Что делать с невостребованной трудовой книжкой в 2020 году

Что делать с невостребованной трудовой книжкой в 2020 году

Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку. Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника. В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой.

  1. Порядок увольнения работника в случае его неявки на работу
  2. Что делать с невостребованной трудовой книжкой
  3. Порядок действий при отправке трудовой по почте
  4. Выводы
  5. Законодательная база

Порядок увольнения работника в случае его неявки на работу

Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим:

  • Зафиксировать неявку работника. Как правило заявление работник написать успевает. В этом заявлении стоит дата последнего рабочего дня, а значит и дата увольнения. Отозвано такое заявление работником не было. Зафиксировать неявку работникам нужно специальным актом. Нужен он для того, чтобы в последствии можно было подтвердить отсутствие работника документально, а также для того, чтобы снять вину с работодателя в том, что в последний рабочий день он не вручил работнику трудовую. Приведем образец такого документа.
  • Издать приказа. Приказ о прекращении трудового договора издать работодатель должен в любом случае, при этом не имеет значение присутствовал работник в свой последний рабочий день или нет. Если работник на работу не явился, в приказе нужно сделать соответствующую отметку о том, что возможности донести приказ до сведения работника нет (84.1 ТК РФ).
  • Внести запись в трудовую книжку. Такую запись в книжку вносят на основании изданного приказа. Запись в книжке вносит кадровый сотрудник, ответственный за ведение трудовых, после чего заверяет запись подписью и печатью. По правилам в трудовой книжке также должен расписаться работник, но так как он отсутствует сделать это невозможно (Читайте также статью ⇒ Запись в трудовой при увольнение ИП).
  • Внести запись в личную карточку. Личная карточка работника также закрывается. Для этого в разделе XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» вносят основания для прекращения трудового соглашения с работникам, а также указываются реквизиты приказа об увольнении. В личную карточку также можно внести отметку о том, что ознакомится с записью работника не представляется возможным.
  • Направить работнику уведомление. Если связаться с работником по телефону не удается, то ему направляется уведомление о том, что необходимо явиться за трудовой или дать свое согласие на то, что книжка будет отправлена по почте. Отправить такое уведомление можно не только по одному адресу, но и по всем известным работодателю адресам. Отправить же книжку по почтой можно только в том случае, если он на то дал свое согласие (п.36 Правил ведения трудовых книжек №225). Приведем пример такого уведомления.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Важно! Направлять трудовую книжку по почте без предварительного согласия работника нельзя.

Отправляя трудовую по почте важно проследить за сохранением всех подтверждающих документов. При возникновении трудового спора такие документы помогут доказать, что работодатель в данной ситуации действовал на основании трудового законодательства (Читайте также статью ⇒ Вкладыш в трудовую книжку).

Если уволенный сотрудник не дал свое согласие на отправку ему трудовой по почте, то работодатель обязан ее хранить у себя «до востребования».

Важно! Трудовая книжка, невостребованная уволенным работником должна храниться в организации 75 лет.

Порядок действий при отправке трудовой по почте

В том случае если работник дал письменное согласие на отправку трудовой по почте, работодатель должен действовать следующим образом:

  • Письмо с уведомлением отправить как заказное с описью вложения и уведомлением о вручении письма;
  • Получив от работника согласие в письменном виде с адресом для отправления, направить работнику трудовую книжку. Письмо с книжкой также отправляется с описью вложения, а также с уведомлением о вручении письма;
  • Полученное уведомление о вручении письма с трудовой работнику, а также опись и квитанции об отправлении необходимо сохранить.
Читайте также:  Договор дарения при банкротстве физического лица

Выводы

Работодателю важно соблюдать верный алгоритм действий в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу. Для этого необходимо всеми возможными способами оповести работника о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку книжки по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить трудовую книжку по почте. В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет (Читайте также ⇒ Дубликат трудовой книжки).

Отличный секретарь

Коллеги! Блог переехал. Старые статьи остаются здесь, но актуальны они на момент написания. Будьте пожалуйста внимательны! Новые статьи, много видео здесь: http://vk.com/thebestsecretary или в инстаграм documenty_i_arhiv . На вопросы отвечаю быстрее всего через инстаграм. Жду вас там. ©Евгения Кожанова

Невостребованные трудовые книжки

Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка. Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать. В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна. Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье.

А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек. Просто выбросить их нельзя. Что будет делать человек со своей трудовой книжкой, кадровика не волнует. Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

Пишем письмо

Если человек только что уволен, и мы точно знаем, что он жив и здоров, а трудовую книжку не забирает из вредности, то наша обязанность написать ему письмо с просьбой (заставить мы не можем) прийти и все-таки ее забрать. Либо пусть работник даст нам письменное разрешение отправить ее по почте.

Пример текста письма:

Уважаемый Михаил Николаевич!

В связи с расторжением трудового договора от 01.02.2016 №4545/ТД прошу Вас явиться в отдел кадров ООО «АБВ» для получения трудовой книжки, либо выслать в адрес ООО «АБВ» ваше согласие на направление Вам трудовой книжки по почте.

Отдел кадров ООО «АБВ» находится по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д. 4, оф.400. Часы работы: с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00. Телефон контакта (123)456-78-90.

Генеральный директор Иванов И.И.Иванов

В ответ на это письмо работник должен либо прийти, либо ответить письмом (бумажным! электронное не подойдет!), чтобы книжку выслали ему по почте. Отправка осуществляется только ценным заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Уведомление станет ключевым документом, подтверждающим, что работник получил-таки свою трудовую книжку.

Ни в коем случае нельзя по собственной инициативе высылать невостребованную трудовую книжку письмом, пусть даже и самым что ни на есть ценным, или отправлять с курьером. Это можно делать только с разрешения работника!

Если работник, к сожалению, умер, то трудовую книжку предстоит вернуть его родственникам. Им высылается аналогичное письмо. Для получения документа родным покойного придется доказать свое родство с ним.

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Трудовая книжка – документ по личному составу. Это означает, что а) она имеет длительный срок хранения и б) она подлежит полному оформлению. То есть это – обычный документ, хранение которого нужно обеспечить в соответствии с общими правилами.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня от 2010 года). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке.

Читайте также:  Как принять на работу гражданина из армении

Если на письменный запрос никто не отреагировал, невостребованные трудовые книжки оформляются на хранение. Как уже было сказано, они подлежат полному оформлению, но немного не так, как обычный документ. Трудовую книжку нужно положить в конверт (каждую в отдельный), и сшить эти конверты как положено. Нумеровать тоже нужно конверты.

Теоретически на протяжении всего срока хранения трудовая книжка может быть востребована либо владельцем, либо его родственниками. Тогда нужно ее отдать в обычном прядке. Расшивать дело не нужно: на конверте можно поставить пометку о том, что книжка выдана, а во внутренней описи документов и в листе-заверителе дела сделать соответствующие пометки.

Что делать с невостребованными трудовыми книжками?

Откуда появляются невостребованные трудовые книжки?

С амая распространенная причина появления в организации невостребованных трудовых книжек печальна – это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется у работодателя и, скорее всего, проведет здесь весь установленный для нее срок хранения.

См. статью «Увольнение отсутствующего работника»

Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив работодателю дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.

На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов (например, временная потеря памяти у ее владельца). Но мы перечислили самые распространенные варианты. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.

Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем (поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо). Но если у вас большая организация, которая существует достаточно давно, то подобные «эксклюзивы» вполне могли у вас накопиться.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Когда трудовая книжка считается невостребованной?

Трудовая книжка считается невостребованной, если:

  • работник уволен;
  • родственникам или ему самому направлено письмо с просьбой забрать документ;
  • письмо получено, но никакой реакции в установленный срок не поступило.

Только если соблюдены все эти три условия, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.

Письмо о трудовой книжке

Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Работодатель должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров (показано в Примере 1). В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.

Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложений. Это затем будет храниться как доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.

Читайте также:  Банки не проверяющие кредитную историю: список 2021

Как закрыть трудовую если фирма развалилась?

22.10.2014, 12:49 На форуме с: 11.10.2011
Сообщений: 2

22.10.2014, 13:46 На форуме с: 21.04.2010
Сообщений: 801

22.10.2014, 13:51 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

“Сайт Государственной инспекции по труду в Нижегородской области www.git52.rostrud.ru”, 2014

Вопрос: Как поставить штамп об увольнении, если предприятие ликвидировалось?
Е.В.Шахина

Ответ: В трудовом законодательстве отсутствует понятие “штамп об увольнении”. В случае если Вам необходимо внести в трудовую книжку запись об увольнении из организации, которая на данный момент уже ликвидирована, Вам необходимо обратиться в суд.

22.10.2014, 14:09 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

точно помню что раньше читал. что правопреемник может внести такую запись.
то есть ваш новый работодатель

я прикреплю файлик, с ситуацией, там похожая ситуация, но без ликвидации.

09.11.2014, 18:12 На форуме с: 09.11.2014
Сообщений: 10

09.11.2014, 21:19 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

а почему бы и нет, запись о приеме есть, запись об увольнение можно запросто поставить .
берем выписку их ЕГРЮЛ и смотрим когда фирма закрылась и этим днем увольняем сотрудника.

10.11.2014, 11:12 На форуме с: 22.04.2014
Сообщений: 15

10.11.2014, 12:06 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

ну и что от этого изменится? пенсионщики все равно считают по своим данным.
можно запрос в ПФР сделать, Организация при ликвидации сдает отчетность в ПФР , и там будет видно последний день работы сотрудника.

10.11.2014, 16:10 На форуме с: 10.11.2014
Сообщений: 18

10.11.2014, 16:26 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

не совсем верный подход.
Пенсионщики не редко неправильно назначают пенсию. и трудовая является в суде неплохим доказательством.
поэтому трудовая нужна.
У меня недавно пришло письмо из ПФР, с просьбой подтверждения стажа по одну из руководителей. он давно работает, а книжку потерял в 2001. с 2003 новая книжка.А ПФР просит данные до 2001.
В итоге сейчас по данным ПФР человек работал только с 2003 года.Хорошо что для него это не проблема.
А я знаю человека для которого лишние 2000 тыс к пенсии это очень много. кажется уже 5 год пошел как судятся(подробностей не зная почему так долго) .но причина потеря данных пенсионщиками, плюс часть данных неверно передано организациями.

10.11.2014, 20:15 На форуме с: 24.12.2011
Сообщений: 1 889

10.11.2014, 20:19 На форуме с: 11.12.2012
Сообщений: 2 804

к примеру , если я правильно понял , ваш вопрос и если правильно понял что в документах судов написано

Определение Ленинградского областного суда от 29.05.2014 N 33-2324/2014

Судебная коллегия полагает, что суд первой инстанции обоснованно пришел к выводу, что трудовая деятельность истца в спорный период подтверждается записями в трудовой книжке, доказательств, что истец работал на точечной либо контактной сварке, не представлено, Список N 2 действовавший до 01 января 1992 года не содержал уточнения вида сварки, поэтому данные периоды до 01 января 1992 года подлежат включению в стаж дающий право на досрочное назначение пенсии без уточнения вида сварки.

или вот
Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11.08.2014 по делу N 33-2715/2014

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, следовательно, по записям, внесенным в трудовую книжку, устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым связывается предоставление работнику определенных льгот и преимуществ в соответствии с законами. Сведения о занятии истца соответствующей деятельностью в указанные периоды подтверждаются записями в его трудовой книжке, которые и должны являться основанием для назначения пенсии.

в основном конечно аналогичные случаи тем , что я видел когда в школе работал.то есть подтверждение льготного стажа