Как написать отказ от подписания договора

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.
Читайте также:  Монетизация льгот инвалидам 3 группы

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Инструкция: как составить письмо-отказ от заключения договора

Письмо-отказ от подписания договора — это документ, в котором одна сторона информирует другую о несогласии с условиями сделки и заключением соглашения.

Каковы основания для несогласия

В ч.1 ст. 421 ГК РФ указано, можно ли отказаться от заключения договора — да, можно: стороны свободны в своих юридических договоренностях. Если организации не подходят условия, которые предлагает потенциальный исполнитель, ее представитель не соглашается и не подписывает контракт.

У компании есть возможность не отвечать на предложение поставщика, то есть не акцептовать оферту. В таком случае даже не обязательно приводить причины отказа от заключения договора: если предложение не подошло, получатель просто игнорирует его.

Но бывают и исключения. Вот случаи, когда заказчик не вправе в одностороннем порядке отказаться от сделки:

  • при публичном соглашении (п. 3 ст. 426 ГК РФ);
  • по итогам торговых процедур (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
  • при урегулировании разногласий по условиям конкретного контракта на поставку (ч. 2 ст. 507 ГК РФ);
  • в случае предварительной договоренности (ст. 429 ГК РФ);
  • при передаче безотзывной оферты (ст. 429.2 ГК РФ).

Если заказчик в одностороннем порядке отказывается от государственного или муниципального контракта по ч. 2 ст. 528 Гражданского кодекса или же от подписания соглашения на поставку по ч. 2 ст. 507 ГК РФ, необходимо подготовить письменное мотивированное обоснование.

Особенности для госконтрактов

Если победитель торгов представил недостоверную информацию или фактически не соответствует требованиям из закупочной документации, заказчик вправе отказаться от подписания госконтракта в одностороннем порядке (п. 9 ст. 31 44-ФЗ). Такой мотивированный отказ от заключения договора по результатам торгов возникает и в случаях:

  • если поставщик предложил отпускные цены на ЖНВЛП, которые не зарегистрированы или превышают предельную отпускную цену (п. 10 ст. 31 44-ФЗ);
  • если исполнитель отказывается снижать цену на ЖНВЛП до установленного значения предельной отпускной цены (если проводятся закупки с НМЦК свыше 10 млн рублей для федеральных нужд и с НМЦК, установленной субъектом РФ для муниципальных нужд).

Если победитель заказа производит лекарства самостоятельно, то цена значения не имеет. Если стороны неправомерно отказались от госконтракта, им грозит штраф в размере 50 000 рублей (ч. 3 ст. 7.32 КоАП РФ, решение ФАС России по делу №К-1799/17 от 27.12.2017). Если заказчик необоснованно отказался от контракта в одностороннем порядке, исполнитель вправе принудить его к подписанию и затребовать взыскание убытков через суд (ч. 1 ст. 107 44-ФЗ, п. 4 ст. 445 ГК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа №Ф08-1015/2018 по делу №А32-13476/2017 от 10.04.2018).

Без последствий отказаться от госконтракта поможет инструкция КонсультантПлюс

Если участник уклонился от госконтракта, заказчик не подпишет такое соглашения. Основания для несогласия:

1. Не подписал в установленные сроки.
2. Не внес обеспечение по обязательствам контракта или внес не полностью.

Других оснований для одностороннего отказа нет. Если заказчик обнаружил обоснованную причину отказаться от государственного контракта, он публикует протокол в Единой информационной системе не позднее следующего дня. Направить протокол участнику закупки необходимо в двухдневный период. В протоколе указывают место и дату его оформления, сведения об исполнителе, реквизиты госконтракта и обоснование причин, почему заказчик отказывается его заключить.

Если победитель торгов отказывается подписывать государственный или муниципальный контракт в одностороннем порядке, ему не возвращают внесенный обеспечительный платеж.

Как составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Организация составляет уведомление на фирменном бланке. Инструкция, как написать отказ от подписания договора поставки:

  1. Указать почтовый адрес получателя (контрагента) и отправителя (организации).
  2. Проставить номер исходящего письма.
  3. Озаглавить документ: уведомление.
  4. Прописать причины, по которым компания отказывается подписывать соглашение. Привести мотивированное обоснование.
  5. Подписать письмо у руководителя, указав его должность и Ф.И.О. Поставить печать, если ее используют в учреждении.

В Гражданском кодексе не предусмотрена ответственность за отказ от заключения договора (ст. 450.1 ГК РФ). За уклонение исполнителя от подписания государственного или муниципального контракта ФАС включает его в реестр недобросовестных поставщиков. Такой исполнитель теряет возможность участвовать в закупках.

Примеры

Вот пример, как отказать в заключении договора — шаблон уведомления:

(наименование или Ф.И.О. покупателя (поставщика))

тел.: ___________, факс: ________________

эл. почта: ____________________________

№ исх. от «____»_________________20__г.

об отказе от заключения

В ответ на Ваше предложение от «__»___________ 20___ г. № _____ о согласовании некоторых условий договора поставки ______________________________, которые _______________________________ предложила заключить, настоящим

Читайте также:  Аренда земельного участка у муниципалитета

(указать сторону 2)

уведомляем, что предлагаемые изменения условий договора для ___________________________ неприемлемы и, руководствуясь п. 1 ст. 507 ГК РФ

(указать сторону 1)

_______________________ отказывается от заключения данного договора поставки.

Образец письма с отказом от заключения договора

  • Отказ от заключения договора
  • Письмо-отказ от заключения договора
  • Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд
  • Когда правомерен отказ от подписания публичного договора

Отказ от заключения договора

Отказ от заключения договора является правом, отражающим принцип свободы договора (ч. 1 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Отказаться от сотрудничества субъект вправе как на стадии переговоров (ч. 1 ст. 439.1 ГК РФ), так и в ходе договорного процесса (на стадии ответа на оферту и т. п.).

Законодательство содержит ограниченный перечень ситуаций, когда отказаться от заключения договора нельзя:

  • при заключении договора с победителем торгов (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
  • при заключении публичного договора (ст. 426 ГК РФ);
  • если был подписан предварительный договор (ст. 429 ГК РФ);
  • после направления безотзывной оферты, в том числе по правилам для опциона в рамках ст. 429.2 ГК РФ;
  • в некоторых других оговоренных законом ситуациях.

В большинстве случаев субъекту, не желающему заключать договор, достаточно просто промолчать в ответ на оферту.

Однако иногда закон прямо требует выразить свою позицию в виде документа. Например, когда:

  • у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;
  • сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ).

Письмо-отказ от заключения договора

Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет. Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:

  1. Наименование адресата, а именно:
  • для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
  • для физических лиц — Ф. И. О., адрес, контактный телефон при наличии.
  1. Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
  2. Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
  3. Далее по тексту необходимо изложить:
  • первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
  • формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ.

В случаях, когда письменный отказ обязателен, необходимо обратить внимание на его отправку контрагенту по правилам передачи юридически значимых сообщений.

Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд

Пп. 9, 10 ст. 31 закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ предоставляют заказчику в некоторых случаях возможность отказаться от заключения договора с победителем торгов.

Это случаи обнаружения заказчиком:

  • несоответствия участника закупки требованиям, предъявляемым к участникам торгов;
  • предоставления недостоверной информации в отношении соответствия победителя торгов указанным требованиям;
  • наличие обстоятельств, изложенных в п. 10 ст. 31 закона № 44-ФЗ (при закупке лекарственных средств).

Если таких обстоятельств не усматривается, отказ заказчика будет неправомерен.

Последствия произведенного действия регламентированы п. 11 той же статьи, по условиям которой заказчик не позднее 1 дня со дня обнаружения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, размещает в сети интернет соответствующий протокол, который впоследствии в течение 2 дней надлежит отправить другой стороне.

Указанный протокол должен содержать сведения:

  • о времени и месте его оформления;
  • реквизитах исполнителя, от контракта с которым заказчик отказывается;
  • мотивированной причине отказа от заключения контракта.

Отказ же участника закупки повлечет неприятные для него последствия: обеспечительный платеж, внесенный при подаче заявки на торги, ему не вернут. Исключением являются торги в форме конкурса, проводимые в 2 этапа: после первого этапа участники могут отказаться от второго.

Когда правомерен отказ от подписания публичного договора

Сама сущность публичного договора — в необходимости заключить его с каждым обратившимся. Подробнее о заключении договора в обязательном порядке читайте готовое решение КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

В то же время иногда закон разрешает обязанному лицу отказывать в заключении договора по причинам, не позволяющим оказать необходимую потребителю услугу (ч. 3 ст. 426 ГК РФ). Например, вследствие:

  • отсутствия технической возможности организовать железнодорожную перевозку (ст. 11 Устава железнодорожного транспорта РФ от 10.01.2003 № 18-ФЗ);
  • отсутствия технической возможности подключения к водопроводу и отказа муниципальных властей в расширении инвестиционной программы (ст. 18 закона «О водоснабжении и водоотведении» от 07.12.2011 № 416-ФЗ).

Отсутствие технической возможности — далеко не отговорка, т. к. профильное законодательство оперирует четкими критериями, что именно считается таковым.

Кроме того, разрешение на отказ дают особые исключительные нормы, сами по себе не регулирующие гражданские правоотношения, в которых обращается внимание на злоупотребления со стороны клиента. Например:

  • при наличии у банка подозрения, что потенциальный вкладчик открывает вклад для легализации преступных доходов (ч. 5.2 ст. 7 закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ);
  • нахождении посетителя заведения общественного питания в нетрезвом виде (внутренние правила организации общепита, пример применения которых можно увидеть в апелляционном определении Курганского областного суда от 14.08.2014 по делу № 33-2418/2014).
Читайте также:  Договоров с материально ответственными лицами

Скачать образец уведомления об отказе в заключении публичного договора можно, пройдя по ссылке: Уведомление об отказе в заключении договора.

Письмо с отказом от заключения договора направляется контрагенту в случае недостижения соглашения по условиям контракта. Обязанность направить такое письмо прямо предусмотрена законом, но не всегда, а для отдельных видов договоров. Особую важность приобретает формулировка отказа в случае, когда заключение договора для субъекта обязательно.

Образец письма об отказе в заключении договора

Отказ от подписания договора

Отказ от подписания договора является правом субъекта гражданских правоотношений — на это указывают положения ч. 1 ст. 421 ГК РФ, устанавливающей принцип свободы заключения договора. Причем отвечать на предложение о заключении договора вовсе не обязательно, то есть потенциальная сторона соглашения может попросту промолчать (например, в случае отказа от приема условий договора публичной оферты).

Однако из этого правила возможны исключения, если:

  • у лица, обязанного заключить публичный договор с любым лицом, появились основания для отказа потребителю в присоединении его к такому договору (ч. 3 ст. 426 ГК РФ);
  • в ходе подготовки к заключению договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 12 ст. 95 федерального закона «О контрактной…» от 05.04.2013 № 44) одна из сторон отказывается от подписания документов.

Содержание письма с отказом от заключения договора

Чтобы ответить стороне, выступившей с инициативой о заключении соглашения, необходимо направить в ее адрес письмо с отказом от полученного предложения. В нем стоит изложить причины, по которым договор не может быть заключен.

Порядок и правила составления такого документа законодательство не регламентирует, поэтому при подготовке письма стоит руководствоваться только нормами деловой этики и сложившимися на предприятии правилами внутреннего документооборота.

Тем не менее рекомендуется включить в документ:

  • реквизиты адресата (Ф. И. О., адрес и контактный телефон физического лица или наименование и юридический адрес организации с указанием Ф. И. О. ее представителя);
  • исходящий номер документа, присвоенный ему в результате регистрации в книге исходящей корреспонденции;
  • наименование документа;
  • условия предложения, поступившего от адресата;
  • основания отказа от заключения соглашения;
  • ссылку на нормы законодательства, подтверждающие правомерность такого отказа (при отказе от заключения государственного/муниципального контракта);
  • Ф. И. О. лица, составившего документ, и его подпись.

Письмо — отказ от подписания договора (образец)

Письмо-отказ может иметь различное содержание, в зависимости от того, кто является его адресатом и какова причина отклонения предложения потенциального контрагента. Чтобы составить отказ от предложения о заключении соглашения, не относящегося к категории государственного/муниципального контракта, можно воспользоваться приведенным ниже образцом:

123456, Нижний Новгород,

ул. Сортировочная, д. 14, оф. 11а

от ООО «Октябрьская ПФК»

Саранск, ул. М. Расковой, д. 21, оф. 7

Уважаемый Егор Антонович!

По результатам рассмотрения предложения о заключении договора на поставку оргтехники, направленного в наш адрес 26.02.2018, вынуждены сообщить вам о своем отказе. Цены, заявленные в приложенном к предложению прайс-листе, на наш взгляд, завышены по отношению к существующим среднерыночным значениям.

С уважением, начальник отдела закупок ООО «Октябрьская ПФК»: (подпись) /Кичимов А. С./

Правовые основы заключения агентского договора

Согласно положениям п. 1 ст. 1005 ГК РФ, агентский договор — это соглашение, на основании которого одна сторона (агент) приобретает полномочия по совершению юридически значимых действий от своего имени в интересах второй стороны (принципала) или от имени второй стороны и за ее счет. Такой договор является возмездным, т. к. сторона, исполняющая обязанности агента, получает за свои действия определенное вознаграждение.

Агентский договор может быть заключен на основании публичной оферты. В соответствии с ч. 2 чт. 437 ГК РФ, под ней понимается реклама/иное предложение, адресованное неопределенному кругу лиц. Чтобы отозваться на оферту (иными словами, акцептовать ее), агент должен направить в адрес разместившего ее субъекта установленный пакет документов (его состав может меняться в зависимости от вида публичного предложения и деятельности, осуществляемой принципалом).

Помимо условий Агентского договора, оферта устанавливает требования к лицам, изъявившим желание акцептовать предложение. В том случае, если потенциальный агент, направивший в адрес принципала пакет установленных документов, не соответствует заявленным требованиям, в заключении агентского договора ему будет отказано. В этом случае договор будет считаться незаключенным, а в адрес заявителя будет направлено соответствующее уведомление.

Уведомление об отказе заключить агентский договор (образец)

Уведомление об отказе в заключении агентского договора может иметь следующий вид:

ул. Кирова, д. 23, оф. 7

Якутск, ул. Попова, д. 54, оф. 1

Уважаемый Алексей Петрович!

Настоящим уведомляем, что в заключении агентского договора отказано по причине несоответствия ООО «Гекса-Д» требованиям п. 5.1 Публичной оферты.

С уважением, генеральный директор ООО «Газ-ойл»: (подпись) /Ерофеев А. К./

Итак, письмо с отказом от заключения договора может быть составлено в произвольной форме. При этом уведомлять об отказе сторону, предложившую сотрудничество, обязательно далеко не всегда. Если продавец предоставляет возможность заключения договора публичной оферты, потенциальному потребителю достаточно ее просто проигнорировать. От конкретного предложения, направленного в адрес физического лица/предприятия, официально отказываться также не обязательно, однако ответ стоит все-таки отправить, т. к. этого требуют нормы деловой этики. Если же потенциальная сторона договора отказывается от заключения государственного/муниципального контракта, составление отказа является обязательным этапом процедуры прекращения сотрудничества.

Еще больше материалов по теме в рубрике: “Договор”.