Ответ на претензию

Ответ на претензию. Образец правильного написания

Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.

Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Для чего нужен ответ на претензию

Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.

Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.

Кто составляет ответ на претензию

В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.

Правила написания ответа на претензию

Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.

Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).

Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.

Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.

Надо ли соглашаться с претензией

В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.

Инструкция по написанию ответа на претензию

Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.

Часть первая

  • В «шапке» ответа на претензию нужно указать отправителя, а именно: полное название организации, ее фактический адрес, ИНН, КПП (последние два параметра можно взять из учредительной документации фирмы).
  • Далее следует внести данные об адресате: если письмо отправляется конкретному лицу, то его должность, фамилию, имя, отчество (последние два — в виде инициалов), опять же полное наименование компании, фактический адрес.
  • Затем надо пронумеровать документ в соответствии с внутренним документооборотом предприятия и поставить дату его составления.

Часть вторая

Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.

  • Здесь следует обязательно указать точную дату получения претензии, коротко обозначить ее суть и при наличии финансовых требований, вписать сумму (цифрами и прописью). Если есть документ, в рамках которого действует отправитель претензии (например, договор) – нужно указать его номер и дату подписания.
  • Потом пишется собственно ответ — при его составлении следует руководствоваться пунктами договора, законодательными нормами и правилами (и обязательно указывать на них ссылки). Если претензия состояла из нескольких пунктов, отвечать нужно также – отдельными пунктами.
  • После написания ответа необходимо подвести резюме, то есть емко, в одном-двух предложениях высказать мысль о том, что претензия принимается полностью, частично, или вовсе отклоняется.
  • В завершение ответ на претензию должен подписать ответственный сотрудник предприятия с обязательной расшифровкой подписи.
Читайте также:  Исковое заявление о взыскании задолженности в третейский суд

Образец ответа на необоснованную претензию

Для начала нужно отметить, что претензии пишутся по самым разным поводам, и реагировать на них приходится также по-разному. Нельзя сказать, что подготовка ответа является приятным делом, но с ним желательно покончить как можно быстрее.

Общим для всех претензий является наличие недовольства тем, как компания выполняет обязательства перед клиентами. Первоочередной задачей этого документа является исправление недочетов. Если один потребитель удовлетвориться извинениями, то другой рассчитывает на получение компенсации.

Как уже упоминалось выше, претензии бывают разными: необоснованными, несправедливыми или наоборот, аргументированными и справедливыми. Отдельно нужно упомянуть о неконструктивных претензиях, написанных агрессивным тоном. Реагировать на них следует по-разному, исходя от общего характера документа.

Как правильно ответить на претензию, не имеющую оснований?

Такой документ обвиняет компанию незаслуженно или не предоставляет достаточных аргументов. Если вам поступила необоснованная претензия, то в ответном письме сообщите об отсутствии своей вины в сложившейся ситуации.

При этом желательно сохранить с заявителем деловые отношения.
Необоснованная претензия, как правило, содержит несправедливые упреки, а иногда и полную клевету.

При составлении ответа обозначьте об отсутствии вашей вины в сложившейся ситуации и приведите соответствующие аргументы, в том числе, ссылки на нормы закона. Такая позиция поможет эффективно защитить свои права.

В процессе составления ответа на претензию учитывайте ряд требования касательно его оформления:

  • Укажите реквизиты отправителя и получателя.
  • Обозначьте название документа — ответ.
  • Дайте четкое объяснение фактам, изложенным в претензии.
  • Озвучьте встречные требования.
  • Дайте ссылки на судебную практику или законодательные нормы.
  • Предложите решить спор путем мирных переговоров.
  • Укажите в перечне все приложенные к ответу документы.
  • Ответ должно подписать уполномоченное лицо и поставить печать организации.

Внимание! Подготовьте два экземпляра документа. Один остается в материалах дела, а другой направляется адресату.

Если заявитель переходит на личности или выдвигает необоснованные обвинения, то предупредите его о готовности защищать свою честь и достоинство в суде. Разработку документа поручите сотрудникам правового отдела. Это поможет избежать неприятных последствий и гарантирует эффективное решение возникшего спора.

Образец претензии перевозчику о возмещении убытков.

О том, как составляется претензия продавцу за непоставку товара, читайте тут.

Законные основания для ответа на подобную претензию?

Магазин вправе отказаться от удовлетворения требований, озвученных в претензии. Такое право предусмотрено законом и призвано защитить продавцов от возможных махинаций с товарами и услугами. Но следует иметь в виду, что потребитель может оспорить отказ.

Закон устанавливает перечень оснований для отказа в удовлетворении требований потребителя:

  • Товар относится к категории продукции, которая не подлежит возврату.
  • Потребитель требует принять товар после истечения установленного законом срока для возврата.
  • Продавец обоснованно подозревает покупателя в махинациях.
  • Поломка произошла по вине потребителя.
  • Имеются нарушения товарного вида продукции.

Каковы сроки составления и вручения ответа на безосновательное претензионное письмо?

Законодательство устанавливает определенный срок для каждого отдельного случая. Причем многие продавцы и потребители ошибочно полагают, что он составляет 30 дней. Тогда как этот временной промежуток предусмотрен для подготовки ответа государственными или муниципальными структурами на полученное обращение.

Если претензия предъявлена в рамках правоотношений, возникших между потребителем и продавцом, то ответ на претензию необходимо предоставить на протяжении 10 дней после ее получения.

Нарушение этих сроков является основанием для обращения заявителя в суд для защиты нарушенных прав. Такой вариант невыгоден для компании, поскольку в рамках гражданского производства придется затрачивать время на посещение судебных заседаний и предоставление доказательств. Кроме того, судебные споры сопряжены со значительными финансовыми затратами.

Если вы отказываетесь удовлетворить необоснованную претензию, то сделайте это в корректной и вежливой форме. Обязательно включите в ответ ссылки на подходящие статьи закона. Следует помнить, что при попадании дела в суд ответ на претензию приобретает статус правовой позиции ответчика. Кроме того, он будет рассматриваться как письменное доказательство.
Еще один важный момент: вручите ответ на претензию адресату лично или отправьте его заказным письмом с уведомлением.

Как пишется ответ на необоснованные претензии

  1. Конструктор документов >
  2. Статьи >
  3. Особенности претензий >
  4. Как пишется ответ на необоснованные претензии

В предпринимательской деятельности часто встречаются такие моменты, когда потребитель пишет жалобу. Но иногда она является необоснованной. Как в таком случае поступать предпринимателю? Стоит ли на нее вообще реагировать либо же просто не брать ее во внимание?

Что может подразумевать под собой необоснованная претензия?

В большинстве случаев необоснованные претензии на предпринимателя либо на компанию могут быть следующим причинам:

  • потребитель самостоятельно испортил товар и пытается за счет фирмы заменить его новым;
  • на лицо мошеннические действия, которые не несут никакой угрозы, но подпортить репутацию может сполна;
  • попытка получения материальной компенсации за несуществующий дефект.
Читайте также:  Как разговаривать с сотрудниками банка по задолженности

Какая ответственность может быть за необоснованную претензию?

Законодательством Российской Федерации не предусмотрена ответственность за необоснованную претензию. Однако есть одно исключение.

В том случае, если человек, от которого поступила претензия, не является клиентом этой фирмы либо магазина и более того, в его жалобе имеется шантаж, то руководство фирмы получателя имеет все основания обратиться в такие инстанции, как:

  • правоохранительные органы;
  • суд.
  • Если говорить о полиции, то они вправе возбудить уголовное дело по 2 статьям:
  • мошенничество;
  • шантаж.

Если же руководство обратилось непосредственно в суд, то они вправе потребовать компенсации морального ущерба, поскольку данная претензия могла оказать определенное влияние на их репутацию и тем самым оттолкнуть потенциальных клиентов.

Как нужно отвечать на необоснованную претензию?

Так что же все-таки необходимо предпринимать руководству компании, если поступила необоснованная претензия в их адрес?

В том случае, если на лицо факт мошенничества и предприниматель не хочет тратить свое личное время на все разбирательства, эту жалобу можно попросту проигнорировать либо написать в ответном письме “Вашу претензию считаем необоснованной” и при повторном получении подобного письма действовать согласно закону РФ.

Если фирма сотрудничала с тем клиентом, от которого пришло письмо-претензия, необходимо корректно сообщить о том, что их вины здесь не обнаружено, в дальнейшей переписке нет смысла. В этом случае обязательно следует составить ответное письмо, поскольку в суде это станет основным доказательством невиновности предпринимателя.

Многие задаются вопросом: как пишется претензия, которая необоснованна?

Стоит отметить, что при составлении письма-ответа необходимо обращать особое внимание на его содержание, а именно:

  • форма общения в письме должна быть уважительной с отсутствием грубых выражений;
  • всю ситуацию необходимо описывать подробно, чтобы у потребителя не возникло вопроса о причине отказа выполнять его требования. Необходимо описывать все факты, которые в конкретном случае стоят на стороне предпринимателя, делая акцент на законодательство Российской Федерации. У потребителя должно сложиться впечатление, что фирма идет на контакт и на ее стороне находится закон. В конце можно добавить: “Ваши претензии необоснованны”;
  • в том случае, если клиент дорог для компании, необходимо предложить в качестве альтернативного варианта скидку на будущий приобретаемый продукт, хоть и правда на стороне организации.

В конце письма-ответа следует добавить, что компания приносит свои извинения за то, что не сможет помочь в сложившейся ситуации, и, несмотря на такой неприятный инцидент, она хочет сохранить взаимоотношения с данным потребителем.

Дополнительные сведения

В процессе формирования письма-ответа необходимо использовать фирменный бланк компании для создания делового стиля общения. Несмотря на то, что это не предусматривается законами Российской Федерации, многие специалисты в этой сфере рекомендуют именно такой метод подхода для разрешения конфликтных ситуаций.

Отсылать письмо-ответ на претензию необходимо только по тем контактным данным, которые были указаны в полученной жалобе. В случае их отсутствия, письмо отправляется по тому адресу, откуда оно пришло в компанию.

Следует следить за правильным указанием информации о компании, в которую пришло письмо-претензия. Необходимо проверять правильность указания:

  • наименования компания;
  • юридического адреса;
  • инициалов ответственного лица, которое составляло письмо-ответ на претензию;
  • инициалов потребителя, который подал жалобу;
  • инициалов лица, которому предъявлены требования.

Стоит отметить, что максимальный срок рассмотрение и отправки письма-ответа составляет всего 10 рабочих дней. В случае если этот срок будет просрочен, компании угрожает административная ответственность. Если потребитель и не потребует этой компенсации, это может сделать суд в виде начисления штрафных санкций или неустойки.

Ответ на необоснованную претензию: правила составления

Под необоснованной претензией в настоящей статье понимается претензия, требования которой не основаны на действительных фактических обстоятельствах и/или нормах права.

Нужно ли давать Ответ на необоснованную претензию ?

Даже если поступившая в ваш адрес претензия является необоснованной, ответ на нее имеет смысл дать в связи с нижеследующим.

Как правило, предъявление необоснованной претензии обусловлено чаще всего не злонамеренными действиями лица, ее предъявившего, а следующими причинами:

  • неверной оценкой фактических обстоятельств дела
  • ошибочным толкованием условий договора (если претензия предъявлена по договору)
  • неправильным толкованием положений закона, регламентирующего правоотношения сторон

Таким образом, давая ответ на необоснованную претензию, необходимо разъяснить лицу, направившему претензию, ошибочность его позиции. Если этого не сделать и просто проигнорировать позицию лица, направившего претензионное письмо, сохраняется высокая вероятность того, что указанное лицо обратиться в суд. Вследствие обращения в суд, лицу, получившему претензию, придется в нем участвовать, на что придется потратить гораздо большее количество времени, а иногда и средств, чем на ответ по претензии.

Читайте также:  Как подать заявление о пропаже человека в другом городе

Так же если отношения с вашим контрагентом носят длительный характер, ответ на претензию необходимо давать, поскольку это отвечает правилам деловой этики и позволит сохранить возможность дальнейшего сотрудничества.

Кроме того, нельзя сбрасывать со счетов, что наш суд – «самый справедливый суд в мире» и иногда бывают случаи принятия решений в том числе и в пользу лиц, предъявляющих необоснованные требования.

Скачать Образец ответа на необоснованную претензию можно в конце статьи

Содержание Ответа на необоснованную претензию:

Текст ответа на претензию включает в себя следующую информацию:

Ответ на необоснованную претензию: Образец

Фабула: Покупатель без достаточных оснований требует от поставщика осуществить поставку товара, ссылаясь на наличие заключенного договора. Поставщик подготовил ответ на необоснованную претензию покупателя, образец которого приведен ниже:

Директору ООО «Лазурит»

446000, г.Самара, ул.________________, д.19

От ООО «Снабженец»

446000, г.Самара, ул.________________, 99 оф.00

исх. От 15.08.2019г

на претензию по договору поставки

В ответ на вашу претензию исх.№89 от 09.08.2019г о непоставке товара по договору поставки товара №17 от 01.07.2019г в согласованный срок и требовании произвести поставку товара, сообщаем нижеследующее.

Между ООО «Снабженец» (далее – Поставщик) и ООО «Лазурит» (Покупатель) был заключен договор поставки №17 от 01.07.2019г (далее – Договор).

В соответствии с п.2.2. указанного договора ООО «Снабженец» обязалось поставить в адрес ООО «Лазурит» товар: Сортовой металлопрокат, швеллер, Ст.3, L -6 м, в количестве 10 (Десяти) тонн на общую сумму 380 000 (Триста восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС.

В соответствии с п.2.3. указанного договора срок поставки товара составляет 7 (семь) календарных дней с момента его полной предварительной оплаты.

Согласно п.3.1. Договора поставки Покупатель обязался оплатить согласованный к поставке товар в порядке его 100% предварительной оплате в срок не позднее 10.07.2019г.

Поставщиком был выставлен счет на оплату согласованного товара №399 от 01.07.2019г на сумму 380 000 рублей, в том числе НДС.

Оплата указанного счета произведена покупателем лишь частично платежным поручением №497 от 10.07.2019г на сумму 50 000 рублей.

Таким образом, свою обязанность по осуществлению полной предварительной оплаты, предусмотренную п. 3.1. Договора поставки покупатель надлежащим образом не выполнил.

В соответствии с п.1 ст. 487 Гражданского Кодекса РФ В случаях, когда договором купли-продажи предусмотрена обязанность покупателя оплатить товар полностью или частично до передачи продавцом товара (предварительная оплата), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, а если такой срок договором не предусмотрен, в срок, определенный в соответствии со ст.314 ГК РФ.

Согласно п.2 ст.487 ГК РФ В случае неисполнения покупателем обязанности предварительно оплатить товар применяются правила, предусмотренные ст.328 ГК РФ

В соответствии с п.2 ст.328 ГК РФ В случае непредоставления обязанной стороной предусмотренного договором исполнения обязательства, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства или отказаться от исполнения этого обязательства и потребовать возмещения убытков.

Если предусмотренное договором исполнение обязательства произведено не в полном объеме, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства или отказаться от исполнения в части, соответствующей непредоставленному исполнению.

В связи с тем, что предварительная оплата в полном объеме в соответствии с п.3.1. договора не произведена, поставщик, руководствуясь ст.328 ГК РФ приостановил исполнение своего обязательства по поставке товара до момента осуществления полной оплаты товара.

Руководствуясь изложенным, ст.ст.328, 487 ГК РФ

Вынуждены в удовлетворении вашей претензии отказать.

Генеральный директор ООО «Снабженец» _____________Яковенко М.Н.

Направление ответа на претензию

После составления ответа на необоснованную претензию его нужно распечатать в двух экземплярах, один из которых направляется лицу, предъявившему претензию, а второй остается у лица, подготовившего ответ на нее.

Ответ на претензию, написанный от имени организации подписывает ее руководитель или уполномоченный им представитель. От имени физического лица ответ должен быть подписан самим лицом или его представителем, действующим на основании доверенности.

Ответ на претензию можно отправить почтой или вручить автору претензии лично.

Если претензия предъявлена в связи с договором, которым предусмотрен специальный порядок составления или отправки ответа на претензию, то кроме описанных выше требований, ответ на претензионное письмо так же должен отвечать требованиям, установленным договором.

Когда исходя из обстоятельств дела необходимо сохранить доказательства факта направления ответа на претензию, его можно вручить лично под роспись на втором экземпляре или направив заказным письмом с уведомлением о вручении. Почтовые квитанция и уведомление будут являться доказательствами направления ответа на претензию.