Аналитическая записка

Аналитическая записка

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки –

  • предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
  • грамотное планирование расходов компании в будущем,
  • повышение производительности труда,
  • улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

  • его номер по внутреннему документообороту,
  • дата составления,
  • адресат: это обычно руководитель организации,
  • а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

  • суть проблемы,
  • ее причины и последствия,
  • рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
  • делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно

  • по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
  • или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.

Аналитическая записка – правила составления и пример

Работая на производстве или в какой-либо организации, приходится сталкиваться с написанием различных бумаг и документов. Одним из распространенных документов является аналитическая записка. В целом, составление этого документа не должно вызывать каких-либо серьезных проблем, но стоит знать все правила. В этой статье можно будет ознакомиться с примером написания аналитической записки, узнать, для чего она составляется и в каких случаях.

Читайте также:  Надо ли платить налог на квартиру в собственности

Для чего нужен документ

Этот документ, как правило, составляется тогда, когда необходим анализ происходящей ситуации. Обычно в аналитических записках рассматриваются проблемные или кризисные ситуации, которые могут повлечь за собой негативные последствия для всего предприятия в целом или для его отдельных структурных подразделений.

Случается, что неопытный человек может перепутать этот документ с аналитическим отчетом. Поэтому стоит помнить, что в аналитической записке не только рассматривается сложившаяся ситуация и ее причины, но и описываются конкретные варианты развития и решения проблемы.

Можно выделить следующие цели документа:

  • доведение до руководства факта сложившейся или складывающейся проблемы;
  • предотвращение повторения ситуации в будущем;
  • улучшение трудовой производительности;
  • усиление контроля за какими-либо направлениями на предприятии или в организации.

Грамотно составленный документ может послужить важным сигналом для руководства и поможет определить дальнейший курс развития событий. В некоторых случаях такой документ может быть использован для проведения различных мероприятий внутри самого предприятия, таких как совещания, планерки или семинары. А также в случае серьезных проблемных ситуаций аналитическую записку можно прикреплять в качестве доказательства к судебным разбирательствам как доказательный аргумент.

Кто может составить документ

На крупных предприятиях составлением аналитических записок занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел аналитики. Однако составить такой документ может любой сотрудник, который в должной мере осведомлен в рассматриваемом вопросе и который, в свою очередь, имеет опыт и личный профессиональный взгляд на разрешение или предотвращение проблемы.

Любой руководитель структурного или обособленного подразделения организации имеет право делегировать написание аналитической записки своему заместителю, секретарю или другому подчиненному. Но в этом случае есть один очень важный нюанс. Так как право подписи остается за руководителем, он будет нести персональную ответственность за содержание документа. Поэтому крайне важно вычитать документ перед его подписанием и удостовериться в правильности изложенных фактов, выводов и предложений.

Правила составления

В особо крупных организациях можно встретить специально разработанный бланк для этого документа, но, как правило, это случается крайне редко. В целом, этот документ не предусматривает закрепления за ним унифицированного образца, поэтому составляется в произвольной форме при соблюдении основных правил делопроизводства.

Как и любой документ, аналитическая записка должна иметь в начале следующую информацию:

  • регистрационный номер;
  • дата;
  • адресат (должность, фамилию и инициалы), которым является руководитель какого-либо подразделения или начальник предприятия;
  • должность, фамилия и инициалы составителя документа.

Далее документ имеет описательную или, как ее еще называют, излагаемую часть, в которой должны быть такие атрибуты:

  • суть излагаемого вопроса или проблемы;
  • причины;
  • последствия;
  • рекомендации по ликвидации или предотвращению проблемы;
  • выводы;
  • подпись составителя.

В тексте аналитической записки должно быть как можно меньше терминологии, но если употребление специально применяемых значений неизбежно, то они должны дополняться сносками и разъяснениями. Если к записке прикладываются какие-либо доказательства в виде фотографий, отчетов, писем или договоров, в тексте делаются специальные пометки, к примеру, договор аренды служебных помещений (приложение №1).

Важно помнить, что все доводы должны иметь аргументированный фундамент. Анализ ситуации, рекомендации и выводы должны быть объективными, а вот от субъективных взглядов следует отказаться, рассматривая проблему только лишь в рамках достижения благополучия для предприятия.

Оформление и регистрация

Документ обязательно должен быть составлен в двух экземплярах, из них один остается в структурном подразделении, а второй предоставляется руководителю. Аналитическая записка может быть составлена при использовании персонального компьютера и других печатных средств, а также она может быть написана от руки. Объем текста ограничений не имеет.

Этот вид документа не подлежит обязательной регистрации, однако для того чтобы установить контроль за ходом движения и развития обстоятельств, лучше всего зарегистрировать и присвоить регистрационный номер.

После того как были представлены все основные правила составления, необходимо рассмотреть пример аналитической записки.

Пример

Генеральному директору ОАО «Транс-порт»

от начальника цеха по сборке двигателей ОАО «Транс-порт»

Аналитическая записка от 25.03.2018 года №1/2018.

В результате еженедельной проверки оборудования цеха по сборке двигателей была выявлена поломка машины АСК (автоматизированный сборной комбайн № 3). Данная поломка связана с большой производительной нагрузкой на АСК и истекшим эксплуатационным сроком. Производить ремонт данной машины нецелесообразно.

На сегодняшний день цех нуждается в покупке новой машины для эффективного выполнения задач, предусмотренных положением о цехе по сборке двигателей. В случае отсутствия машины АСК цех не сможет выполнять свои обязанности, что приведет к полной остановке сборочного процесса.

Курочкин И.И. /Подпись/

В данном примере аналитической записки имеются все необходимые атрибуты, а ход изложения проблемы соответствует правильной структуре построения этого документа.

Заключение

Составить правильный документ – это всегда рутинная и очень ответственная работа. Но ознакомившись с примером написания аналитической записки, можно приступать и к составлению собственного документа. Однако главное – запомнить все приведенные выше правила.

Читайте также:  Как считать неустойку по договору

Примеры написания аналитических записок: структура документа

Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.

Структура документа

На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:

  • шапка документа, название;
  • аннотация;
  • введение;
  • суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
  • выводы и заключение;
  • подпись составителя и дата.

В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.

Шапка и название документа

Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.

Пример написания аналитических записок:

Руководитель структурного подразделения ….

Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.

Аннотация или предисловие

Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.

Рассмотрим пример написания аналитических записок.

Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:

…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…

…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…

Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:

Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…

Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:

… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался

Денежные поступления от реализации, руб

Основная часть документа

В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

  1. Описание проблемы, которая подлежала анализу.
  2. Методики, используемые при анализе.

Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.

Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.

Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.

Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .

Заключительная часть, выводы

Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.

Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.

Рассмотрим образец аналитической записки (пример).

… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:

Ожидаемый экономический эффект

К какой дате, должны быть проведены мероприятия

Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.

Подпись и приложения

В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.

Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.

Общие рекомендации

Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:

  • Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
  • Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
  • Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
  • Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.
Читайте также:  Документы для рвп по браку 2021 граждан молдовы

Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.

Методические рекомендации по написанию аналитической записки
учебно-методический материал по теме

Методические рекомендации по написанию аналитической записки содержат

1. описание структуры записки

2. требования к написанию

3. примерную структуру основной части аналитической записки о результатах педагогической деятельности.

Скачать:

Вложение Размер
analiticheskaya_zapiska.docx 19.36 КБ

Предварительный просмотр:

Методические рекомендации по написанию аналитической записки .

Аналитическая записка — документ , содержащий обобщенный материал о каких-либо исследованиях или какой-либо деятельности.

Целью написания аналитической записки –визуализация, формулирование проблемы или выявленных противоречий, а также формулирование выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблем(ы) или противоречий.

Структура аналитической записки

4. Основная часть

В аннотации кратко излагается суть содержания документа, причины и обстоятельства его появления, цели и задачи, методы исследования (педагогической деятельности), обоснование и полученные результаты. Каждый из этих параметров начинается с абзаца. В аннотации указываются используемые источники информации. Размер аннотации недолжен превышать 2/3 страницы формата А4.

Включает в себя наименования всех структурных частей документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало каждой части.

Включает в себя несколько составных частей, которые не выделяются подзаголовками, но присутствуют вобязательном порядке. Введение включает в себя постановку проблемы (то есть четко сформулированную цель,причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Разъясняется, какая методика или способ мониторинга использовалась при обработке информации.

Излагается суть исследования или деятельности.

В логической последовательности дается изложение исследуемых вопросов темы (выделенных, как правило, в подразделы). Поэтапный анализ и обобщения.Выдвижение гипотез, версий и их обоснование.

Основная часть состоит из разделов и подразделов.

В конце Аналитической записки должны быть обязательно Выводы, Прогноз и Предложения (Рекомендации).Строятся они на основании результатов анализа материалов, приводимых в разделах, но не повторяют их, а обобщают.

Основные требования к выводам:

  • непротиворечивость и жесткая логическая взаимосвязь с основным текстом подраздела;
  • отсутствие прямых повторений текста раздела;
  • недопустимость выводов, не обоснованных основным текстом;
  • подводится общий итог исследований по указанной тематике;
  • текст выводов должен быть краток.

Исходя из выводов, указывается перечень мероприятий, предложений или их варианты для предотвращенияпричин, следствий того или иного события, а также прогнозируются те события, действия, которые могутпроизойти, если не выполнить или не принимать во внимание данные выводы и предложения.

Вводные и заключительные части выделяются курсивом.

Объем итогового заключения не должен превышать одной страницы

Приобщаются подробные различные таблицы, графики, условные обозначения, иная второстепенная информация, дополняющая основную часть документа. Список использованных источников и литературы, составляется при необходимости и по требованию.

Требования к оформлению аналитической записки

1. Тест печатается шрифтом 14 или 15 через полтора интервала; поля: слева — 2,5 см, справа—1,0 см.

2. В тексте должны быть сноски на заимствованный материал, т.е. ссылки на источники, откуда взята информация.

3. Текст должен быть прочитан автором для устранения опечаток.

4. Текст должен быть строго экономическим, деловым и не должен содержать журналистских оборотов.

5. Следует избегать перечислений, надо их осмыслить и излагать своими словами с собственными положениями и выводами.

6. Лучше не употреблять слов и оборотов «необходимо», «следует», «должны», если не ясно, кому они адресованы.

7. Не следует употреблять слова «сегодня», «на сегодняшний день», «в данный момент», «в последний год (годы)», «в текущий период», а указывать точно год (годы) или, в крайнем случае, использовать оборот «в настоящее время» (если материал относится к текущему периоду).

8. Не употреблять следующие слова и выражения: «несомненно», «безусловно», «очевидно», «примечательно», «занять достойное место», «естественно», «можно с уверенностью сказать».

9. Заголовки параграфов в тексте и в содержании должны быть одинаковыми.

10. В оглавлении, в правом углу, ставится «стр.» и указываются номера страниц, относящиеся к каждому параграфу.

11. Все страницы и параграфы должны быть пронумерованы.

12. Жирным шрифтом выделения в тексте делать не следует, можно использовать светлый курсив.

Основная часть Аналитической записки о результатах педагогической деятельности должна иметь свою логическую структуру:

  1. цель педагогической деятельности,
  2. задачи для их реализации,
  3. средства их реализации (технологии),
  4. критерии успешности реализации цели (сдвиги в обучении, в личностном развитии обучающихся, уровень предметных и метапредметных умений и др.),
  5. позитивные результаты педагогической деятельности по направлениям (по итогам учебного года, по итогам диагностических и контрольных работ, результаты экзаменов в традиционной форме и в форме ЕГЭ, результаты участия обучающихся в олимпиадах, конкурсах и интеллектуальных марафонах, результаты научно-практической (проектной) и исследовательской деятельности обучающихся и др.),
  6. выявленные проблемы,
  7. пути их решения в дальнейшей работе.