Как рассчитать среднесписочную численность работников

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Списочная и среднесписочная численность

Показатель ССЧ тесно связан с показателем списочной численности. Чтобы понять, как считать среднесписочную, разберемся, кто входит в списочную.

В списочной численности (или списочном составе) учитывают всех, с кем заключены трудовые договоры по основному месту работы.

Для определения списочной численности служит такой важный документ как табель рабочего времени. Чтобы иметь корректные данные, табель нужно вести каждый день, отмечая в нем тех, кто пришел на работу и тех, кто по каким-то причинам не явился.

Кроме того, по каждому появившемуся на работе следует отмечать в табеле количество отработанного им времени (часов).

По отметкам о списочном составе в табеле затем можно определить среднесписочную численность за промежуток времени.

Расчет среднесписочной численности по методике Росстата

Базовая методика расчета ССЧ установлена Росстатом – Указания утверждены приказом от 27.11.2019 № 711.

Отметим, что ранее бухгалтеру могли встретиться и другие правила расчета ССЧ. Связано это было с тем, что внебюджетные фонды (ПФР и ФСС) предлагали свои инструкции по расчету показателя, указываемого в отчетах для них.

Так, например, в Законе «О страховых взносах» № 212-ФЗ (утратил силу) фигурировала фраза «среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения». Таким образом, в расчет ССЧ для фондов попадали все физлица, получающие вознаграждение от страхователя. Включая тех, кого не надо учитывать по методике Росстата (например, внешние совместители и работающие по договорам ГПХ).

К 2020 году законы и иные нормативные акты с такими формулировками утратили силу. Все законы и инструкции по расчету ССЧ для разных ведомств теперь ссылаются на Указания уполномоченного органа статистики. То есть – Росстата.

Рассмотрим правила расчета среднесписочной численности по актуальным Указаниям Росстата.

Расчет ССЧ за полный месяц

Формула для расчета среднесписочной численности за месяц, приведенная в Указаниях Росстата, такая:

Численность сотрудников в выходной или праздник признают той же, что была в рабочий день накануне.

2 категории сотрудников учитывают в списочном составе, но не включают в ССЧ. Это:

  • сотрудницы в декретных отпусках и отпусках по уходу за детьми;
  • сотрудники, взявшие дополнительный неоплачиваемый отпуск для поступления в учебные заведения.

На 31 декабря списочный состав был 20 человек. Новогодние праздники продлились с 1 по 10 января. С 11-го вышли на работу 3 новых сотрудника. С 20 января одна сотрудница ушла в декрет. Какова среднесписочная численность за январь?

  • с 1 по 10 января ( 10 дней) – списочный состав 20 человек;
  • с 11 по 19 января (9 дней) – 23 человека;
  • с 20 по 31 января (11 дней) – 22 человека (списочный 23 человека, но для расчета ССЧ исключаем сотрудницу в отпуске по беременности и родам).

ССЧ за январь = (10 (дней) × 20 (чел) + 9 × 23 + 11 × 22)/31 = (200 + 207 + 242)/31 = 20,93 = 21 (округляем до целых единиц).

Расчет ССЧ за неполный месяц

Такой расчет нужен гораздо реже. Например, если организация только что зарегистрирована или закрылась.

Вычисление среднесписочной численности за неполный месяц имеет свои особенности.

ООО зарегистрировано 10 февраля 2020 года с количеством работников 10 человек. До конца февраля никаких изменений в списочном составе не произошло. Рассчитаем ССЧ за февраль 2020:

ССЧ = (20 дней (с 10 по 29 февраля) × 10)/29 = 6,89 = 7 (с округлением).

Показатель ССЧ за отчетный период

На практике чаще необходимо определять и указывать в отчетах показатель среднесписочной численности за период длиннее месяца – квартал, полугодие, 9 месяцев, год.

Базой для расчетов все равно будет ССЧ за каждый месяц, входящий в период. Далее определяют среднее значение по математическим правилам:

В ООО среднесписочная численность составляла:

  • январь-март – 30;
  • апрель-май – 32;
  • июнь – 33.

ООО нужно рассчитать ССЧ за первое полугодие.

ССЧ за полугодие = (3 (месяца) × 30 (ССЧ) + 2 × 32 + 1 × 33) / 6 (месяцев в периоде) = 31,17 = 31.

Как посчитать ССЧ за неполный период

Показатель за период, в котором отработаны не все входящие в него месяцы, вычисляют по аналогии с неполным месяцем. Нужно точно так же сложить ССЧ за каждый месяц, в котором были работники, и разделить на полное число месяцев, входящих в период.

Сельхозпредприятие работает 6 месяцев в году, на которые нанимает работников.

ССЧ по рабочим месяцам составила:

  • с апреля по июнь – 50 человек;
  • в июле и августе – 60 человек;
  • в сентябре – 40 человек.

Нужно рассчитать ССЧ за год.

ССЧ за неполный год = (3 × 50 + 2 × 60 + 40) / 12 = 25,83 = 26.

Включение в ССЧ сотрудников с неполным рабочим временем

Приведенные выше формулы рассчитаны на случаи, когда все сотрудники работают полное рабочее время (день или неделю). Если же на предприятии есть и те, кто занят неполное время, то при включении их в ССЧ имеют место нюансы.

Работающих в режиме неполного рабочего времени нужно учитывать пропорционально фактической отработке. Для этого по сотрудникам с неполной занятостью надо провести дополнительные расчеты:

В компании один работник занят 4 часа в день, второй – 3 часа.

За июнь (21 рабочий день) они отработали вдвоём:

  • (4 часа × 21 день) + (3 часа × 21 день)) = 147 часов.

Количество человеко-дней при 40-часовой неделе по ним в июне:

  • 147/ 8 = 18,37 человеко-дней.

ССЧ по работникам с неполным днем = 18,37 / 21 = 0,875 = 1 (округляем).

Расчет ССЧ, если есть сотрудники с полным и неполным временем

Отдельно следует остановиться на том, как рассчитывать среднесписочный состав за период, если в организации работают сотрудники с разным рабочим временем – полным и неполным.

В таком случае для определения ССЧ за период нужно отдельно вычислять ежемесячные показатели ССЧ по сотрудникам на полном рабочем времени и на неполном. Затем все полученные значения за период сложить и разделить на число месяцев в периоде.

Читайте также:  Как чувствуют себя мужчины после развода?

Пусть в компании из предыдущего примера помимо сотрудников с неполным временем работают еще 19 человек с полным. За год картина с персоналом не менялась: 12 месяцев ССЧ работников с полным временем – 19, с неполным – 1.

ССЧ за год по всем = (19 × 12 + 1 × 12) / 12 = 20.

Подводим итоги

Для расчета среднесписочной численности следует применять действующие указания органа государственной статистики.

При расчете показателя надо учитывать продолжительность рабочего дня (недели) каждого из сотрудников, а так же то, работала ли сама компания в отчетном периоде все время или период для расчета ССЧ был не полным.

Как будет оплачиваться нерабочая неделя с 30.03.2020 по Указу Президента РФ

Как рассчитать суточные при командировке за границу

Как правильно рассчитать суточные при командировке

Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности

ЦБ: при перечислении денег не всегда нужно указывать новый код вида дохода

Командировка за границу: какие есть бухгалтерские нюансы

Как рассчитать среднесписочную численность работников за 2019 год

Как безошибочно рассчитать среднесписочную численность работников — в нашем видеоролике:

Среднесписочная численность работников: общий порядок и формула расчета

При расчете среднесписочной численности следует руководствоваться порядком, который Росстат предписывает применять для заполнения статистической формы П-4. Этот порядок утвержден приказами Росстата:

  • от 26.10.2015 № 498 — для использования в 2017 году;
  • от 22.11.2017 № 772 — начиная с 2018 года.

Нюансы см. здесь.

Общую формулу расчета среднесписочной численности работников за год можно представить следующим образом (п. 79.7 указаний Росстата №772):

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + . + СрЧ 12) / 12,

СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, . декабрь).

В свою очередь, для расчета среднесписочной численности работников за месяц нужно просуммировать списочную численность за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, и разделить эту сумму на число календарных дней этого месяца.

О том, кто и в какие сроки представляет сведения осреднесписочной численности, читайте в материале «Подаем сведения о среднесписочной численности работников»

Среднесписочная численность вновь созданной организации: важная особенность

Вновь созданные организации при расчете суммируют среднесписочную численность за все отработанные в соответствующем году месяцы и делят полученную сумму на 12, а не на количество месяцев работы , как можно было бы предположить (п. 79.10 указаний Росстата № 772).

Например, организация создана в сентябре. Среднесписочная численность работников в сентябре составляла 60 чел., в октябре — 64 чел., в ноябре — 62 чел., в декабре — 59 чел. Среднесписочная численность работников за год составит 20 человек:

(60 + 64 + 62 + 59) / 12.

О процедуре подачи сведений о среднесписочной численности в налоговую читайте в статье «Подаем сведения о среднесписочной численности работников».

Списочная численность работников: что это и как ее посчитать

Списочная численность — это численность персонала организации на определенный календарный день месяца. В нее включаются все работники, с которыми заключены трудовые договоры, включая временных и сезонных. Причем не только те, кто фактически отработал этот день, но и те, кто отсутствовал на работе, например, был в командировке, на больничном, в отпуске (в т. ч. за свой счет) и даже прогулял работу (полный перечень см. в п. 77 указаний Росстата № 772).

Категории работников, не учитываемых в списочной численности, приведены в п. 78 указаний Росстата № 772. В частности, это:

  • внешние совместители;
  • работающие по договорам ГПХ;
  • собственники, не получающие в организации зарплату и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работницы, находящиеся в декрете или «детских» отпусках, в общем случае включаются в списочную численность, но не учитываются в среднесписочной. Но если они трудятся неполный день или на дому с сохранением пособия, с 2018 года, в ССЧ их учитывают (п. 79.1 указаний Росстата № 772).

Как посчитать ежедневную численность узнайте здесь.

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 772):

  1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:
  • при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
  • при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
  • при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).
  1. Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

  • четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 : 8 часов);
  • трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 человека (3,2: 8 часов).
Читайте также:  Льготы репрессированным немцам в россии

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».

Итоги

Расчет среднесписочной численности работников осуществляется всеми работодателями и ежегодно сдается в ИФНС. В 2019 году при подсчете среднесписочной численности сотрудников нужно руководствоваться правилами, утвержденными приказом Росстата № 772.

Считаем численность работников: среднюю, списочную

Порядок расчета численности работников определен законодательно и установлен в Постановлении Росстата от 20.11.2006 N 69 (далее – Постановление).

Списочная численность

Полный перечень работников, которые учитываются в списочном составе, содержит п. 88 Постановления. Представим его ниже, а пока предложим запомнить несколько правил расчета списочной численности:

1. В списочную численность включаются все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Проще говоря, те, с которыми заключен трудовой договор (как срочный, так и бессрочный) и которые выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более.

2. При расчете показателя учитываются собственники организаций, работавшие и получавшие заработную плату в своей фирме.

3. В списочной численности работников за каждый календарный месяц учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на рабочем месте по каким-либо причинам (например, заболевшие или совершившие прогул).

4. Списочная численность за каждый день должна совпадать с данными табеля учета рабочего времени работников.

Фрагмент документа. Пункт 88 Постановления Росстата от 20.11.2006 N 69.

Работники, которые не включаются в списочный состав, перечислены в п. 89 Постановления. Их не так много, поэтому советуем всех запомнить:

  • внешние совместители;
  • выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
  • работающие по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
  • переведенные на работу в другую организацию без сохранения заработной платы, а также направленные на работу за границу;
  • направленные на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
  • подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Такие работники исключаются из списочной численности с первого дня невыхода на работу;
  • собственники организации, не получающие заработную плату;
  • адвокаты;
  • военнослужащие.

Справка. Следующие категории работников учитываются в списочной численности: единицы за каждый календарный день:

  • надомники,
  • внутренние совместители,
  • работники, оформленные в одной организации на две, полторы или менее одной ставки,
  • лица, принятые на работу на неполный рабочий день, неполную рабочую неделю или на половину ставки.

Среднесписочная численность

Само название показателя говорит нам о том, что среднесписочная численность – это средняя списочная численность работников за какой-то период времени. Как правило, за месяц, квартал и год. Квартальный и годовой расчет будет опираться на месячный. Далее мы на примерах покажем все расчеты. Но прежде обращаем ваше внимание на важный момент. В среднесписочную численность включают не всех работников из списочного состава (п. 89 Постановления). В нее не войдут:

  • женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам;
  • лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родительного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
  • работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы;
  • работники, поступающие в образовательные учреждения и находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.

Справка. Рассчитать списочную и среднесписочную численности помогут следующие документы:

  • Приказ о приеме на работу (форма N Т-1),
  • Приказ о переводе работников на другую работу (форма N Т-5),
  • Приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6),
  • Приказ о расторжении трудового договора (форма N Т-8),
  • Приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9),
  • Личная карточка работника (форма N Т-2),
  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),
  • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13),
  • Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).

Перейдем к расчетам

Среднесписочная численность работников за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на количество календарных дней в месяце.

Имейте в виду: в расчете учитываются праздничные (нерабочие) и выходные дни. Численность работников за эти дни равна списочной численности за предыдущий рабочий день. Причем если выходные или праздничные дни составляют несколько дней, то списочная численность работников за каждый этот день будет одинаковой и равной численности списочного состава за рабочий день, предшествующий выходным или праздникам. Такое условие содержится в п. 87 Постановления.

Пример 1. В ООО “Кадры плюс” по трудовым договорам работают 25 человек. Установленный график работы – 40-часовая пятидневная рабочая неделя. Списочная численность на 30 ноября – 25 человек.

С 3 по 16 декабря включительно работник Иванов ушел в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск.

5 декабря бухгалтер Петрова ушла в отпуск по беременности и родам. Для замещения этой должности с 10 декабря на основании срочного трудового договора был принят работник Сидоров.

С 10 по 14 декабря включительно в компанию для прохождения производственной практики был направлен студент Кузнецов. Трудовой договор с ним не заключали.

18, 19 и 20 декабря на работу по трудовому договору были приняты 3 человека (Алексеева, Бортякова и Викулов) с испытательным сроком два месяца.

24 декабря водитель Горбачев подал заявление об уходе и со следующего дня не вышел на работу.

Необходимо рассчитать среднесписочную численность работников за декабрь.

Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Поэтому в эти дни списочная численность работников будет равна списочному составу за предыдущие рабочие дни. То есть этот показатель на 1 и 2 декабря будет равен списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря – за 7 декабря и так далее.

Читайте также:  Выплаты многодетным семьям в москве

Из перечисленных выше работников в списочный состав за декабрь войдут:

  • Иванов – с 1 по 31 декабря,
  • Петрова – с 1 по 31 декабря,
  • Сидоров – с 10 по 31 декабря,
  • Алексеева – с 18 по 31 декабря,
  • Бортякова – с 19 по 31 декабря,
  • Викулов – с 20 по 31 декабря,
  • Горбачев – с 1 по 24 декабря.

В среднесписочной численности не учитывается бухгалтер Петрова (с 5 декабря). А студент Кузнецов вообще не включается в списочную численность, так как он не занимает никакой должности в фирме.

Для наглядности составим таблицу, в которой определен списочный состав работников за декабрь 2007 г.:

Списочная численность работников ООО “Кадры плюс” в декабре 2007 года

Списочная
численность,
чел.

Из них не включаются
в среднесписочную
численность, чел.

Включаются
в среднесписочную
численность, чел.
(гр. 2 – гр. 3)

Как правильно рассчитать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность работников – важный показатель, от него зависит, в каком виде нужно отчитываться перед ИФНС и фондами. Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ЗАО «АКФ “МИАН”», на примерах покажет, как правильно рассчитать среднесписочную численность работников.

Не позднее 20 января текущего года в ИФНС по месту нахождения организации нужно подать сведения о среднесписочной численности за прошедший год. Делать это надо ежегодно (п. 3 ст. 80 НК РФ, письма Минфина от 17 июля 2012 г. № 03-02-07/1-178, от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1-38). Если компания подаст сведения с опозданием, то контролеры могут наложить одновременно два штрафа – на организацию и директора. Также этот показатель понадобится, чтобы знать, должна ли организация сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, понадобится среднесписочная численность работников.

Поле «Среднесписочная численность» нужно заполнить в расчете по форме РСВ-1 ПФР, и строку «Численность работников» – в расчете по форме 4 – ФСС. Чтобы рассчитать сумму налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, также понадобится этот показатель.

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период. Расскажу о порядке действий при расчете.

Определяем показатель за день

Сначала необходимо определить списочную численность полностью занятых работников на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни этот показатель равняется числу всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчет берутся и работники, которые находятся на больничном, в командировках или отпусках. А вот внешних совместителей, работников, находящихся в отпусках по беременности и родам или по уходу за ребенком, в неоплачиваемых учебных отпусках или сотрудников, которые трудятся неполное рабочее время, включать в расчет не нужно.

200 рублей – такой размер штрафа может грозить компании, если она с опозданием подаст сведения о среднесписочной численности.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна показателю на предшествовавший этой дате рабочий день. Например, работника, уволенного в пятницу, необходимо включать в расчет за ближайшие субботу и воскресенье. Сотрудники, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.

Численность за месяц

Далее среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц рассчитывается следующим образом: показатель за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, то есть с 1 по 30 или 31 число (для февраля – по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Частичная занятость

После этого рассчитываем количество часов, отработанных не полностью занятыми сотрудниками за месяц. Рабочие дни, приходящиеся на период болезни или отпуска сотрудников, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.

После этого можно рассчитать среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле:

количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц / обычная продолжительность рабочего дня в организации (в часах) × число рабочих дней по календарю в отчетном месяце

Общая численность

После этого рассчитывается среднесписочная численность всех работников за каждый месяц по формуле:

среднесписочная численность полностью занятых работников за каждый месяц + среднесписочная численность не полностью занятых работников за каждый месяц

При этом полученный результат следует округлить до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

Определяем показатель за период

Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, можно рассчитать их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 – 11 месяцев) по формуле (п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428):

среднесписочная численность работников за первый месяц периода + среднесписочная численность работников за второй месяц периода + среднесписочная численность работников за последний месяц периода / количество месяцев в периоде

Полученный результат также округляется до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более – округляется до целой единицы.

Приведу пример среднесписочной численности работников организации за 2016 год.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование