Перевод на дистанционную работу из-за коронавируса — образец приказа

Перевод на дистанционную работу из-за коронавируса — образец приказа

  • Перевод на дистанционную работу по ТК РФ
  • Этапы оформления перевода на удаленную работу из-за коронавируса
  • Как составить приказ о переводе на дистанционную работу
  • Как составить дополнительное соглашение о переводе на удаленную работу
  • А можно ли оформить удаленку как перевод на другую работу?
  • Ответы Минтруда на вопросы по организации удаленной работы в период эпидемии
  • Новый вид занятости — временная удаленная работа
  • Подводим итоги

Пандемия COVID-19 требует от работодателей особых мер безопасности. Чтобы предотвратить распространение вируса, сотрудников массово переводят на удаленную работу. Расскажем, как правильно это сделать и приведем образец приказа о переводе на дистанционку.

Перевод на дистанционную работу по ТК РФ

В целях противодействия распространению коронавируса Минтруд предлагает следующие способы оставить работников дома:

Вариант действий, основание

Суть мероприятий

Какие документы оформить Как заплатить

На какой срок рассчитано мероприятие

Перевести на дистанционную работу

(гл. 49.1 ТК РФ) Выполнение трудовых функций удаленно, т. е. упразднение условия трудового договора о присутствии на рабочем месте Приказ о переводе на дистанционную работу, в котором работники проставляют подпись о согласии (либо заявление работника), дополнительное соглашение к трудовому договору Условия оплаты труда не меняются: пропорционально отработанному времени или по факту выполнения работ На конкретный срок — по соглашению между сторонами Отправить в отпуск

(ст. 114, ст. 124, ст. 128 ТК РФ) Предоставить работнику оплачиваемый отпуск не по графику Заявление работника, приказ о предоставлении отпуска По среднему заработку 28 дней + дни дополнительного отпуска Предоставить неоплачиваемый отпуск Не оплачивается По заявлению работника Оформить простой

(ст. 72.2, ст. 157 ТК РФ) Простой по причине, не зависящей от сторон трудового договора, – эпидемия COVID-19. Простой не поименован в ст. 107 ТК РФ (временем отдыха не является), но Минздравсоцразвития в Письме от 02.02.2009 № 22-2-2004 уполномочивает работодателя разрешать сотрудникам не выходить на работу Приказ об объявлении простоя с указанием на тот факт, что в период простоя сотрудники вправе отсутствовать на рабочем месте Не менее 2/3 тарифной ставки (оклада) По решению работодателя

Однозначно нельзя объявлять по предприятию карантин, отправляя всех сотрудников поголовно (или большую часть) в неоплачиваемый отпуск. Отпуск за свой счет можно предоставлять только по письменному заявлению работника (ст. 128 ТК РФ), но принуждением заниматься нельзя — это чревато штрафом ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

На варианте перевода на дистанционную работу по ст. 72 ТК РФ настаивают и специалисты Роструда на сайте Онлайнинспекция.рф.

Рассмотрим этот вариант подробнее.

Этапы оформления перевода на удаленную работу из-за коронавируса

Рекомендуем следующую последовательность действий:

  1. Составьте письменно или озвучьте устно предложение работнику перейти на дистанционную работу.
  2. Если инициатива о переходе на удаленный режим работы исходит от сотрудника, получите от него заявление с просьбой перевести его на дистанционный труд (образец такого заявления смотритездесь).
  3. Озвучьте способы контроля выполнения работы и обговорите с работником вопросы оплаты труда (обратите внимание: снижать зарплату при переводе на дистанционную работу нельзя).
  4. Если работник на озвученные условия согласен, составьте допсоглашение к трудовому договору (при несогласии работника возможно увольнение в рамках процедуры, описанной в ст. 74 ТК РФ).
  5. Обеспечьте удаленного сотрудника всем, что ему будет необходимо для выполнения трудовых функций.

Полезная информация от Консультант+

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Как правильно ее оформить и какие существуют особенности, узнайте здесь.

А теперь перейдем к оформлению необходимых документов.

Как составить приказ о переводе на дистанционную работу

Приказом руководство вправе перевести на удаленку одного работника либо нескольких сразу. В документ включаются:

  • основание перевода и его срок;
  • ФИО работника, должность, структурное подразделение, объем работы, размер оплаты в период удаленной работы.

Образец приказа о переводе на удаленную работу одного сотрудника

Приведем пример документа, составленного на основании заявления работника:

Образец приказа о переводе на удаленную работу группы сотрудников

Приказ о массовом переводе на дистанционную работу выглядит так:

Как составить дополнительное соглашение о переводе на удаленную работу

В дополнительные соглашения с работниками Минтруд рекомендует включить:

Образец дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу

Соглашение между сторонами трудового договора о переходе на удаленку может выглядеть так:

А можно ли оформить удаленку как перевод на другую работу?

При переводе сотрудника с его согласия (ст. 72.1 ТК РФ) изменяются:

Читайте также:  Задолженность по налогу на имущество самара паспорту

Но в отдельных случаях согласие работника на временный перевод (до 1 месяца) не требуется (ст. 72.2 ТК РФ):

  • для предотвращения или устранения последствий катастрофы, аварий, эпидемий, природных бедствий, угрожающих жизни и здоровью населения;
  • если работодатель простаивает в указанных обстоятельствах или по причинам технического, экономического или организационного характера.

Минтруд обращает внимание, что при переходе на домашнюю дистанционную работу в связи с коронавирусом сотрудники продолжают выполнять свои трудовые функции, а значит, переводом на другую работу данная ситуация не признается.

Ответы Минтруда на вопросы по организации удаленной работы в период эпидемии

Специалисты Минтруда на своем сайте разместили информацию, в которой ответили на самые наболевшие вопросы по организации дистанционки и оформлению больничных листов в период борьбы с пандемией COVID-19. Предлагаем с ней ознакомиться:

Новый вид занятости — временная удаленная работа

Пока ТК РФ позволяет выбрать лишь один формат рабочего взаимодействия сторон трудовых отношений: либо присутствие на рабочем месте, либо удаленная работа.

В сложившихся условиях многие сотрудники вынуждены идти навстречу руководству, по устной договоренности чередуя работу в офисе и на дому. Риск в том, что в трудовом договоре такие условия прописать проблематично, а отсутствие на рабочем месте — это прогул. А судебная практика по временной удаленной работе не сформирована.

Поэтому Минтруд решил разработать поправки, которые позволят совмещать эти варианты, и скорее всего, в ТК РФ возникнет режим неполной дистанционной занятости: планируется пополнить его статьей «Временная удаленная работа»:

Подводим итоги

  • Распространение коронавируса требует от работодателей проведения профилактических мероприятий, одно из которых — перевод сотрудников на дистанционную работу.
  • Переход к удаленной работе оформляется изданием приказа и составлением допсоглашений к трудовым договорам с работниками.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как перевести сотрудников на дистанционные договоры

Дата публикации 18.03.2020

Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Как это сделать, какие документы оформить, нужно ли вносить изменения в трудовые договоры с работниками?

Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе.

Дистанционная работа – это выполнение работником должностных обязанностей вне места нахождения работодателя. Важной характеристикой такой работы является то, что всё взаимодействие происходит через интернет. Кроме того, при дистанционной работе сотрудник не занимается производством какой-либо продукции (в отличие от надомной).

Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например “до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе или стране)”.

При этом обращаем внимание, что сроки действия условия о дистанционной работе могут определяться решениями исполнительной власти регионального или местного уровня. Так, в городе Москве принят указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ “О введении режима повышенной готовности”. На период действия этого акта можно заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе.

При переходе на дистанционную работу работодателю потребуется после заключения дополнительного соглашения издать соответствующий приказ.

С этим выводом согласился и Минтруд России в письме от 14.05.2019 № 14-2/ООГ-3389.

ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи такого заявления стороны могут заключить дополнительное соглашение о дистанционно работе.

Работодатель не обязан обеспечивать работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но может это сделать. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. Прежде всего, к таким расходам относятся расходы на связь и интернет. Порядок возмещения этих расходов лучше всего закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору.

При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Поэтому также рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных и аналогичным внутренним ресурсам. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи- идентификаторы, то желательно составить правила работы со средствами индивидуальной идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам. Если ранее этих правил не было, то с ними необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

Читайте также:  Как уменьшить алименты на ребенка в твердой денежной сумме

Законодательство не устанавливает правил отчета для дистанционных работников о проделанной работе. Однако работодатель может определить порядок, форму и периодичность такого отчета. Условия об этом можно установить в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте, а также включить в дополнительное соглашение к трудовому договору. Аналогичным образом необходимо установить порядок взаимодействия работника и работодателя при постановке задач и их выполнении.

В отношении табеля учета рабочего времени отметим следующее. Трудовое законодательство не содержит особенностей заполнения табеля на дистанционного работника. В связи с этим рекомендуется заполнять табель учета рабочего времени следующим образом. В будние дни проставляется отметка о присутствии (“Я” или числовое обозначение “01”). Выходные и нерабочие праздничные дни отмечаются “В” или числовым обозначением “26”.

Смотрите также

  • Трудовые отношения с дистанционными работниками
  • Прием на работу дистанционных сотрудников
  • Оформление переводов сотрудников на дистанционную (удаленную) работу в связи с карантином в программе “1С”

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

  • десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
  • рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
  • ваш e-mail не передается третьим лицам;

Допсоглашение о переводе работника на дистанционную работу

Обзоры КонсультантПлюс

Дополнительное соглашение о переводе работника на удаленную работу — это документ, регламентирующий изменения первоначального трудового договора. С изменением рабочего места могут поменяться и другие существенные условия, все это должно быть отражено в допсоглашении.

Причины для перевода на удаленку

Трудовой кодекс не указывает, когда может потребоваться перевод сотрудника на удаленную работу, этот вопрос остается на усмотрение работодателя. Если в ТД не отражена такая возможность, подчиненный подписывает дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу, без этого такое перемещение незаконно. Взаимодействие между работником и работодателем происходит посредством телекоммуникационных сетей. Дистанционный документооборот организуется, если позволяют условия и есть необходимые ресурсы. Причем ресурсы используются как сотрудника, так и работодателя.

Кого можно перевести на удаленку

По ТК, на дистанционный процесс переводится тот специалист, трудовая функция которого напрямую не связана с пребыванием на территории работодателя. Например, работать удаленно смогут кадровики, юристы, секретари — те сотрудники, чьи функции связаны, например, с обработкой документации. Не получится перевести на дистанционный труд уборщиков, вахтеров, рабочих и др.

Оформляем перевод

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, проведите аудит технических возможностей организации и самого специалиста. Необходимо убедиться в наличии производственных средств на потенциальном рабочем месте или предоставить дополнительные ресурсы. Составьте списки тех, кого вы планируете переводить на дистанционный труд. Определите, как будет организован процесс: режим труда и отдыха, схемы взаимодействия, способы контроля.

Оформляем согласие сотрудника

Чтобы избежать в дальнейшем непредвиденных осложнений, договоритесь с работником и оформите его согласие на перемещение. Поскольку указание рабочего места обязательно в ТД, его изменение фиксируется отдельным документом. Кто инициатор изменения, работодатель либо работник, значения не имеет. Оформляется заявлением сотрудника или предложением руководства компании.

Составляем допсоглашение

Второй шаг после подписания согласия — необходимость оформить дополнительное соглашение о переводе работника на дистанционную работу, это регламентирует ст. 72 ТК. Основанием для его заключения послужит заявление работника или предложение работодателя. Необходимо предусмотреть важные нюансы:

  1. Рабочее место. Определить его точно по смыслу закона сложно — «вне места нахождения работодателя». Целесообразно продумать, нужен ли этот специалист в офисе, по каким дням, закрепить это в документе.
  2. Режим рабочего времени работник устанавливает сам. Если у работодателя есть какие-либо требования, например, быть на связи с 9:00 часов до 17:00, их тоже следует прописать в соглашении. Имеет смысл указать продолжительность рабочей недели и выходные дни.
  3. Механизмы взаимодействия и способы контроля.
  4. Использование ресурсов работника и выплата компенсации.

Образец доп соглашения о переводе на дистанционную работу

Чем подробнее вы пропишете условия работы на удаленке, тем меньше возможность столкнуться с непониманием, халатностью или злоупотреблениями как со стороны работодателя, так и работника.

Издаем приказ

Третий шаг закрепляется локальным нормативным актом. Приказ издается после того, как подписано доп соглашение на дистанционную работу с сотрудником. Утвержденного бланка нет, составляется в свободной форме.

Как вернуть сотрудника с удаленки

В допсоглашение впишите пункт об окончании дистанционного периода, если планируете его временный характер или возможность пролонгирования срока действия. Если вы точно знаете, на какое время переводите сотрудников работать удаленно, укажите в приказе даты начала и окончания удаленного режима.

Образец приказа о переводе на дистанционную работу

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Дистанционная (удаленная) работа дает работнику возможность осуществлять свой труд без привязки к определенному рабочему месту, хотя по всем иным параметрам он так же, как и обычный работник, подчиняется требованиям трудового законодательства (ст. 312.1 ТК РФ). Особый характер труда обусловливает ряд особенностей этой работы (гл. 49.1 ТК РФ):

  • она не требует постоянного присутствия работника на территории, находящейся под контролем работодателя, и позволяет работнику самостоятельно устанавливать приемлемый для него режим труда и отдыха, если иное не предусмотрено в трудовом договоре;
  • перечень обязанностей работодателя в части охраны труда суживается до нескольких вопросов (санитарно-бытового обслуживания, медицинского обеспечения, обязательного социального страхования от несчастных случаев, ознакомления работника с требованиями охраны труда);
  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.
Читайте также:  Как расторгнуть кредитный договор с банком

В период пандемии коронавируса многие сотрудники временно переведены на дистанционную работу. Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок заполнения приказа на удаленную работу:

Если у вас еще нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к Готовому решению.

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным. Причем работника можно сразу принять на такую работу, а можно перевести на нее, получив соответствующее заявление сотрудника. Однако в любом случае потребуется отразить факт подобной работы в трудовом договоре (если работника сразу берут на такую работу) или в дополнительном соглашении к нему (если происходит перевод).

Заключение соглашения о дистанционной работе может осуществляться путем электронной переписки, но непосредственно за ним должен обязательно последовать обмен бумажными экземплярами договора (дополнительного соглашения) через обычную почту. А вот процедуру ознакомления работника с приказом о приеме (переводе) на удаленную работу достаточно совершить через электронный обмен документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

Образец трудового договора с дистанционщиком вы найдете здесь.

По согласию между работником и работодателем допускается невнесение сведений о периоде дистанционной работы в трудовую книжку. Трудовой стаж в этом случае будет подтверждать трудовой договор с записями, свидетельствующими о характере работы.

Но если вам требуется внести запись в трудовую книжку дистанционщика, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Путеводитель по кадрам и смотрите разъяснения экспертов и образец.

О значении и порядке определения трудового стажа читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать».

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

  1. Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  2. Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

  1. Два приказа с одной датой:
  • о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
  • о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;
  1. Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив бесплатно пробный доступ к системе.

Итоги

Действующее законодательство допускает возможность осуществления работы дистанционно (без привязки к рабочим местам, созданным работодателем). Такая работа подчиняется требованиям ТК РФ, но имеет ряд особенностей, обусловленных удаленным характером труда. Перевод на дистанционный труд осуществляется по согласованию между работником и работодателем путем отражения условий достигнутого соглашения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Приказ о переводе на удаленную работу оформляется в произвольной форме.