе указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления в подотчет на командировочные расходы

Организации или ИП вправе выдавать деньги подотчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно и утверждается в ЛНА. Это может быть служебная записка, приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ.

Образец служебной записки на выдачу денежных средств подотчет

Внутренний распорядительный документ обязательно содержит записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Как выдать деньги из кассы

Рассмотрим подробнее новые правила выдачи подотчетных сумм. Передача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). РКО составляется в одном экземпляре. Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится их передача.

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступившее в силу с 19.08.2017, коснулось передачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Уже нет необходимости отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму разрешено в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать подотчет было нельзя. Теперь допускается написать заявление на подотчетные деньги и при положительном решении получить их.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Срок отчета

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги подотчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 указаний № 3210-У).

По новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру допускается направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 указаний № 3210-У).

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышения потраченной суммы денег над суммой, выданной по заявлению на подотчет, работнику следует к авансовому отчету приложить объяснительную записку.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.