Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ

Благодаря отмене в 2013 году применения обязательных унифицированных бланков первичных документов, организации получили возможность существенно уменьшить документооборот. Одним из наиболее удачных примеров такой оптимизации служит соединение в одной форме налогового счета-фактуры и бухгалтерского отгрузочного документа. В результате этого слияния возник универсальный передаточный документ.

Документы, которые заменил новый бланк

Ранее обязательными к оформлению передаточными документами являлись товарная накладная, товарная часть товарно-транспортной накладной и передаточный акт по утвержденным формам. Теперь все эти бланки утратили свою актуальность и необходимость, хотя при желании по-прежнему могут использоваться организациями. Сведения о том, какие именно документы использовать в своей работе каждая компания должна закреплять в своей учетной политике в индивидуальном порядке.

В каких случаях используется документ

Основными поводами для оформления универсального передаточного документа являются следующие случаи:

  • отгрузка товаров, материалов, оборудования различного назначения,
  • операции посреднического характера,
  • передача и прием выполненных работ и оказанных услуг,
  • передача некоторых видов прав имущественного толка.

При полном и грамотном оформлении бланка, документ является доказательством совершения сделки законным путем и принимается в качестве первичного учетного документа, обосновывающего проводки бухгалтерии по оприходованию работ, услуг, товаров и материалов. Также документ служит основанием для вычета НДС.

Правила составления универсального передаточного документа

Несмотря на то, что данная форма закреплена на законодательном уровне, ее применение не является обязательным. В ряде случаев, как уже говорилось выше, она может быть заменена другими документами или же скорректирована в зависимости от потребностей организации. Однако, следует отметить, что в документе должны содержаться некоторые обязательные реквизиты:

  • его название,
  • дата составления,
  • наименование компании, сотрудниками которой он оформляется,
  • смысл операции, которую он сопровождает,
  • стоимость товарно-материальных ценностей или услуг,
  • их количество,
  • данные об ответственных лицах (с указанием должностей, фамилий-имен-отчеств),
  • подписи с расшифровками.

Если документ подвергается изменениям и редактуре внутри предприятия, вышеупомянутую информацию из бланка исключать нельзя, в противном случае, универсальный передаточный документ не будет считаться законным основанием для бухгалтерских проводок, приходования операций и ТМЦ, возмещения НДС.

Образец заполнения универсального передаточного документа

Верхняя левая часть бланка содержит в себе «окно», в которое нужно вписать статус документа, т.е. то значение, которое он принимает в том или ином случае. Варианта здесь два:

  1. единичка ставится, если передаточный документ заменяет налоговый счет-фактуру и бухгалтерский передаточный акт,
  2. а двойка — если бланк используется только в качестве первичного передаточного акта.

Стоит отметить, что эти два варианта обозначают, что документ могут использовать компании, применяющие НДС в своей деятельности и освобожденные от этой обязанности.

Заполнение следующей части документа зависит от того, какой именно символ был поставлен в первом «окошке». Мы рассматриваем пример, в котором стоит единица (т.е. организация применяет НДС).

Сначала в документ вносятся:

  • его номер (согласно внутреннему документообороту фирмы),
  • дата (соответствующая реальному текущему времени).

Строку, стоящую ниже (об исправлении) пока заполнять не нужно – сведения в нее вносятся в дальнейшем при необходимости.

Далее в бланк следует внести следующие данные, касающиеся продавца и покупателя:

  • полное наименование,
  • его адрес,
  • ИНН,
  • КПП (данные должны быть идентичны учредительным документам компании).

Если речь идет об ИП, то сюда надо включить его ФИО и адрес регистрации по месту жительства.

Ниже нужно вписать номер и дату платежно-расчетного документа, название и код (в соответствии с принятой классификацией) валюты, в которой происходят расчеты.

Вторая часть бланка включает в себя оформленную в виде таблицы информацию о товарно-материальных ценностях, работах, услугах, подтверждением которых является документ.

Здесь нужно указать:

  • их наименование,
  • данные о единице измерения (штуки, литры, километры)
  • ее код по ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения).

Затем по порядку в таблицу вписываются следующие показатели:

  • общее количество,
  • стоимость за одну единицу без НДС,
  • общая стоимость по наименованию также без НДС,
  • величина акциза (при необходимости),
  • ставка НДС.

Далее в столбиках указываются:

  • сумма налога по каждому наименованию
  • и общая стоимость с учетом налога,
  • название страны происхождения,
  • ее код по ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира),
  • номер таможенной декларации (только для импортных товаров).

В строке «Основание для приема-передачи» указываются:

  • ссылка на номер договора или соглашения (с указанием его номера и даты),
  • данные о транспортировке и грузе – здесь аналогичным образом дается ссылка на транспортную накладную или иной подтверждающий документ.

Если же никакой бумаги нет, сюда можно внести параметры груза (объем, вес, упаковка и т.п.).

Завершающим этапом оформления документа является его подпись всеми заинтересованным сторонами. В бланке в соответствующих ячейках должны расписаться:

  • кладовщики организаций, или иные лица, осуществляющие отгрузку и прием товарно-материальных ценностей,
  • сотрудники отделов бухгалтерии, ответственные за оформление документа и прием его к учету.

Здесь же в строке «Иные сведения» получатель товарно-материальных ценностей, работ или услуг должен отметить тот факт, что нареканий к ним у него нет.

Как выглядят правильные образцы заполнения УПД: примеры

Зачем придумали УПД

Основная задача УПД – упрощение документооборота путем замены нескольких документов одним.

Читайте также:  Как проверить справку о малоимущей семье на подлинность

Изначально хоз. субъекты, применяющие ОСН, по сделкам выставляли своим контрагентам пакет документов, в котором помимо прочих были товарные накладные, акты и счета-фактуры к ним. При этом информация в накладных/актах и счетах-фактурах дублировалась. Для исправления данной ситуации и был придуман УПД – универсальный передаточный документ. Его универсальность не только в совмещении функций первички и счета-фактуры: в одном УПД можно отразить данные о реализуемом товаре/продукции, а также одновременно о выполненных работах/оказанных услугах. То есть, УПД может заменить собой до 6 документов.

Вынесем в таблицу, на какие операции может быть оформлен УПД:

Различные образцы заполнения УПД 2020 скачать можно далее в статье. Также дадим инструкцию по заполнению УПД в части некоторых спорных реквизитов.

Обязательно ли применять УПД

Применение УПД – не обязательная процедура. Сделки можно оформлять любым пакетом документов. Так, допустимо действовать по старинке и выписывать накладные и акты, а можно использовать УПД. Также разрешено с одними контрагентами применять один пакет документов, а с другими – другой.

Как правило, состав закрывающих документов прописан в договоре. Поэтому о том, какие документы составлять по сделке, надо позаботиться заранее и обговорить это с партнерами.

С 2013 года отменена обязанность пользоваться унифицированными формами документов. На данный момент можно разрабатывать собственные бланки, образцы которых утверждают учетной политикой предприятия. Единственное условие – наличие обязательных реквизитов. В том числе при заполнении УПД.

Какой бланк использовать для УПД

Образец УПД был разработан на основе формы счета-фактуры. Стандартный образец формы УПД приведен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Как уже было сказано, данный бланк можно использовать как рекомендованный. Также допустимо добавить иные реквизиты или убрать некоторые существующие. То есть, оставляем только те, которые отнесены законом к обязательным.

Ниже рассмотрим, как правильно заполнить образец УПД.

Пояснения по некоторым реквизитам УПД

Обратим внимание на оформление любого образца заполнения УПД в части некоторых реквизитов.

Статус УПД

Бывает 2 варианта заполнения данного поля:

Статус – обязательный реквизит УПД.

Код товара/работ/услуг (графа Б)

Реквизит, который часто вызывает вопросы, – графа Б. Обязательно заполнять код товара в УПД не предписано. То есть, этот реквизит можно убрать из собственной разработанной формы. Если оставить, то:

  • для услуг и работ допустимо использовать в этой графе код ОКВЭД;
  • для товаров – артикул.

Код вида товара (графа 1а)

Здесь понятно, что эту графу используют только для товара. Да и то: не для каждого товара, а который вывезен в страны ЕАЭС с территории РФ.

Страна происхождения товара (графы 10, 10а, 11)

Заполняют в отношении товара, страна происхождения которого – не Российская Федерация.

Подписи ответственных лиц

Подписи в УПД отнесены к обязательным реквизитам. Так как в состав УПД входят два документа – первичка и счет-фактура, то и правила заполнения образца передаточного документа в части подписей ответственных сторон можно разделить на два момента:

  • часть, относящуюся к счету-фактуре – подписывают генеральный директор и главный бухгалтер;
  • часть, относящуюся к первичке – могут подписывать лица, ответственные за совершение операций по отгрузке товаров/работ/услуг (по приеме товаров/работ/услуг).

Если документ должен подписывать один и тот же человек, допустимо ставить подпись в одном из полей, а в других указать лишь фамилию и должность.

УПД при различных операциях

Далее рассмотрим различные образцы заполнения УПД.

УПД на услуги с НДС

Итак, допустим, что организация оказывает консультационные услуги и находится на общей системе налогообложения. Покажем образец заполнения УПД на услуги.

УПД на услуги без НДС

Спецрежимники должны с особым вниманием соблюдать правила заполнения УПД: если неплательщик НДС выставит счет-фактуру с выделенной суммой налога, ему придется уплатить НДС в бюджет и сдать в налоговую декларацию.

Напоминаем, что спецрежимник при использовании УПД в качестве первички проставляет в статусе УПД – «2».

Вот заполненный образец УПД на услуги без НДС:

УПД при реализации

Пусть организация реализует товар/продукцию и применяет общую систему налогообложения. Для оформления своих продаж она использует УПД вместо комплекта товарная накладная + счет-фактура.

Вот пример заполнения УПД по данным операциям:

Правила заполнения образца УПД на реализацию без НДС аналогичны правилам оформления образца формы УПД на услуги без НДС. Следует проследить за тем, чтобы:

  • стоял верный статус документа – «2», определяющий УПД как первичку;
  • в графах 7 и 8 не было сведений об НДС.

УПД при совмещении реализации товаров и выполнении работ

Теперь рассмотрим правильное оформление образца заполнения УПД, в котором отражены одновременно отгрузка товаров и выполнение работ.

Никаких особых правил в этом случае нет. В строки следует вносить данные обо всех видах произведенных операций. При этом к моменту оплаты отгрузки товаров/продукции работы должны быть уже выполнены (под аванс УПД не выставляют).

При заполнении аналогичного документа спецрежимником надо также следить за статусом документа («2») и за тем, чтобы не был выделен НДС в соответствующих графах.

Читайте также:  Ненадлежащий ответчик возражение на исковое заявление

Подводим итоги

УПД – документ, позволяющий сократить документооборот в организации. Он заменяет собой пакет отгрузочных документов, в который могут быть включены накладные, акты и счета-фактуры к ним.

УПД могут оформлять любые хозсубъекты, в том числе на спецрежимах.

Порядок заполнения для неплательщиков НДС несколько отличается от порядка заполнения теми, кто применяет общий режим налогообложения.

Заполняем универсальный передаточный документ: пошаговая инструкция

УПД — это специализированный формуляр, который объединяет в себе сразу два документа: счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную, подтверждающую отгрузку товаров.

Общие требования к документообороту

По общим правилам, любая операция оформляется документально. Для отгрузки товаров или при оказании услуг и работ компания оформляет соответствующую форму первички. Например, накладную на поставку продукции или акт выполненных работ или услуг.

Затем, чтобы предъявить требования по оплате заказчику, компания формирует счет-фактуру. Этот документ является основой при исчислении налога на добавленную стоимость и имеет унифицированный бланк.

Но такой порядок документооборота не единственный. Чиновники предусмотрели упрощенный алгоритм, при котором вместо накладных и счета-фактуры формируется только один формуляр — универсальный передаточный документ (УПД).

Как это работает на практике

Бюджетная организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того, как заказчик примет выполненные действия, бюджетная организация вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.

Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.

Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: бюджетное учреждение сформирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет формуляр и сразу передаст на оплату. Что существенно сократит время расчетов между сторонами.

Какой бланк использовать в работе

Единого бланка универсального передаточного документа не предусмотрено. Организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичной документации. Правило введено с 2013 года, со вступлением в силу закона «О бухучете» № 402-ФЗ. Учреждение вправе разработать собственную структуру УПД, которая отвечает особенностям и специфике деятельности. Допускается использовать рекомендованный бланк, утвержденный в Приложении № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected] . Или доработать формуляр ФНС своими графами и полями. Но шаблон, рекомендованный ФНС, удобен и раскрывает все обязательные реквизиты. Это гарантирует правильное заполнение УПД, поэтому компании чаще всего используют его.

Если организация решила использовать самостоятельно разработанный бланк, учтите два правила:

  1. Форма должна раскрывать все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 1, 9 закона № 402-ФЗ).
  2. Бланк и правила заполнения УПД в 2020 году следует утвердить в учетной политике.

Без этого собственный формуляр использовать нельзя. Налоговики не примут документы к учету, что приведет к доначислению налогов и сборов и применению штрафных санкций.

Рекомендованный образец

Кто и когда использует УПД

Универсальную первичку вправе применять любые организации и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте УПД при оформлении операций:

  1. Реализация. Например, если организация реализует товары, продукцию, услуги, работы.
  2. Передача имущественных прав по собственным активам компании.
  3. Оформление сделок в части посреднических операций.

Инструкция по заполнению

Так как унифицированной формы документа нет, рассмотрим пример заполнения УПД, рекомендованный ФНС. Порядок и правила оформления формуляра закреплены во втором приложении Письма ФНС.

Содержание и рекомендации по заполнению

Предусмотрены два варианта заполнения:

  1. Указываем код «1», если формуляр используется одновременно как передаточный акт и счет-фактура.
  2. Код «2» проставляем, если УПД используется исключительно в качестве передаточной формы (накладная, акт выполненных работ, услуг).

Строчки со 2 по 7

Регистрируем идентификационную информацию о заказчике и исполнителе по договору. Фиксируем наименование сторон, ИНН и КПП, адреса. При необходимости заполняем сведения о грузоотправителе.

Указываем код 643 — российский рубль.

Все операции в бухучете отражаются в рублевом эквиваленте!

Детализируем сведения о предмете договора в образец, как правильно заполнить УПД. Например, если между сторонами заключен договор поставки, то необходимо обозначить информацию о товаре. Для договора подряда или оказания услуг фиксируем сведения об оказанных услугах, работах.

Подписи ответственных работников

Эту часть УПД обязаны заверить руководитель и главбух организации. Либо иные лица, уполномоченные на совершение таких действий, по доверенности.

Это договор, контракт или соглашение. Впишите его реквизиты и дату подписания.

Ответственные лица со стороны заказчика и исполнителя проставляют подписи. Тем самым подтверждая факт передачи товара, оказания услуги, выполнения работы. Указывается дата подписания, Ф.И.О. и должность ответственного работника каждой стороны.

Печать на универсальный передаточный документ ставить не обязательно.

Образцы заполнения

Принципы заполнения универсального передаточного документа отличаются в зависимости от предмета договора. Например, при реализации продукции или товаров используйте в работе такой образец заполнения универсального передаточного документа:

Читайте также:  В каких московских вузах учатся студенты-целевики

При реализации на сторону работ или услуг составляйте универсальный передаточный документ по такому образцу:

УПД для ИП без НДС: образец заполнения

upd_dlya_ip_bez_nds_obrazec_zapolneniya.jpg

Похожие публикации

Универсальный передаточный документ (УПД) — форма, объединяющая в себе бухгалтерскую первичную документацию и счет-фактуру, рекомендованная письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Применение УПД заметно экономит ресурсы хозяйствующих субъектов, поскольку любая операция продажи обычно сопровождается составлением накладной и счета-фактуры, УПД же, соединяя в себе оба этих документа, упрощает процедуру оформления сделки и не влечет налоговых рисков для обеих сторон. Т.е., потребитель (заказчик) может возместить НДС, предъявленный продавцом и зафиксированный в УПД, и одновременно подтвердить расходы при расчете налога на прибыль.

Использование этой формы в документообороте компаний и ИП не является обязательным, его применяют по добровольному выбору, закрепив подобный порядок в учетной политике. И, хотя создан этот документ, в основном, для предприятий-плательщиков НДС, им не пренебрегают и субъекты, не работающие с этим налогом. Разберемся, как предприниматели формируют УПД без налога, и приведем образец заполнения УПД для ИП на УСН без НДС.

Как ИП заполнить универсальный передаточный документ

Предприниматели не являются плательщиками НДС, если применяют налоговые спецрежимы (УСН, ЕНВД, ПСН). Поэтому НДС покупателям они не выставляют. Не предъявляют налог заказчикам и компании на ОСНО, если осуществляют операции, освобожденные от налогообложения.

В подобных случаях не оформляют счета-фактуры, а если ИП применяет УПД, то и использует его в таких ситуациях исключительно в статусе передаточного документа (например, только накладной или акта передачи), кодируя его признаком «2» в поле, расположенном в левом верхнем углу. Отметка «1» в этом поле обозначает, что документ одновременно является счетом-фактурой и учетной первичной документацией. Статус с кодом «1» приемлем для плательщиков НДС, но в рассматриваемой нами ситуации НДС не начисляется, следовательно, важным аспектом становится указание признака «2».

При этом упрощается оформление УПД, поскольку отсутствует необходимость заполнения в УПД полей, являющихся обязательными для счетов-фактур. Это строка 5 в информационной части и следующие графы в табличной части документа:

  • 6 –величина акциза по сделке (указывается «без акциза»);
  • 7 – ставка налога («без НДС»);
  • 8 – сумма налога, предъявляемая покупателю («без НДС»);
  • 10 – код страны-производителя товара;
  • 10а – название страны-производителя;
  • 11– № таможенной декларации

В остальном УПД для ИП формируют по общим правилам, заполняя строки в информационной части документа:

  • 1 – № документа в хронологическом порядке и дата его оформления;
  • 2, 2а, 2б – данные продавца, его реквизиты;
  • 3,4 – информация об отправителе и получателе груза. Заполняют, если реализуют товары (при предоставлении услуг или работ проставляют прочерк). Если поставщик одновременно является отправителем груза, то в стр. 3 фиксируют фразу «он же». Если же покупатель и грузополучатель – одно лицо, то необходимо продублировать название получателя и его адрес (здесь отметка «он же» исключена);
  • 5 – № платежного поручения. Заполняется, если производилась предоплата. При отсутствии аванса или перечислении средств в день отгрузки, строка прочеркивается;
  • 6, 6а, 6б – данные покупателя (наименование, адрес, ИНН/КПП);
  • 7 – код используемой валюты;
  • 8 – идентификатор госконтракта.

Табличную часть УПД ИП, не работающие с НДС, заполняют, как уже отмечено, без указания ставки и суммы налога и упоминаний о стране-производителе товара и декларации таможни.

Согласно приложению 3 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96, ИП вправе не заполнять номера строк таблицы (гр. А) и код товара (гр. Б) – эти поля не являются обязательными к заполнению. В графе Б указывают коды:

  • по ОКВЭД – для работ;
  • по ОКУД – по услугам;
  • артикул для товара.

Далее заполняют графы:

  • 1, 1a, 2 – название товаров/услуг и единицы измерения. В гр. 1а фиксируют код товара по ТН ВЭД ЕАЭС, если речь в документе идет об экспорте из РФ в страны ЕАЭС. В других ситуациях строка прочеркивается;
  • 3 – количество реализуемых ценностей/услуг. Если количественное значение определить нельзя – ставят прочерк;
  • 4 – цена за единицу;
  • 5 и 9 – общая стоимость товаров/услуг.

Заполненный образец УПД без НДС будет приведен ниже.

Как подписывать УПД ИП

Зачастую перед ИП встает вопрос, как правильно подписать УПД. Заверить подписями документ обязаны обе стороны сделки – продавец и покупатель, либо их полномочные представители. Где подписывать УПД, покажем в таблице:

Поле в УПД: где ставить подписи

Что подтверждает подпись

В подразделе со счетом-фактурой

ИП – продавец (или его представитель) подписывает УПД и указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации

Факт проведения сделки и ее документального оформления

Достоверность данных в УПД

  • Уже заверивший поставку ИП (его представитель) вправе указать в этой строке лишь ФИО и не подписывать документ повторно

Правильность оформления документа

  • Если получение товара и подтверждение правильности оформления документа заверяется одним и тем же лицом, то в строке 18 можно не ставить подпись, а только ФИО

Для большей наглядности предлагаем пример формирования УПД без НДС. Образец заполнения в 2020 году: